Technicien(ne) en administration- Direction générale adjointe

Santé Québec Montérégie-Centre; Longueuil; Hybrid; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Santé Québec Montérégie-Centre recherche un technicien(ne) en administration pour assister le PDGA et la DGA dans les tâches administratives, la collecte et l’analyse de données, et la coordination organisationnelle.

Le poste est présenté en mode hybride avec présence au bureau requise; expédies et responsabilités variées dans la gestion des ressources et la documentation interne.

Qualifications

• Gestion organisationnelle et planification des travaux administratifs.
• Analyse et synthèse de données pour supports décisionnels.
• Rédaction et révision de documents administratifs et procès-verbaux.

Responsibilities

• Assister la Présidente-directrice générale adjointe et la Directrice générale adjointe dans les fonctions administratives.
• Assurer l'organisation du secrétariat et la distribution des tâches.
• Préparer convocations, ordres du jour et dossiers administratifs.
• Effectuer la collecte et l’analyse de données pour les mandats confiés.
• Conduire des activités de bureautique et de secrétariat complexes.

Skills

Planification

Organisation

Analyse de données

Rédaction de documents

Secrétariat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

PowerBI

OneNote

Job description

Santé Québec Montérégie-Centre a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.Santé Québec Montérégie-Centre, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 13 200 employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille, plusieurs CHSLD, CLSC et maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.Santé Québec Montérégie-Centre chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.
Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

• CET AFFICHAGE EST UNIQUEMENT POUR LES EMPLOYÉS DE SANTÉ QUÉBEC.**

Santé Québec Montérégie-Centre est à la recherche de candidat(e)s afin de pourvoir un poste de technicien(ne) en administration au sein de la Direction générale adjointe et de la Présidence-direction générale adjointe.

Horaire: Lundi au Vendredi de jour

Présentiel requis pour ce poste, possibilité de télétravail en mode hybride

Libellé Du Titre D’emploi

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution des travaux complexes à caractères administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire De La Fonction

• Personne qui assiste prioritairement la Présidente-directrice générale adjointe (PDGA) et la Directrice générale ajointe (DGA) dans leurs fonctions administratives .
• Elle effectue la recherche d'informations relatives aux responsabilités de la Présidence-direction générale ajointe et la Direction générale adjointe.
• Elle assure les suivis auprès des gestionnaires du CISSS pour toute question relavant de sa compétence.
• Elle est responsable de l'organisation du secrétariat de la Présidence-direction générale adjointe, Direction générale adjointe et de la distribution des tâches qui s'y rattachent.
• Elle collabore à la gestion du personnel administratif, participe à la sélection du nouveau personnel, à leur orientation et à l'appréciation de leur contribution.
• De plus, elle exécute des travaux complexes à caractère administratif en procédant à la collecte et à l'analyse de données reliées aux différents mandats confiés.

Composantes Et Descriptions Des Fonctions

Assistance administrative et activités spécifiques:

• Collaborer à la planification, à l'organisation et à la coordination d'activités techniques et de support pour les comités dont ses supérieures font partie, telles que la détermination des priorités, l'élaboration d'échéanciers, la répartition des tâches, la collecte, l'analyse et la synthèse de données.
• Recueillir, résumer et adapter des données à caractère administratif.
• Assurer le suivi des relevés de paie et des rapports de déplacement du personnel.
• Collaborer à la planification et à l'organisation de comités et de réunions: préparer les convocations, les ordres du jours, les dossiers administratifs, effectuer les réservations et vérifier les besoins logistique.
• Participer à des réunions et rédiger les procès-verbaux ainsi que les comptes rendus.
• Identifier les problèmes qui nuisent à la bonne marche de l'administration, en informe ses supérieures et émet des recommandations.
• Participer au développement et à l'implantation de nouvelles procédures administratives.
• Rédiger, transcrire, adapter, concevoir, mettre en page et réviser divers documents, tableaux, rapports à partir de notes, à l'aide des logiciels appropriés (Word, Excel, PowerPoint, PowerBI, OneNote, etc) et s'assurer de la qualité de ceux-ci.
• Organiser le travail en fonction des priorités et des échéanciers de réalisation.
• Effectuer l'ensemble des activités de secrétariat (projet de résolution, révision des règlements, etc).
• Assurer le suivi des demandes de renseignements, des sondages internes et externes et voit à procurer à ses supérieures tous les éléments pertinents pour y répondre, et assurer les suivis auprès des personnes concernés.
• Exécuter des travaux de bureautique et de secrétariat de nature complexe comportant de la cueillette de données, des statistiques et la création de tableau de bord.
• Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande de ses gestionnaires.

Gestion De La Circulation Et Conservation Des Documents Administratifs

• Élaborer des procédures pour normaliser-rationaliser-automatiser des tâches telles la production, la circulation et l'archivage de documents.
• Assurer le traitement de la correspondance (papier et électronique) de la PDGA, DGA et le sien en faisant la recherche, la cueillette et l'agencement des renseignements nécessaires.
• Assurer la suivi des dossiers, identifier les besoins et apporte des solutions.
• Établir les procédures de diffusion des dossiers et documents aux fins de présentation à différentes instances.
• Recueillir, de sources internes et externes, des informations pouvant répondre à des besoins, spécifiques dans les délais requis.
• Appliquer les règles d'archivage et de conservation des documents.
• Connaître et utiliser adéquatement les formulaires reliés aux activités des gestionnaires.

Accueil Et Relations Publiques

• Afficher une attitude professionnelle, une apparence soignée et un langage approprié en tout temps.
• Respecter la confidentialité des dossiers et faire preuve de discrétion.
• Fixer et confirmer les rendez-vous ainsi que tenir l'agenda à jour de ses gestionnaires.
• Répondre au téléphone, filtrer les appels et fournir les renseignements qui relèvent de sa compétence ou les acheminer à la personne en mesure de répondre.