Technicien(-ne) en administration – Gestion de la correspondance

Santé Québec; Quebec; Hybrid; CAD 51,000 - 67,000; Full time

Job summary

Santé Québec recrute un Technicien en administration – Gestion de la correspondance pour soutenir la direction et les bureaux opérationnels. Le poste implique la coordination et l’amélioration des processus de gestion documentaire, tout en assurant la qualité et la traçabilité des communications officielles destinées à la haute direction.

Le rôle requiert une DEC en administration générale ou équivalent et une excellente maîtrise du Français.

Qualifications

• Doit détenir un DEC en administration générale ou équivalent (ou DEC + certificat universitaire pertinent).
• Citoyenneté canadienne ou statut de résident/permanent requis.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint et Excel).
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit.
• Bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux.
• Rigueur, organisation et gestion efficace des priorités.

Responsibilities

• Analyser les courriels et correspondances destinés à la haute direction et assurer les suivis (enregistrement, redirection, classement).
• Évaluer sensibilité et enjeux et informer rapidement les instances concernées.
• Effectuer recherches documentaires pour retracer l’antécédents des dossiers et assurer la continuité des traitements.

Skills

Maîtrise MS Office

Français excellent

Education

DEC en administration générale

Job description

Avis de recrutement pour le poste de Technicien(-ne) en administration – Gestion de la correspondance

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

2101 - Technicien ou technicienne en administration

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Attributions

Sous l’autorité de la direction de bureau de la vice-présidence Opérations et Pratiques en santé et services sociaux au sein de la VP OPSSS, la personne titulaire du poste contribue à l’efficacité du système de gestion de la correspondance de Santé Québec. Elle joue un rôle clé dans la coordination, la mise en œuvre et l’amélioration continue des processus de gestion documentaire, en collaboration étroite avec le bureau de la présidence et cheffe de la direction (PCD) ainsi que les bureaux des vice-présidences. Elle veille à la qualité, à la conformité et à la fluidité du traitement des correspondances officielles destinées à la haute direction, tout en favorisant l’harmonisation des pratiques et l’optimisation des outils documentaires.

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :

Gestion De La Correspondance Officielle

• Analyser les courriels et les correspondances destinés à la haute direction afin d’en déterminer le traitement approprié, d’évaluer les enjeux, la sensibilité et les priorités, puis d’assurer les suivis requis (enregistrement, redirection, suivi ou classement) ;
• Évalue la sensibilité, l’urgence et les enjeux potentiels des correspondances, et en informe rapidement les instances concernées ;
• Effectuer les recherches documentaires nécessaires afin de retracer les antécédents des dossiers et d’assurer la continuité du traitement des correspondances.

Gestion Documentaire Et Conformité

• Assurer la conformité, la qualité et la cohérence des documents officiels, notamment ceux destinés aux instances gouvernementales, tel que l’étude des crédits, en veillant au respect des normes, des procédures et des échéanciers ;
• Développer, harmoniser et optimiser les processus et les outils de gestion documentaire afin d'assurer l'accessibilité, la traçabilité et l'intégrité de l'information.

Soutien Aux Équipes Et Amélioration Continue

• Conseiller et accompagner les équipes des vice-présidences en matière de gestion documentaire, de standards, de gabarits et de bonnes pratiques ;
• Contribuer à l'amélioration continue des processus de gestion de la correspondance en proposant des solutions d'optimisation, en soutenant le déploiement des nouvelles pratiques et, au besoin, en participant à la formation des utilisateurs ;
• Participer activement à l’amélioration continue des processus, en identifiant les opportunités d’optimisation et en proposant des solutions innovantes.
• Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions de travail

• Taux horaire : 27,78$ à 37,08$ selon l’expérience.
• Statut de l’emploi : Temps complet (35h)
• Port d’attache : Montréal ou Québec
• Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.
• Entrée en fonction : Dès que possible.
• Accréditation syndicale : Syndicable non syndiqué

Conditions d’admission

• Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.

Critères de sélection

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint et Excel) ;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi que de solides habiletés en rédaction et en mise en forme de documents ;
• Bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ;
• Rigueur, souci de la qualité et sens de l’organisation permettant de gérer efficacement les priorités dans un contexte de travail soutenu ;
• Excellentes habiletés de collaboration, de communication et de travail avec de multiples parties prenantes ;
• Esprit d’initiative, créativité et capacité à proposer des améliorations aux méthodes de travail ;
• Discrétion, jugement, tact et respect de la confidentialité.

Renseignements complémentaires

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante : [e-mail]

Santé Québec encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

Avis aux personnes candidates

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s’engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l’égard de celle-ci.

Liens utiles

Pour plus d’information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec https://sante.quebec/