Technicien(-ne) en administration au Registre national

CHU Sainte-Justine; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Le CHU Sainte-Justine recherche un technicien(ne) en administration pour soutenir la gestion du Registre national. Vos responsabilités incluront la coordination des communications, le soutien administratif et la collecte de données. Ce poste nécessite un DEC en administration ainsi qu'une expérience pertinente dans le secteur de la santé.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales en administration ou domaine connexe.
• Expérience dans le secteur de la santé appréciée.
• Bonnes compétences rédactionnelles et orthographiques.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif au Registre national.
• Gérer l'agenda et organiser des réunions.
• Collecter et analyser des données statistiques.

Skills

Gestion de dossiers

Rédaction de documents

Communication orale

Utilisation de la suite Office

Education

DEC en administration générale

DEC en techniques de comptabilité

DEC en techniques de bureautique

AEC pertinente

Job description

Appel de candidatures: Technicien(-ne) en administration auRegistre national

Santé Québec est une entiténeutre, imputable et opérationnelle, orientée vers la performance des activitésdu RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission, notammentd’offrir, par l’entremise des établissements publics, des services de santé etdes services sociaux dans les différentes régions sociosanitaires du Québecsous sa juridiction.

Sa mission est de:

• Coordonner et soutenir, dans ces régions, l’offrede tels services par les établissements privés ainsi que celle de services dudomaine de la santé et des services sociaux par certains autres prestatairesprivés;
• Appliquer la règlementation prévue par la loi decertaines activités liées au domaine de la santé et des services sociaux;
• Mettre en œuvre les orientations, les cibles et lesstandards déterminés par le ministre en regard à l’organisation et de laprestation de services de santé et de services sociaux.

Libellé de la nomenclature

Personne qui accomplit destravaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matériellesou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées àl'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travauxcomplexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse dedonnées.

Elle peut également êtreresponsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relationsinternes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités dupersonnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

Sous la responsabilité du conseiller cadre desaffaires cliniques, et en collaboration avec le ou la professionnel(le) duRegistre national, la personne titulaire du poste assure le maintien du contenudes plateformes d’échange de documents, la diffusion de l’information s’yrattachant, ainsi que la coordination des communications entre les diversacteurs du domaine préhospitalier. Elle participe également à l’organisationadministrative de la direction et à l’exécution de tâches cléricales, en appuiaux professionnels et à la direction.

De manière plus spécifique, les principaux champsd’action sont les suivants :

Volet soutien auRegistre national:

• Fournir un soutien cléricalaux processus liés à la gestion du Registre national de la main-d’œuvre destechniciens ambulanciers paramédicaux (TAP) ;
• Effectuer la réception, lavérification de conformité et la gestion des formulaires entrants ;
• Colliger les informationspertinentes et les consigner dans les dossiers des TAP ;
• Assurer la mise à jour descorrespondances et le suivi des communications ;
• Répondre aux appelstéléphoniques et effectuer les rappels nécessaires auprès des TAP ;
• Maintenir un système declassement efficace des documents selon une structure convenue, permettant unaccès facile aux informations en tout temps ;
• Appuyer les travauxd’amélioration continue du Registre, notamment en effectuant des analysespréparatoires à la demande du responsable ;
• Offrir un soutien cléricalaux activités des comités d’examen.

Volet soutienadministratif:

• Gérer l’agenda au besoin,planifier des rencontres avec les partenaires internes et externes ;
• Organiser les déplacementset la logistique des réunions ;
• Rédiger les ordres du jour,assurer les suivis post-rencontres et produire certains comptes rendus ;
• Traiter les demandesinternes et externes adressées au coordonnateur: priorisation, réponses,transmission ou réorientation ;
• Coordonner la rédaction et ladiffusion de l’information destinée aux bureaux desAffaires cliniques préhospitalière (ACLIP);
• Faire le lien entre lesdossiers de la DPSPU (Direction des services préhospitaliers d’urgence) et laDMN (Direction médicale nationale), et en informer le coordonnateur ;
• Assurer un suivi rigoureuxdes dossiers en traitement, mettre à jour les fichiers et archiver lesinformations pertinentes ;
• Vérifier la conformité desdocuments, leur alignement avec les gabarits, et assurer la correctionlinguistique (orthographe, grammaire, syntaxe).

Volet appui à laproduction de statistiques:

• Collecter les donnéespertinentes et les consigner dans les fichiers désignés ;
• Extraire les données pertinentesdes bases disponibles ;
• Produire des tableauxstatistiques à la demande de la direction, afin d’alimenter l’analyse desmembres de l’équipe ACLIP.

*Veuillez considérer que les responsabilitéspourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec.

Exigences liées au poste

Détenir un diplôme d'étudescollégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité etde gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre disciplinecollégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou undiplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire depremier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC)pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinenteau domaine visé ;

• Cet emploi comprendégalement les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales entechniques administratives ;
• Expérience dans le secteurde la santé, dans un registre national ou un environnement réglementé tel queACLIP ;
• Connaitre les fonctionnalités de lasuite office (Teams, Notes, Word, Power Point, Excel) ;
• Maitriser la langue française autant àl’oral qu’à l’écrit ;
• Avoir une bonne compréhension du réseaude la santé et des services sociaux ;
• Détenir d’excellentes habiletés derédaction et de mise en forme de documents ;
• Être motivée et avoir une grandecapacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée.

Touteautre formation ou combinaison d’expérience pertinente pourra être considérée.

Concoursréservé à tout le personnel de Santé Québec.