Superviseur(e) administratif(ive)

McGill University; Montreal (administrative region); On-site; CAD 63,000 - 86,000; Full time

Benefits offered by this job

Santé et dentaire

Régime de retraite à cotisations défin

RÉER et CELI

Vacances compétitives

Jours personnels

Jours flottants

Vendredis d'été

Télétravail partiel

Job summary

McGill University recherche un superviseur administratif pour le Centre de services administratifs Arts-Ferrier, soutenant les activités étudiantes, RH et le fonctionnement du Centre d’enseignement du français (CEF). Le poste supervise le coordinateur des affaires étudiantes et collabore étroitement avec les services connexes.

Exige DEC III et expérience pertinente; travail à Montréal sur le campus. Maîtrise du français et de l’anglais, avec connaissances avancées de Workday et des outils MS

Qualifications

• Bilingue français et anglais et capable de soutenir le CEF.
• Bonne organisation et capacité à mener plusieurs tâches en parallèle.
• Capacité à établir des priorités et respecter les échéances.
• Rédiger et relire des documents avec précision orthographique et grammaticale.
• Adapter facilement son environnement de travail et favoriser la collaboration.

Responsibilities

• Soutenir les activités du CEF et du Centre de services administratifs Arts-Ferrier.
• Gérer les recrutements et nominations dans Workday pour les chargés de cours.
• Superviser le coordinateur des affaires étudiantes et évaluer les performances.
• Concevoir et mettre en œuvre une stratégie de communication pour le personnel et les étudiants.
• Contribuer à la création et à la mise à jour du contenu du site web du Centre de langue française.

Skills

Bilingue FR/EN

Organisation et planification

Gestion multi-tâches

Rédaction et relecture

Compétences informatiques

Education

DEC III 3 Ans Expérience pertinente

Tools

MMP

CMMS

Banner

Microsoft Office

Excel

Workday

PowerPoint

Job description

Sommaire du poste

Sous la supervision du (de la) gestionnaire administratif(ive) du Centre de services administratifs 3 Arts-Ferrier, le(la) superviseur(e) administratif(ive) assure une gestion efficace et performante du Centre de services administratifs Arts-Ferrier au sein de la Faculté des arts, en soutien à l’enseignement, à la recherche et à l’administration, conformément aux buts et objectifs de l’unité, tout en veillant à la cohérence avec la mission et la culture de l’université. Ce poste soutient principalement les activités liées aux affaires étudiantes, aux ressources humaines et au fonctionnement du Centre d’enseignement du français (CEF). Ce poste supervise directement le(la) coordinateur(rice) des affaires étudiantes du Centre de services administratifs Arts-Ferrier, qui travaille également principalement avec le CEF.

Responsabilités principales

• Organiser des activités visant à soutenir le fonctionnement quotidien du Centre d’enseignement du français (CEF) en veillant à ce que les tâches administratives soient menées conformément aux buts et objectifs fixés
• Prendre en charge et résoudre les dossiers complexes d’étudiants transmis par le coordinateur des affaires étudiantes
• Proposer des améliorations des processus afin de prévenir ou de minimiser les problèmes récurrents
• Assurer un service client de haut niveau sur les questions relatives au CEF, notamment en traitant les réclamations et en résolvant les problèmes relevant de son domaine de compétence
• Assurer la liaison avec d’autres services, notamment le GPS, les services d’inscription, le service de la comptabilité étudiante et l’École de formation continue, et entretenir de bonnes relations avec ces collègues et ces services
• Gérer les procédures administratives ; évaluer les procédures existantes ; mettre en œuvre de nouvelles procédures si nécessaire
• Concevoir et mettre en œuvre une stratégie de communication à l’intention du personnel et de la communauté étudiante pour le compte du Centre de langue française
• Créer du contenu pour le site web du Centre de langue française
• Compiler des statistiques et des données sur les activités académiques et administratives en vue de leur intégration dans des rapports
• Assurer la suppléance du coordinateur des affaires étudiantes en cas d'absence
• Gérer les recrutements et les nominations dans Workday pour les chargés de cours des sections de cours du FRPC
• Tenir à jour la liste de priorité chargés de cours (MCLIU) pour le FRPC
• Servir de point de contact pour les questions liées au MCLIU et assurer la liaison avec le syndicat, le service des relations de travail de McGill et le service des ressources humaines de la faculté afin de résoudre les litiges liés à la convention collective
• Recruter des auxiliaires d'enseignement, des assistants de laboratoire et toute autre personne nécessaire au bon déroulement des sections de cours concernées
• Superviser directement le coordinateur des affaires étudiantes. Organiser et vérifier le travail, fixer des objectifs et des échéances. Suivre la performance. Approuver les congés et gérer les absences.
• Assurer l'intérim du responsable administratif en cas d'absence de celui-ci.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes Requises

• Le candidat doit être parfaitement bilingue en français et en anglais, afin d’apporter un soutien essentiel au Centre d’enseignement du français (CEF).
• Sens de l’organisation avéré et capacité à mener plusieurs tâches de front.
• Capacité avérée à établir des priorités et à respecter les échéances hebdomadaires et mensuelles
• Capacité avérée à rédiger de la correspondance et à relire des documents en veillant à l’orthographe, à la grammaire, à la ponctuation et à la mise en page.
• Capacité à s’adapter au changement et à favoriser un environnement de travail collaboratif.
• Grande précision et souci du détail.
• Doit être orienté(e) vers le client et le service.
• Capacité avérée à transmettre et à recevoir des informations de manière claire.
• Capacité avérée à travailler dans un environnement informatisé en utilisant des logiciels de traitement de texte, des bases de données, des tableurs, des logiciels de présentation et des connaissances en maintenance de sites web.
• Connaissance de programmes tels que MMP, CMMS, Banner et ses applications, la suite Microsoft Office, en particulier Excel (niveau : intermédiaire) et PowerPoint, ainsi que Workday.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire Annuel

(MPEX – Classe 03) $63,350.00 - $74,530.00 - $85,710.00

Profil D'emploi

MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Gestionnaire d’unité

Date de fin de l’emploi (le cas échéant)

2028-12-31

Date Limite Pour Postuler

2026-10-21

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].