Spécialiste en procédé administratif – Bureau de l’Inspectrice nationale

Santé Québec; Quebec; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Un organisme de santé public recherche un(e) Spécialiste en procédé administratif. Ce rôle implique le soutien administratif à l'Inspectrice nationale, le développement et la diffusion de politiques, ainsi que l'amélioration des processus administratifs. Le candidat idéal doit détenir un diplôme pertinent et avoir de solides compétences en rédaction, analyse et coordination. Ce poste est basé à Québec, dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Qualifications

• Expérience dans l'élaboration de techniques professionnelles en administration.
• Compétences avérées en rédaction et mise à jour de documents officiels.
• Capacité à respecter les meilleures pratiques en termes d'administration.

Responsibilities

• Soutenir l'Inspectrice nationale dans la gestion administrative.
• Développer et diffuser des politiques et procédures.
• Assurer la qualité des documents émis par le Bureau.

Skills

Analyse des besoins

Rédaction de documents

Coordination administrative

Gestion des processus

Education

Diplôme pertinent en administration ou domaine connexe

Job description

Appel de candidatures: Spécialiste en procédé administratif – Bureau de l’Inspectrice nationale

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement. C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 327 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux‑être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

Sommaire de la fonction

Sous l’autorité de l’Inspectrice nationale ou de son représentant, la personne titulaire soutient l’inspectrice nationale en assurant la rédaction, la mise à jour et la codification en continu des registres, politiques, procéduriers, lignes directrices, recommandations, avis et autres documents officiels émanant du Bureau de l’Inspectrice nationale (ci-après «le Bureau»). De concert avec l’agent(e) en planification et programmation et recherche du Bureau, elle veille au respect des meilleures pratiques en matière de rédaction, de préparation et de contenu des documents qui émanent du Bureau et de ceux qui déterminent les pratiques. Elle est responsable du suivi des échéanciers prévus aux différents plans et en effectue les suivis (plans d’action, de redressement, quinquennaux, etc.).

Elle est responsable de la saine gestion des processus du Bureau au plan administratif, et en assure les plus hauts standards. Pour ce faire, elle met en place les méthodes de travail requises au déploiement de ces pratiques et veille à leur respect.

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :

Processus administratifs

• Développer des méthodes et des outils de travail visant à effectuer les suivis et la reddition de comptes de façon efficace et efficiente;
• Élaborer les plans d’action requis suivant les informations transmises à cet effet et les bonifier des données afférentes (indicateurs, statistiques, autres informations complémentaires);
• Rédiger, mettre à jour et diffuser les politiques, les procédures, les directives, ainsi que tout autre document permettant la conduite des activités des divisions du Bureau;
• Élaborer un cadre de gestion des politiques et des procédures et en assurer la tenue;
• De concert avec l’Inspectrice nationale, déterminer les gabarits formels des divers rapports : conclusions d’enquêtes, analyses de situations, avis, etc.;
• Coordonner les activités administratives du Bureau.

Activités règlementaires

• Réviser la qualité des documents officiels sur le plan structurel et assurer la qualité des livrables;
• Codifier les documents du Bureau selon les règles émises et assurer une vigie à cet effet;
• Tenir à jour le registre des recommandations, des avis et de tout autre document officiel, et assurer les communications formelles à cet effet;

Reddition de comptes

• Contribuer aux travaux de suivi pour le Comité national de vigilance et de la qualité (CNVQ) selon les livrables prévus;
• Contribuer à la rédaction des réponses à apporter aux diverses instances : organisationnelles, ministérielles ou autres;
• Veiller à la complétion des rapports d’activités (trimestriels, annuels et ad hoc) requis par la fonction et à la recherche d’informations pour leur tenue en temps réel;

Amélioration continue

• Soutenir les activités liées au tableau de bord du Bureau, aux statistiques et indicateurs;
• Mettre en application les bonnes pratiques et être un exemple en cette matière pour ses pairs.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.