Spécialiste en Documentation / Documentation Specialist

Vetio Animal Health; Montreal (administrative region); On-site; CAD 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Competitive Salary

Group RRSP (with 4%) match

Annual Vacation and PTO

Health and Wellness Support Programs

Professional Development Opportunities

Team building and fun corporate events

Diversity and inclusive team

Job summary

Vetio Animal Health, a rapidly growing CDMO in Montreal, is seeking a Documentation Specialist to ensure accurate, compliant management of GMP-related documentation across raw materials, processes and finished products.

You will organize documentation, manage GMP training materials, maintain records, coordinate investigations and ensure regulatory compliance, while promoting process improvements and cross-functional collaboration within a diverse team.

Qualifications

• Comfortable working in a GMP environment and with regulatory requirements.
• Ability to stay updated with regulatory changes and adapt documentation practices accordingly.
• Strong attention to detail to ensure accuracy in documentation.
• Excellent organizational skills for managing large volumes of documentation and records.
• Ability to collaborate effectively with teams across departments to ensure proper documentation practices.
• Strong written and verbal communication skills for clear documentation and effective collaboration.
• Ability to proactively suggest improvements to streamline documentation processes and ensure ongoing compliance.
• Key interest in building a career in quality assurance

Responsibilities

• Organize and maintain documentation related to raw materials, processes, and finished products.
• Manage GMP training materials and coordinate personnel training. Maintain training records and document completion by employee role or profile.
• Coordinate customer complaint documentation, tracking, and response processes including investigation, root-cause analysis, corrective actions, and customer-response deadlines.
• Ensure documents comply with GMP standards and applicable regulatory requirements.
• Review documents for completeness, accuracy and compliance, and approve them within the scope of assigned authority.
• Ensure documents are properly stored, organized, retained and readily retrievable.
• Manage the document lifecycle—from creation and review through approval, revision and archiving—while maintaining version control.
• Ensure documents are consistently labeled, indexed and accessible to authorized personnel.
• Identify and implement improvements to documentation processes to support ongoing GMP and regulatory compliance
• Assist in team projects, ad hoc assignments and process improvement initiatives

Skills

GMP environment

Regulatory compliance

Attention to detail

Organizational skills

Cross-functional collaboration

Written and verbal communication

Process improvement

Quality assurance

Job description

Vetio Santé Animale est une entreprise pharmaceutique de produits vétérinaires engagée dans la recherche, le développement et la fabrication de médicaments (CDMO). Nous intégrons le développement de produits avec la fabrication pharmaceutique à grande échelle grâce à l’approche Qualité -par - la - Conception. Notre mission est d’améliorer la santé des Animaux. C’est de développer et fabriquer des produits sécuritaires dont la qualité et la conformité rencontrent les plus hauts standards de l’industrie.

Le Spécialiste en Documentation joue un rôle important en garantissant la gestion précise et conforme de toute la documentation liée à la production, aux tests et à la distribution des produits pharmaceutiques. Cela inclut la gestion des documents pour les matières premières, les processus de fabrication et les produits finis, tout en respectant les Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF). Le rôle nécessite une grande attention aux détails, de solides compétences organisationnelles et la capacité de gérer et organiser efficacement la documentation papier. Il implique également l’identification de moyens pour améliorer les processus de documentation afin de maintenir la conformité continue dans un environnement dynamique.

Principales responsabilités :

• Organiser et tenir à jour la documentation relative aux matières premières, aux processus et aux produits finis.
• Gérer les supports de formation aux BPF et coordonner la formation du personnel. Tenir à jour les registres de formation et consigner les formations suivies par chaque employé en fonction de son rôle ou de son profil.
• Coordonner les processus de documentation, de suivi et de réponse aux réclamations des clients, y compris les enquêtes, l’analyse des causes profondes, les mesures correctives et les délais de réponse aux clients.
• S’assurer que les documents sont conformes aux normes BPF et aux exigences réglementaires applicables.
• Vérifier que les documents sont complets, exacts et conformes, puis les valider dans les limites de tes compétences.
• Veiller à ce que les documents soient correctement stockés, organisés, conservés et facilement accessibles.
• Gérer le cycle de vie des documents — de la création à la validation, en passant par la révision et l’archivage — tout en assurant le contrôle des versions.
• Veiller à ce que les documents soient systématiquement étiquetés, indexés et accessibles au personnel autorisé.
• Identifier et mettre en œuvre des améliorations des processus de documentation pour garantir la conformité continue aux BPF et aux exigences réglementaires
• Participer aux projets d’équipe, aux missions ponctuelles et aux initiatives d’amélioration des processus
• Compétences et qualifications :
• À l’aise pour travailler dans un environnement BPF et avec les exigences réglementaires.
• Capacité à se tenir informé des changements réglementaires et à adapter les pratiques de documentation en conséquence.
• Grande attention aux détails pour garantir l’exactité de la documentation.
• Excellentes compétences organisationnelles pour gérer de grands volumes de documentation et d’archives.
• Capacité à collaborer efficacement avec des équipes de différents services pour garantir des pratiques de documentation adéquates.
• Solides compétences en communication écrite et orale pour une documentation claire et une collaboration efficace.
• Capacité à proposer de manière proactive des améliorations pour rationaliser les processus de documentation et garantir une conformité continue.
• Intérêt marqué pour une carrière dans l’assurance qualité

Ce que nous offrons:

• Salaire concurrentiel
• Avantages complets pour la santé REER collectif (avec programme de contrepartie de 4%)
• Programme de vacances annuelles et de congés personnels supplémentaires (PTO) (nous sommes une culture d’équilibre travail / vie personnelle)
• Programmes de soutien en santé et au mieux-être (Homewood Health et Telus Health Virtual Care)
• Possibilités de perfectionnement professionnel
• Consolidation d’équipe et événements d’entreprise amusants
• Et vous vous joindrez à une équipe diversifiée et multidisciplinaire !

Diversité, équité et inclusion

Le pronom masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but de rendre le texte plus facile à lire. Vetio Santé Animale est un employeur d’égalité des chances, qui cherche à promouvoir la diversité et l’inclusion. Nous examinerons les candidatures de tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur race, de leur couleur, de leur religion, de leur orientation sexuelle, de leur sexe, de leur nationalité, de leur âge, de leur handicap, de leur statut d’ancien combattant ou de tout autre statut protégé par la loi.

ENGLISH VERSION

About the Job

Vetio Animal Health is a rapidly growing Contract Development and Manufacturing Organization (CDMO) dedicated to animal health; we integrate product development with full-scale pharmaceutical manufacturing through a Quality-by-Design process. Our mission is to develop and manufacture products that improve the lives of animals, while ensuring the safety, quality and compliance of all our products to the highest of industry standards.

The Documentation Specialist plays an important role in ensuring the accurate and compliant management of all documentation related to the production, testing and distribution of pharmaceutical products. This includes managing documents for raw materials, manufacturing processes and finished products, while following Good Manufacturing Practices (GMP). The role requires attention to detail and strong organizational skills and the ability to manage and organize paper documentation efficiently. It also involves identifying ways to improve documentation processes to maintain ongoing compliance in a fast-paced environment.

Your Responsibilities will include:

• Organize and maintain documentation related to raw materials, processes, and finished products.
• Manage GMP training materials and coordinate personnel training. Maintain training records and document completion by employee role or profile.
• Coordinate customer complaint documentation, tracking, and response processes. including investigation, root-cause analysis, corrective actions, and customer-response deadlines.
• Ensure documents comply with GMP standards and applicable regulatory requirements.
• Review documents for completeness, accuracy and compliance, and approve them within the scope of assigned authority.
• Ensure documents are properly stored, organized, retained and readily retrievable.
• Manage the document lifecycle—from creation and review through approval, revision and archiving—while maintaining version control.
• Ensure documents are consistently labeled, indexed and accessible to authorized personnel.
• Identify and implement improvements to documentation processes to support ongoing GMP and regulatory compliance
• Assist in team projects, ad hoc assignments and process improvement initiatives

Skills and Qualifications:

• Comfortable working in a GMP environment and with regulatory requirements.
• Ability to stay updated with regulatory changes and adapt documentation practices accordingly.
• Strong attention to detail to ensure accuracy in documentation.
• Excellent organizational skills for managing large volumes of documentation and records.
• Ability to collaborate effectively with teams across departments to ensure proper documentation practices.
• Strong written and verbal communication skills for clear documentation and effective collaboration.
• Ability to proactively suggest improvements to streamline documentation processes and ensure ongoing compliance.
• Key interest in building a career in quality assurance

What We Offer:

• Competitive Salary
• Comprehensive Health Benefits
• Group RRSP (with 4%) match program
• Annual Vacation and additional Personal Time Off (PTO) program (we are a work/life balance culture)
• Health and Wellness Support Programs (Homewood Health EAP & Telus Health Virtual Care))
• Professional Development Opportunities
• Team building and fun corporate events
• And you’ll join a diverse and multi-disciplinary team!

Diversity, Equity & Inclusion

The masculine pronoun is used without discrimination and solely for the purpose of making the text easier to read. Vetio Animal Health is an equal opportunities employer, seeking to promote diversity and inclusion. We will consider applications from all qualified candidates, regardless of their race, colour, religion, sexual orientation, gender, nationality, age, disability, veteran status or any other status protected by law.