Soutien administratif à la gestion des baux // Lease Administration Support

Landmark Advisory Services Inc.; Montreal; Hybrid; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération compétitive

Assurance médicale, dentaire, soins de la vue

Congés annuels généreux

Job summary

Landmark Advisory Services Inc. recherche un soutien administratif à la gestion des baux à Montréal, QC. Le candidat sera responsable de la coordination de diverses tâches administratives, de la validation des factures à la tenue d'archives organisées. Cette fonction exige une grande capacité d'organisation, de communication efficace, et une aptitude à travailler dans un environnement dynamique. Des avantages sociaux étendus et un télétravail le vendredi sont offerts.

Qualifications

• Bilingue avec expérience en administration.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Aisance dans un environnement dynamique.

Responsibilities

• Vérifier et préparer les factures pour leur traitement.
• Importer les données dans les systèmes de gestion des baux.
• Contribuer à la préparation des rapports internes.

Skills

Organisation

Communication

Gestion du temps

Souci du détail

Capacité d'adaptation

Education

1 an d'expérience en administration ou soutien comptable

Tools

Microsoft Office

Job description

Soutien administratif à la gestion des baux // Lease Administration Support

Nous sommes une société de conseils en immobilier commercial axée sur les locataires de comptes nationaux dont l’objectif est de mettre à profit l'influence collective des locataires et de renforcer la valeur qu'ils créent. Grâce à notre modèle de services intégrés, les clients ont accès à une équipe multidisciplinaire comprenant la recherche et étude du marché, la gestion des transactions, les services juridiques et l’administration et vérification des baux. Tous ces services fonctionnent en harmonie comme une seule unité intégrée.

Landmark recherche un soutien administratif à la gestion des baux pour se joindre à notre équipe.

Rôle et Responsabilités

Sous la responsabilité du Gestionnaire, administration de baux, le soutien administratif à la gestion des baux apporte un support administratif et opérationnel à l'équipe chargée de la gestion des baux. Ce poste consiste principalement à coordonner et à mener à bien diverses tâches administratives quotidiennes afin de garantir le respect des obligations des clients.

Les responsabilités comprennent le traitement des factures, la saisie et la mise à jour des données dans les systèmes de gestion des baux, l'aide à l'élaboration de rapports, ainsi que la tenue d'archives précises et bien organisées.

Pour réussir à ce poste, vous devez être très organisé, avoir le souci du détail et être à l'aise avec la gestion d'un volume important de tâches. Vous apportez de solides compétences administratives, une gestion efficace du temps et une communication claire lorsque vous travaillez avec les équipes internes, les bailleurs et les clients.

Responsabilités principales

• Vérifier, valider et préparer les factures en vue de leur traitement et de leur paiement.
• Saisir et/ou importer les données de facturation dans les systèmes de gestion des baux, en assurant l’exactitude des informations et la présence des pièces justificatives requises.
• Effectuer des rapprochements de base en comparant les factures des bailleurs avec les paiements des locataires, selon les besoins.
• Contribuer à la préparation, à la mise en page et à la diffusion des rapports internes et externes.
• Coordonner avec les bailleurs pour la demande et le suivi des relevés d’exploitation et des ajustements associés.
• Fournir un soutien administratif en communiquant avec les équipes internes, les bailleurs et les clients, selon les besoins.
• Maintenir des systèmes de classement numériques et physiques organisés afin de garantir une tenue précise des dossiers et une récupération aisée des documents.
• Coordonner la collecte et le suivi des certificats d’assurance.
• Fournir un soutien administratif général à l’équipe de gestion des baux, y compris des tâches ponctuelles selon les besoins.

Ce que nous recherchons

Vous êtes une personne organisée et soucieuse du détail, qui s'intéresse de près au travail administratif et à l'immobilier commercial. Vous êtes désireux d'apprendre, fiable et capable de gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.

Vous possédez de bonnes compétences en communication, une attitude positive et appréciez de soutenir une équipe tout en veillant à ce que le travail soit effectué avec précision et dans les délais.

Qualifications essentielles

• Bilingue, avec un minimum d'un (1) an d'expérience dans l'administration ou dans le soutien comptable.
• Sens aigu du service client et excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois, à établir efficacement des priorités et à respecter les délais.
• À l'aise dans un environnement dynamique tout en faisant preuve de précision et d'un souci du détail.
• Souci du détail, avec une approche rigoureuse et minutieuse dans la vérification des informations et de la documentation.
• Esprit d'équipe et aptitude à collaborer, avec le plaisir d'aider ses collègues et les clients.
• Capacité d'adaptation et aptitude à travailler avec diverses plateformes logicielles.
• Aisance dans l'exécution de tâches répétitives et axées sur les processus, avec cohérence.
• Maîtrise de Microsoft Office et facilité d'apprentissage de nouveaux systèmes et logiciels.
• Une connaissance de l'immobilier commercial est considérée comme un atout.

Ce que nous offrons

Chez Landmark, nous investissons autant dans nos équipes que dans nos clients. Vous vous joindrez à une équipe collaborative où vous serez soutenu pour développer vos compétences professionnelles, évoluer, contribuer et offrir le meilleur de vous-même.

• Rémunération compétitive.
• Présence au bureau du lundi au jeudi, avec télétravail le vendredi.
• Congés annuels et congés maladie généreux.
• Avantages sociaux étendus (assurance médicale, dentaire, soin de la vue) et assurance invalidité et vie pour les employés éligibles.
• Contribution de l’employeur au REER collectif. Soutien et ressources pour le développement de carrière.
• Environnement inclusif et axé sur le travail d’équipe, où vos idées sont toujours valorisées.

*Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Chez Landmark, nous favorisons un milieu de travail inclusif où chaque personne a la possibilité de s'épanouir. En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons toutes les personnes qualifiées, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles, à postuler. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.