Show Production Manager

DNEG Group; Vancouver; On-site; USD 85,000 - 100,000; Full time

Job summary

An established industry player is seeking a Show Production Manager to oversee the successful execution of VFX projects. This role involves managing schedules, coordinating with various departments, and maintaining strong client relationships. The ideal candidate will be a proactive leader, adept at problem-solving and ensuring that the production team is motivated and supported. If you thrive in a dynamic environment and have a passion for visual storytelling, this opportunity is perfect for you. Join a team that values creativity and collaboration, and make a significant impact in the world of visual effects.

Benefits

Health Insurance

Flexible Working Hours

Professional Development Opportunities

Team Events

Remote Work Options

Qualifications

• 5+ years of experience in production management with a focus on VFX.
• Strong understanding of scheduling and resource allocation.

Responsibilities

• Manage all aspects of production schedules and client communications.
• Lead and mentor the production team, ensuring efficient workflows.

Skills

Project Management

Client Relationship Management

Scheduling

Team Leadership

Communication

Education

Bachelor's Degree in Film Production or related field

Experience in VFX Production

Tools

Shotgun

Spotfire

Job description

Show Production Managers are the heart and soul of a project. They are responsible for managing all aspects of a show and the successful running of the production. The SPM is in charge of the overall schedule and must maintain this schedule throughout the course of the project. As well as extensive client relationship management the Show Production Manager will need to work closely with the Heads of Department and VFX Supervisor to establish clear and efficient methodologies. They are the driving force of the team, actively planning the day to day work while looking ahead and seeing the big picture, they ensure the full team feels supported and motivated.

Roles and responsibilities:

Technical

Sets up the show in Shotgun

Sets up version zeros send procedure

Sets up shots, sequence, and assets in Shotgun

Works with the Mumbai team to ensure the setup of onset data

Sets up client send procedure, based on Client Delivery/Tech Specs

Sets up Internal & Client weekly reports

Works with the Shoot department for any shoot requirements

Notifies the Editorial team regarding show details

Sets up Tech check procedure

Workflow

Works with the CPM to define all processes and procedures on the show.

Update the Production section of the show wiki on DNET, with “how to” documentation for all non-standard processes used on the show.

Work with the Producer, VFX Supervisor, Head of CG, Head of Production Processes and the Central Production Manager to establish client asset stages and shot stages.

Organise all initial meetings such as Get Go’s, Methodologies, Stages, etc.

Resourcing

Communicate any show updates to the Department Production Managers (DPMs) and local Resource Manager to allow the departments to plan accordingly.

Keep an open line of communication with each department by booking Show / Department meetings and attend these meetings weekly.

Update the block weekly based on the schedule, respect the two week rule and only roll crew on and off outside of that time frame.

Use spotfire to keep a running check on Show Health. Work closely with DPMs on any issues.

Work with the DPMs and Dept Supervisors to solve any problems that come up with the schedule or crew.

Attend meetings with the CPM and Resource Manager to discuss show and company updates.

Cross-Site

Work out cross-site processes and how communication will flow. Set up “Nightly News” on the show.

Work out which site will deliver and accept material to and from the client.

Ensure the location split is clear and workflows are defined. example: how work will be reviewed, how work will flow between the sites.

Establish and attend cross-site meetings to ensure that the sites are talking to each other efficiently.

Ensure a smooth turnover of cross-site schedules to the Show PMs in other sites.

Team

Set up the production team split across departments and sequences. Add details to the show DNET page

Set up and run the show team daily schedule (with support from the Production Assistant)

Link Production and Show Supervision team to the show when they join, ensure that the correct team members are included on the appropriate email aliases

Be the leader, support and mentor the production team with tips, tricks and advice on best practices

Client

Maintain professional relationships with the clients.

Make sure the client has briefed the show team fully on Shot Briefs, as well as any updates to the briefs.

Check that client requests are being prioritised and replied to by the Show Production Assistants.

Keep an eye on client emails, making sure they are all responded to correctly and in a timely manner.

Communicate any issues with the schedule or methodologies to the Producer/VFX Supervisor that need to be raised to the client.

Ensure version zeroes are being sent to the client. Work closely with the Editorial team in making sure Client Tech Specs have been accounted for in deliverables.

Organise and attend briefing meetings for new turnover/brief changes.

Send the weekly client report.

Oversee setup of, and attend client calls.

Schedule

Create block schedule outside of Shotgun using the bid to inform overall planning.

Create an overall schedule in Shotgun using client milestones. A first pass/draft schedule of all turned over Assets and Shots is always preferred.

Set priorities with Editorial regarding order of publishing cuts, retimes

Group shots into Production Shot Groups based on shot likeness, scope of work, Hero shots etc to aid scheduling.

Assign lookdev and hero shots (with VFX and DFX Supervisor), group into anim beats for animation heavy shows (with Anim Director/Supervisor).

Work with DFX Supervisor about tagging shots.

Import all relevant material, example: shots, assets, shot and asset information, tasks and milestones. Run a check to ensure import has worked correctly.

Make sure shots have been bid

Send the schedule to the Line Producers and Department Coordinators and help them with their schedules as needed. Setup a weekly schedule timeline for all roles on your team to adhere and work with.

Keep the Producer and VFX Supervisor up to date with the overall health of the schedule, and work to resolve any issues

Using the schedule, help the DFX/CG Supervisor to make render farm estimates to provide to Tech

Help the CG Supervisor to prioritise and triage cross-department tickets

Maintain Show Production and Supervision tasks in Shotgun.

Update shot and asset statuses in line with Client notes.

When client notes come in, ensure they are added to dailies/discussed with the Supervisors and notes are being reflected in the targets.

Ensure the smooth running of target meetings to track progress of targets and adjust/swap as necessary.

Send 3 week sprint targets and weekly targets to the Show and Department Production and Supervision teams.

Ensure Production Assistants are keeping versions and playlists clean.

Ensure that Line Producers are keeping track of their schedules and keeping them clean, updating their notes and department milestones promptly, that they are on top of bids vs actuals, checking upstream dependencies, following correct methodologies for the shots, following DNEG production workflows, and flagging any scheduling issues in a timely manner.

Ensure the Coordinators are keeping up to date with their 3 week schedules and targets.

Ensure that Line Producers are checking upstream dependencies, the Department Milestone Status and Department Coord Note fields to inform target changes.

Follow and uphold the DNEG best practices for scheduling, notify the CPM if a workflow needs updating.

Towards the end of the show, make the Supervision and Production teams run an actual check, adjusting the durations to match the projected work left.

Close project by conducting end of show schedule clean up, archiving show, organising breakdowns, facilitating what needs to go into the asset and setup library, conducting end of show debrief for the Show Post Mortem.

Budget and Overtime

Send costs to date to the Producer for omitted shots/brief changes.

Keep an eye out for client/internal notes that add costs and flag with the Producer, communicate to the team about whether we will do the additional work.

Monthly predictions, monitor progress and work with DPM’s to check for resources.

Supervise the organisation of weekend work.

The base salary range for this full-time position is $85,000 to $100,000. DNEG salary ranges are determined by function, department, level, and location. An individual's pay within a given range is determined by their transferrable or job-related skills and work experience. Salary ranges are modified from time to time based on external market data collected through our third-party surveys.

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Les directeurs de production de spectacles sont le cœur et l'âme d'un projet. Ils sont chargés de gérer tous les aspects d'un spectacle et de veiller au bon déroulement de la production. Le SPM est responsable du calendrier général et doit le maintenir tout au long du projet. Outre la gestion des relations avec les clients, le directeur de production devra travailler en étroite collaboration avec les chefs de département et le superviseur VFX afin d'établir des méthodologies claires et efficaces. Il est la force motrice de l'équipe, planifiant activement le travail quotidien tout en regardant vers l'avant et en ayant une vue d'ensemble, il veille à ce que toute l'équipe se sente soutenue et motivée.

Rôles et responsabilités

Technique

• Mise en place de l'émission dans Shotgun
• Mise en place de la procédure d'envoi des zéros de version
• Mise en place des plans, des séquences et des ressources dans Shotgun
• Collabore avec l'équipe de Mumbai pour assurer la mise en place des données de départ.
• Mise en place de la procédure d'envoi au client, sur la base des spécifications techniques et de livraison du client.
• Etablit des rapports hebdomadaires internes et pour le client
• Collabore avec le département des tournages pour tout besoin de tournage.
• Notifie à l'équipe éditoriale les détails de l'émission
• Mise en place d'une procédure de vérification technique

Flux de travail

• Travaille avec le CPM pour définir tous les processus et procédures de l'émission.
• Mettre à jour la section Production du wiki de l'émission sur DNET, avec une documentation « comment faire » pour tous les processus non standard utilisés sur l'émission.
• Travailler avec le producteur, le superviseur des effets visuels, le chef des images de synthèse, le chef des processus de production et le directeur central de la production pour établir les étapes des actifs du client et les étapes de la prise de vue.
• Organiser toutes les réunions initiales telles que les « Get Go », les méthodologies, les étapes, etc.

Ressources

• Communiquer toute mise à jour concernant le spectacle aux directeurs de production des départements (DPM) et au responsable local des ressources afin de permettre aux départements de planifier en conséquence.
• Maintenir une ligne de communication ouverte avec chaque département en organisant des réunions spectacle/département et assister à ces réunions chaque semaine.
• Mettre à jour le bloc chaque semaine en fonction du calendrier, respecter la règle des deux semaines et ne faire entrer et sortir l'équipe qu'en dehors de cette période.
• Utiliser Spotfire pour contrôler en permanence l'état de santé du spectacle. Travailler en étroite collaboration avec les DPM en cas de problème.
• Travailler avec les DPM et les superviseurs de département pour résoudre tout problème lié à l'emploi du temps ou à l'équipe.
• Assister aux réunions avec le CPM et le Resource Manager pour discuter des mises à jour du spectacle et de l'entreprise.

Intersites

• Définir les processus intersites et la manière dont la communication sera assurée. Mettre en place le « Nightly News » dans l'émission.
• Déterminer quel site livrera et acceptera le matériel en provenance et à destination du client.
• Veiller à ce que la répartition des sites soit claire et que les flux de travail soient définis, par exemple : comment le travail sera revu, comment le travail circulera entre les sites.
• Organiser des réunions intersites et y participer pour s'assurer que les sites se parlent efficacement.
• Veiller à ce que les plannings intersites soient transmis sans heurts aux Show PMs des autres sites.

L'équipe

• Constituer l'équipe de production répartie entre les départements et les séquences. Ajouter les détails à la page DNET du spectacle
• Mettre en place et gérer le planning quotidien de l'équipe de production (avec le soutien de l'assistant de production).
• Relier l'équipe de production et de supervision du spectacle au spectacle lorsqu'ils le rejoignent, s'assurer que les bons membres de l'équipe sont inclus dans les alias de courriel appropriés.
• Être le leader, soutenir et encadrer l'équipe de production avec des conseils, des astuces et des conseils sur les meilleures pratiques.

Client

• Entretenir des relations professionnelles avec les clients.
• S'assurer que le client a bien informé l'équipe de production sur les instructions de tournage, ainsi que sur toute mise à jour de ces instructions.
• Vérifier que les demandes des clients sont classées par ordre de priorité et que les assistants de production y répondent.
• Garder un œil sur les courriels des clients et s'assurer qu'ils sont tous traités correctement et en temps voulu.
• Communiquer au producteur/superviseur des effets spéciaux tout problème lié au calendrier ou aux méthodologies qui doit être signalé au client.
• S'assurer que les versions zéro sont envoyées au client. Travailler en étroite collaboration avec l'équipe éditoriale pour s'assurer que les spécifications techniques du client ont été prises en compte dans les produits livrables.
• Organiser et assister aux réunions de briefing pour les nouveaux venus et les changements de briefing.
• Envoyer le rapport hebdomadaire au client.
• Superviser l'organisation des appels des clients et y participer.

Calendrier

• Créer un calendrier en dehors de Shotgun en utilisant l'offre pour informer la planification globale.
• Créer un calendrier global dans Shotgun en utilisant les étapes du client. Il est toujours préférable de disposer d'un planning de premier passage/rédaction de tous les actifs et prises de vue remis au client.
• Définir les priorités avec la rédaction en ce qui concerne l'ordre de publication des coupes et des reprises.
• Il s'agit d'un travail d'équipe et d'un travail d'équipe qui s'inscrit dans le cadre d'un projet de développement de l'entreprise.
• Attribuer les plans de lookdev et de héros (avec le superviseur VFX et DFX), regrouper les plans d'animation pour les émissions à forte composante d'animation (avec le directeur/superviseur de l'animation).
• Travailler avec le superviseur DFX sur le marquage des plans.
• Importez tous les éléments pertinents, par exemple : plans, ressources, informations sur les plans et les ressources, tâches et jalons. Vérifiez que l'importation s'est déroulée correctement.
• S'assurer que les plans ont été soumis à l'appel d'offres.
• Envoyez le planning aux producteurs délégués et aux coordinateurs de département et aidez-les à établir leur planning si nécessaire. Établir un calendrier hebdomadaire auquel tous les membres de l'équipe doivent adhérer et avec lequel ils doivent travailler.
• Tenir le producteur et le superviseur VFX au courant de l'état général du planning et s'efforcer de résoudre les problèmes éventuels.
• À l'aide du calendrier, aider le superviseur DFX/CG à faire des estimations de la ferme de rendu à fournir au technicien.
• Aider le superviseur CG à établir des priorités et à trier les tickets interdépartementaux.
• Maintenir les tâches de production et de supervision du spectacle dans Shotgun.
• Mettre à jour les statuts des plans et des actifs en fonction des notes du client.
• Lorsque les notes des clients arrivent, s'assurer qu'elles sont ajoutées aux rushes/discutées avec les superviseurs et que les notes sont reflétées dans les objectifs.
• Assurer le bon déroulement des réunions d'objectifs afin de suivre la progression des objectifs et de les ajuster/changer si nécessaire.
• Envoyer les objectifs du sprint de 3 semaines et les objectifs hebdomadaires aux équipes de production et de supervision du spectacle et du département.
• S'assurer que les assistants de production gardent les versions et les listes de lecture propres.
• S'assurer que les producteurs en ligne suivent leurs plannings et les gardent propres, qu'ils mettent à jour leurs notes et les jalons du département rapidement, qu'ils maîtrisent les offres par rapport aux réalisations, qu'ils vérifient les dépendances en amont, qu'ils suivent les bonnes méthodologies pour les plans, qu'ils suivent les flux de production de la DNEG, et qu'ils signalent tout problème de planning en temps voulu.
• Veiller à ce que les coordinateurs soient au courant de leurs plannings et objectifs sur trois semaines.
• S'assurer que les producteurs en ligne vérifient les dépendances en amont, le statut des jalons du département et les champs de la note du coordonnateur du département pour informer des changements d'objectifs.
• Suivez et respectez les meilleures pratiques de la DNEG en matière de programmation, informez le CPM si un flux de travail doit être mis à jour.
• Vers la fin du spectacle, faire en sorte que les équipes de supervision et de production effectuent un contrôle réel, en ajustant les durées pour qu'elles correspondent à la projection du travail restant.
• Clôturer le projet en procédant au nettoyage du planning de fin d'émission, en archivant l'émission, en organisant les ventilations, en facilitant ce qui doit aller dans la bibliothèque des actifs et des configurations, en procédant au débriefing de fin d'émission pour l'analyse post-mortem de l'émission.

Budget et heures supplémentaires

• Envoyer les coûts à ce jour au producteur pour les plans omis et les changements de plans.
• Garder l'œil ouvert sur les notes internes ou du client qui augmentent les coûts et les signaler au producteur, communiquer à l'équipe si nous ferons le travail supplémentaire.
• Prédictions mensuelles, suivi des progrès et collaboration avec les DPM pour vérifier les ressources.
• Superviser l'organisation du travail du week-end.