Secrétaire de direction (SBK02) - Service des bibliothèques (72162)

UQAM | Université du Québec à Montréal; Montreal; On-site; CAD 80,000 - 100,000; Full time

Job summary

Une université canadienne à Montréal recherche un(e) Secrétaire de direction pour assurer le soutien administratif. Le poste nécessite un DEP en secrétariat et une expérience pertinente d'un an. Les responsabilités incluent la gestion de calendrier, l'organisation de réunions et la gestion des communications. La rémunération varie entre 27.76 $ et 35.16 $ de l'heure selon l'expérience. L'offre inclut un contrat temporaire jusqu'au 30 avril 2026 avec possibilité de prolongation.

Qualifications

• Une (1) année d’expérience pertinente en secrétariat.
• Minimum de 75 % au test de français.

Responsibilities

• Assister le personnel dans la gestion d'activités.
• Gérer le calendrier et filtrer les communications.
• Organiser des réunions et rédiger des comptes-rendus.
• Gérer des dossiers administratifs variés.

Skills

Compétences en secrétariat

Communication

Education

Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat

Job description

Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)

Secteur de travail | Unité organisationnelle : Service des bibliothèques

Groupe d'emploi : Bureau

Statut : Affectation temporaire jusqu’au 30 avril 2026 avec possibilité de prolongation

Horaire : Régulier 35 heures / semaine

Pavillon : A : Hubert-Aquin : Campus central

Exigences normaux

Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat

Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente

Autres : Minimum de 75 % au test de français.

Salaire : Entre 27.76 $ et 35.16 $

Classement salarial : 6

Description sommaire de la fonction

Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.

Description détaillée des tâches du poste (à titre indicatif)

• Effectue des recherches et des vérifications à l'aide de différents documents afin de fournir des renseignements à la direction, au personnel enseignant, aux employées, employés, étudiantes, étudiants ainsi qu'à la clientèle externe de l'Université ;
• Tient à jour le calendrier de la personne désignée et prend les dispositions s'y rattachant : modifie le calendrier en tenant compte des urgences et des priorités; s’assure du respect des échéanciers et remet les cas en suspens à la personne désignée au moment approprié ; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle ;
• Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que comptes-rendus et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle ;
• Effectue diverses tâches relatives à la gestion des dossiers relevant de ses activités tels que compilation d'horaire variable, traitement des demandes d'absence, cueillette et vérification des feuilles de réclamation des employées, employés avec les avis d'absence, demande de personnel provisoire et demande de paiement ; remplit les formulaires appropriés, les soumet aux fins de signature ou les signe lorsque permis par les normes et les procédures ; règle les problèmes qui y sont associés et en assure le suivi ;
• Effectue la recherche, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents, diverses tâches relatives à la gestion des dossiers relevant de ses activités ;
• Tient à jour différents inventaires tels que clés, matériel de bureau et liste et produits.

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.