Secrétaire administratif ou administrative bilingue

Government of Manitoba; Morden; On-site; CAD 49,000 - 57,000; Full time

Job summary

Gouvernement du Manitoba offre un poste de secrétaire administratif bilingue à Morden, au sein du ministère des Familles et de la Direction des services sociaux régionaux. Le rôle assure le soutien administratif, l’accueil et la gestion des documents régionaux.

Les candidat·e·s doivent démontrer des compétences en communication en anglais et français, et être capables de gérer leur charge de travail dans un environnement dynamique et structuré.

Qualifications

• Expérience dans le soutien administratif et de bureau dans un rythme soutenu.
• Bonnes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français.

Responsibilities

• Accueil du public et gestion du standard téléphonique et des demandes d’information.
• Soutien administratif aux programmes et au personnel régional.
• Coordination des réunions, calendriers, courrier et correspondance.
• Maintien des systèmes de classement et des dossiers archivés.
• Traitement des demandes de remboursement et des dépenses kilométriques.
• Soutien à l’administration régionale et à la gestion des données.
• Soutien administratif dans les bureaux régionaux selon les besoins.
• Accomplir d’autres tâches administratives connexes.

Skills

Accueil et standard téléphonique

Gestion du courrier et agendas

Confidentialité et discrétion

Tools

Microsoft Office

Job description

AY3 secrétaire administrative ou administratif 3

Régulier et à temps plein

Ministère des Familles

Direction des services sociaux régionaux, Services et soutiens communautaires

Morden (Manitoba)

Numéro de l´annonce : 45461

Salaire(s) : AY3 48 569,00 $ - 56 968,00 $ par année

Date de clôture : le 4 octobre 2026

Le gouvernement du Manitoba reconnaît l'importance de bâtir une fonction publique exemplaire qui est représentative de la population qu'elle sert et dans laquelle les diverses capacités, expériences, cultures, identités, langues et perspectives favorisent un service de qualité et un haut degré d'innovation. Le gouvernement du Manitoba appuie des pratiques d'emploi équitables et encourage la représentation des groupes désignés (femmes, Autochtones, personnes handicapées et minorités visibles).

Le présent concours est basé sur des préférences. Tous les candidats sont invités à poser leur candidature; toutefois, nous accorderons la priorité aux candidatures des Autochtones dans le cadre du concours. Les candidats doivent faire une déclaration volontaire au moment de la présentation de la demande.

Une liste d'admissibilité pourrait être créée pour combler des postes futurs et serait conservée pendant douze mois.

Les candidats qui ne satisfont pas complètement aux exigences et aux critères susmentionnés pourraient être engagés pour ce poste à un niveau inférieur.

Êtes-vous une personne organisée qui a le souci du service à la clientèle et qui s’épanouit dans un milieu de travail dynamique? La Direction des services sociaux régionaux du ministère des Familles recherche un secrétaire administratif bilingue ou une secrétaire administrative bilingue pour fournir des services essentiels de soutien administratif, de réception et de bureau. En tant que membre clé de l’équipe, vous contribuerez à assurer la prestation efficace des programmes et des services en appuyant le personnel, la clientèle et les partenaires communautaires dans toute la région.

Fonctions :

• Assurer l’accueil et le service de standard téléphonique, et répondre aux demandes de renseignements généraux.
• Fournir un soutien administratif aux programmes et au personnel régionaux.
• Coordonner les réunions, les calendriers, du courrier et la correspondance.
• Maintenir à jour des systèmes de classement, des dossiers et des documents archivés précis.
• Traiter et vérifier les demandes de remboursement de dépenses, les demandes de remboursement du kilométrage et les dossiers connexes.
• Soutenir les systèmes régionaux d’administration et de gestion des données.
• Assurer le soutien administratif dans les bureaux régionaux, au besoin.
• Accomplir d’autres tâches connexes assignées.

Qualités requises :

• Expérience dans la prestation de divers services de soutien au personnel administratif et de bureau dans un environnement de bureau où le rythme de travail est soutenu.
• Expérience des fonctions de réception, y compris le filtrage et l’acheminement des appels, l’utilisation de systèmes téléphoniques multilignes et la présentation de réponses aux demandes de renseignements de la clientèle et du public.
• Expérience dans la gestion d’informations sensibles avec confidentialité, discrétion et professionnalisme.
• Expérience de travail avec la suite Microsoft Office (notamment Word, Outlook, Excel et PowerPoint) ou des applications logicielles similaires.
• Bonnes compétences en communication orale en anglais.
• Bonnes compétences en communication orale en français.
• Bonnes compétences en communication écrite en anglais.
• Bonnes compétences en communication écrite en français.
• Capacité démontrée à organiser et à gérer efficacement sa charge de travail afin de respecter systématiquement les échéances dans un milieu de travail où le rythme de travail est soutenu.
• Beaucoup d’entregent et aptitude à travailler efficacement et à établir des relations avec ses collègues et la clientèle.
• Sens de l’initiative et capacité de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.

Qualités souhaitées

• Expérience en conception et en maintien de systèmes papier et électroniques de classement et de suivi de document.
• Expérience dans l’administration financière d’un bureau général (p. ex., traitement des factures à payer).

Conditions d’emploi :

• Doit être légalement autorisé à travailler au Canada
• Doit fournir une vérification satisfaisante des antécédents judiciaires pour les personnes appelées à travailler auprès de personnes vulnérables et maintenir ce statut.
• Doit fournir une vérification satisfaisante du registre concernant les mauvais traitements infligés aux enfants et maintenir ce statut.
• Doit également fournir une vérification satisfaisante du registre des mauvais traitements infligés aux adultes et maintenir ce statut.

Les candidats peuvent faire une demande de mesure d'adaptation raisonnable concernant la documentation ou les activités utilisées lors du processus de sélection. Lorsque vous présentez votre candidature, veuillez indiquer le numéro de l'annonce et le titre de poste dans la ligne de mention objet et/ou le corps de votre courriel. Votre lettre d'accompagnement, votre curriculum vitae et/ou votre formulaire de candidature doivent clairement démontrer comment vous répondez aux critères du poste.

Veuillez noter que les concours pour positions représentés peuvent faire l'objet d'un grief par les candidats représentés internes. Si un grief lié à la sélection est déposé, les renseignements contenus dans le dossier de concours seront fournis au représentant du plaignant. Les renseignements personnels sans lien avec le grief et les autres renseignements protégés par des lois seront masqués.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature. Nous les informons que nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature sera étudiée plus en détail.