Secrétaire administratif(-ive)

Cégep Garneau; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

13 jours fériés

4 semaines de vacances

Assurances collectives

Régime de retraite

Job summary

Le Cégep Garneau à Québec recherche une personne pour assister la direction adjointe aux relations du travail dans le secteur du personnel enseignant. Vous assurerez la gestion d’agendas, la prise de notes et un service de première ligne.

Vous concevrez les ordres du jour, rédigerez les procès-verbaux, préparerez les documents administratifs et soutiendrez le suivi budgétaire et les demandes de perfectionnement. Excellente maîtrise du français et outils bureautiques exigées.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou équivalent reconnu, plus 4 années d’expérience pertinentes en secrétariat, prise de notes et rédaction de procès-verbaux.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Outlook et Word).
• Bonnes compétences en prise de notes et rédaction de procès-verbaux.

Responsibilities

• Assurer le soutien à la direction adjointe et suivre les décisions.
• Gérer l’agenda et les opérations courantes.
• Accueillir la clientèle, traiter les courriels et appels et transmettre l’information.
• Concevoir les ordres du jour, assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux.
• Rédiger la correspondance et gérer les dossiers du secteur.
• Préparer la répartition du budget de perfectionnement et suivre les demandes.
• Suivre les demandes de congé et d’absence du personnel enseignant.
• Participer à la planification des opérations et au classement documentaire.
• Suivre et coordonner la signature des contrats.

Skills

Secrétariat

Rédaction

Prise de notes

Gestion d'agendas

Service client

Communication

Travail d'équipe

Education

DEP secrétariat

AEC/DEC équivalent

Tools

Excel

PowerPoint

Outlook

Word

Teams

SharePoint

Job description

Responsabilités

On te reconnaît pour ton approche humaine? Tu as une aisance à jongler entre la gestion d’agendas multiples, la prise de notes et à offrir un service à la clientèle hors pair? Créé l’avenir. Deviens un(e) Garneau!

Principaux mandats:

• Assister la direction adjointe aux relations du travail au secteur du personnel enseignant dans ses fonctions et assurer les suivis des décisions;

• Coordonner l’agenda et assurer les suivis relatifs aux opérations courantes;

• Accueillir la clientèle, recevoir les courriels ainsi que les appels et transmettre la bonne information en assurant un service de première ligne;

• Concevoir les ordres du jour, assister aux rencontres et rédiger les procès-verbaux de différents comités, notamment le comité des relations du travail et le comité de perfectionnement du personnel enseignant;

• Composer, concevoir et rédiger la correspondance inhérente aux dossiers de son secteur;

• Préparer la répartition du budget de perfectionnement, communiquer avec les coordinations départementales et gérer les suivis des demandes de perfectionnement;

• Assurer le suivi des demandes de libérations syndicales, des demandes de congé et des attestations d’absencedu personnel enseignant;

• Participer au suivi de la planification des opérations pour son secteur d’activité;

• Participer au système de classement et être une des personnes responsables de la gestion documentaire administrative de la direction;

• Assurer le suivi et la coordination de la signature des contrats.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente (notamment : une AEC ou un DEC en bureautique), et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente en tenue de secrétariat, en prise de notes et en rédaction de procès-verbaux.

Scolarité

• Posséder une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;

• Posséder une connaissance de niveau intermédiaire des logiciels Excel, PowerPoint, Outlook et Word de la suite Office;

• Posséder une aisance avec les outils de travail collaboratif tels que Teams et SharePoint;

• Avoir un sens de la discrétion et de la confidentialité de très haut niveau;

• Posséder une connaissance des différentes normes en ce qui a trait à la présentation des documents administratifs et à la tenue d’un secrétariat en général;

• Avoir de l’entregent et de la facilité à communiquer avec la clientèle;

• Avoir une facilité à travailler en équipe;

• Faire preuve d’un haut degré d’autonomie et d’initiative.

Atouts

Le Cégep Garneau souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes sur demande aux personnes en situation de handicap en fonction de leurs besoins.

Conditions de travail et avantages sociaux

• 13 jours fériés par an
• 4 semaines de vacances après une année travaillée
• Accès aux installations sportives et culturelles
• Accès aux trois cliniques écoles de santé (physiothérapie, lunetterie et hygiène dentaire)
• Accès à la bibliothèque et aux ressources numériques
• Assurances collectives complètes
• Cafétérias et salons du personnel
• Centre de la petite enfance sur le campus
• Congés annuels
• Librairie COOPSCO
• Programme d’aide au personnel
• Régime de retraite à prestations déterminées du secteur public (RREGOP ou RRPE)