Secrétaire adjointe et greffière / secrétaire adjoint et greffier

Chambre de l'assurance; Montreal; Hybrid; CAD 57,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

REER avec cotisation de l’employeur

Assurances collectives

3 semaines de vacances minimum

Congés personnels

13 jours fériés

Job summary

La Chambre de l’assurance, fusionnée en 2025, recherche une secrétaire-rédacteur(trice) greffes pour coordonner le traitement administratif des dossiers disciplinaires. Sous la supervision de la cheffe des greffes et conseillère juridique, vous assurez l’ouverture, le suivi et la clôture des dossiers, préparez les actes et participez aux audiences.

Ce poste, permanent à temps plein 35 h/semaine, est offert en mode hybride au centre-ville de Montréal.

Qualifications

• Diplôme exigé ou 5 années d’expérience pertinentes.
• Expérience dans les greffes, le droit professionnel ou auprès d’un organisme d’autoréglementation est un atout.
• Connaissance de l’assurance de personnes, de dommages ou des services financiers est un atout.
• Expérience comme secrétaire d’un comité de discipline est un fort atout.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams).

Responsibilities

• Assurer l’ouverture, la mise à jour et la fermeture des dossiers disciplinaires.
• Préparer et rédiger les actes de procédure et assurer le suivi.
• Préparer et organiser les conférences de gestion et les auditions du comité de discipline.
• Greffier-audiencier lors des auditions, enregistrer les audiences et préparer les procès-verbaux.
• Tenir à jour le rôle des auditions et désigner les membres du comité de discipline.
• Suivre les échéances procédurales et effectuer les rappels nécessaires.
• Traiter et suivre les décisions et ordonnances rendues par le comité.
• Répondre aux demandes d’information des parties et de leurs procureurs.

Skills

Rédaction

Gestion du temps

Organisation

Rigueur

Discrétion

Adaptabilité

Microsoft 365

Education

Diplôme d’études collégiales en technique juridique ou diplôme universitaire en droit

Job description

La Chambre de l’assurance protège le public en guidant la pratique professionnelle de ses quelque 37 000 membres. Elle veille à la déontologie, à la discipline et à la formation continue de ses membres. La Chambre de l’assurance est née de la fusion de deux organismes à l’été 2025 : la Chambre de la sécurité financière (CSF) et la Chambre de l’assurance de dommages (ChAD).

À la hauteur du défi?

Sous la supervision de la cheffe des greffes et conseillère juridique, la personne titulaire coordonne le processus administratif des plaintes disciplinaires visant les membres de la Chambre. Elle assure la logistique des dossiers, de leur attribution par le secrétaire jusqu’à leur fermeture, agit comme greffière-audiencière ou greffier-audiencier lors des audiences et prépare et notifie les procédures et la correspondance. Elle peut aussi exercer des fonctions de secrétaire adjointe ou secrétaire adjoint auprès du comité de révision, notamment pour la coordination administrative, la gestion documentaire, la préparation des réunions et le suivi des dossiers. Elle agit enfin comme personne-ressource auprès des différents intervenants.

Vos principales responsabilités

• Assurer l’ouverture, la mise à jour et la fermeture des dossiers disciplinaires
• Préparer et rédiger les actes de procédure requis dans le cadre du traitement des dossiers disciplinaires et en assurer le suivi conformément aux règles et procédures applicables
• Préparer et organiser les conférences de gestion et les auditions du comité de discipline
• Agir à titre de greffier-audiencier lors des auditions, effectuer l’enregistrement des audiences, préparer les procès-verbaux et assurer leur conservation au dossier
• Tenir à jour et afficher le rôle des auditions du comité de discipline
• Désigner les membres composant le comité de discipline
• Effectuer le suivi des échéances procédurales et effectuer les rappels nécessaires
• Assurer le traitement et le suivi administratif des décisions et ordonnances rendues par le comité de discipline, notamment leur transmission à la Société québécoise d’information juridique et à l’Autorité des marchés financiers, ainsi que le suivi des déboursés et la publication d’avis, lorsque requis
• Répondre aux demandes d’information de la part des parties et de leurs procureurs
• Soutenir le président et les membres du comité de discipline dans les aspects reliés à leurs fonctions
• Effectuer des recherches juridiques, lorsque requis
• Collaborer à la préparation des statistiques et des rapports
• Participer à l'harmonisation des processus des greffes
• Si requis, coordonner la gestion administrative des dossiers du comité de révision, la préparation des réunions et le suivi des dossiers à cet effet

Votre formation et votre expérience

• Diplôme d’études collégiales en technique juridique ou diplôme universitaire en droit ou 5 années d’expérience pertinentes
• Expérience dans le domaine des greffes, du droit professionnel ou auprès d’un organisme d’autoréglementation constitue un atout
• Connaissance de l’industrie de l’assurance de personnes, de l’assurance de dommages ou des services financiers, un atout
• Expérience à titre de secrétaire d’un comité de discipline ou d’un conseil de discipline, un fort atout
• Compétences avancées avec les outils informatiques de la suite Microsoft 365, incluant la gestion des documents dans Sharepoint, Outlook et Teams.

Nos valeurs organisationnelles

Intégrité, rigueur, agilité, collaboration, leadership

Vos compétences et aptitudes

• Excellentes capacités rédactionnelles
• Respect des échéanciers
• Sens de l’organisation et bonne gestion des priorités
• Soucis du détail
• Confidentialité et discrétion
• Sens de l’adaptation
• Poste permanent 35 h (lundi au vendredi) par semaine, horaire flexible et mode de travail hybride
• Rémunération alignée sur le marché : échelle salariale entre 56 584$ et 84 876$
• Large gamme d’avantages sociaux compétitifs : REER comprenant une généreuse cotisation de l’employeur, assurances collectives dont la prime est majoritairement payée par l’employeur, minimum de 3 semaines de vacances, congés personnels, 13 jours fériés
• Équipe conviviale et des initiatives de groupe favorisant la collaboration
• Environnement de travail sain et des activités de bien-être au travail
• Bureau au coeur du centre-ville, connecté au réseau souterrain et facilement accessible en transports en commun ou en transport actif

Prêt à relever le défi?

Vous êtes passionné par le milieu disciplinaire, brillez par votre rigueur et vos compétences de coordination? Vous souhaitez jouer un rôle clé auprès du comité de discipline, en collaboration avec différents intervenants, tout en contribuant à l’efficacité et à l’harmonisation des processus des greffes dans le cadre de la fusion? Ce défi est pour vous.