School/Centre Secretary -Replacement Bank 2026-27

New Frontiers School Board / Commission scolaire New Frontiers; Hinchinbrooke; On-site; CAD 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

New Frontiers School Board recherche une secrétaire pour le remplacement temporaire, visant à soutenir les activités administratives d’une ou plusieurs écoles.

La personne effectue la saisie de données, la rédaction de lettres et la gestion du courrier, tout en répondant au téléphone et en aidant les parents et le personnel. Excellente maîtrise du français et de l’anglais requise.

Qualifications

• DVS en secrétariat ou diplôme équivalent et 4 ans d'expérience pertinente.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et de la frappe rapide.
• Excellentes compétences en français et en anglais à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Assister les responsables dans les tâches secrétariales quotidiennes.
• Entrer des textes et données dans un ordinateur et produire lettres et rapports.
• Réceptionner les appels et fournir des informations générales.
• Traiter le courrier et mettre à jour registres et dossiers.
• Former les secrétaires nouvelles et aider les collègues selon les besoins.

Skills

Bilingue FR/EN

Compétences interpersonnelles

Rigueur et souci du détail

Education

DVS en secrétariat

Diplôme d’études secondaires

Tools

Traitement de texte

Tableurs

Job description

• “Comme employeur, la commission scolaire New Frontiers souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif en encourageant toutes les candidates et tous les candidats qualifiés à présenter une demande. Nous nous sommes engagés à créer un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et équitables.”

Replacement Bank

School/Centre Secretary

NATURE OF THE WORK

The principal and customary work of the employee in this class of employment consists in assisting one or more persons in carrying out secretarial tasks.

Characteristic Functions

The employee in this class of employment enters texts and various data in a computer from manuscripts or various sources and produces letters, tables, reports and other documents; verifies the spelling and grammar rules in the texts entered and identifies the corrections to be made; receives and transfers telephone calls and provides general information; updates records and registers and files records and documents; opens and forwards the mail to the persons to whom it is addressed; drafts acknowledgements of receipt, simple letters or notes; finds and collects information to be included on forms that he or she fills out or in reports and correspondence.

As instructed and within the limits of his or her function, the employee relays telephone messages and information of a general nature concerning supply teachers or, more specifically, to parents, concerning school attendance; takes part in bulk purchases of school supplies and articles by carrying out transcription and verification duties; loans and retrieves books; carries out duties related to the sale of school supplies.

He or she will be required to compile, verify, and enter data.

He or she uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets, and in-house programs; uses e‑mail, and carries out research on the Internet. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.

The employee may be required to train new secretaries.

If need be, he or she performs any other related duty.

Required Qualifications

Hold a Diploma of Vocational Studies (DVS) in secretarial studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have four (4) years of pertinent experience.

Board Requirements

• Written and oral proficiency in the two official languages.
• Strong interpersonal skills.
• Word processing and spreadsheet software.

Other Requirements

Have a basic knowledge of office automation.

Hold a certificate dated no more than three (3) years attesting to the successful completion of:

• A standard first aid course of a minimum eight (8)-hour duration.
• A refresher course of a minimum six (6)-hour duration updating skills acquired in paragraph 1.
• “Comme employeur, la commission scolaire New Frontiers souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif en encourageant toutes les candidates et tous les candidats qualifiés à présenter une demande. Nous nous sommes engagés à créer un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et équitables.”
• “The New Frontiers School Board is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to developing inclusive, barrier‑free selection processes and work environments.”

Le Service des ressources humaines - Human Resources Department