Représentant(e) de service

McGill University; Montreal; On-site; CAD 41,000 - 50,000; Part time

Job summary

Le Pôle bien-être étudiant de McGill propose des services de santé et d’accompagnement pour les étudiants, y compris cabinets individuels et thérapies de groupe. Le poste est une durée déterminée et implique le traitement des admissions, des inscriptions et la gestion des dossiers.

Sous la supervision, vous planifiez les rendez-vous, vérifiez l’éligibilité et assurez la saisie des données, des paiements et du courrier.

Qualifications

• Formation DEP en bureautique avec 3 ans d'expérience pertinente.
• DEP - Études de secrétariat ou équivalent, expérience administrative.
• Maîtrise des outils Windows, Word, Excel et Outlook.

Responsibilities

• Fournir un excellent service à la clientèle au Pôle.
• Répondre aux demandes d'information et expliquer les programmes et procédures.
• Planifier les rendez-vous et inscrire les clients.
• Gérer les paiements et émettre les reçus.
• Numériser et maintenir les dossiers électroniques.
• Soutien administratif et secrétariat à l'unité.
• Orienter vers d'autres cliniques si nécessaire.

Skills

Anglais (maîtrise)

Service à la clientèle

Gestion des dossiers

Education

DEP - Systèmes de bureautique

DEP - Études de secrétariat

Tools

Titanium

Medesync

Job description

Pôle bien-être étudiant

Le Pôle bien-être étudiant offre une gamme de services de santé aux étudiants de McGill en mettant l’accent sur la sensibilisation, la prévention et l’intervention précoce. Le Pôle bien-être étudiant compte divers cliniciens qui offrent des rencontres individuelles, de la thérapie de groupe et d’autres services. Au sein du Pôle bien-être étudiant, l’Annexe Vie saine est axée sur la promotion de la santé et offre des programmes de soutien par les pairs pour le campus Macdonald et celui du centre-ville

Poste à durée déterminée: 30 septembre 2027

Sommaire Du Poste

Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches ayant trait aux admissions et aux inscriptions. Fournir des renseignements et des explications en matière de programmes, de politiques et de procédures. Traiter les demandes d’admission, les inscriptions, les demandes de relevés de notes et les paiements des frais de scolarité. Tenir à jour les dossiers et les registres et résoudre des problèmes connexes.

Responsabilités Et Tâches Principales

• Offre un excellent service à la clientèle à l’ensemble des étudiant(e)s qui accèdent au Pôle du bien-être étudiant.
• Agit à titre de premier point de contact du Pôle. Répond aux demandes de renseignements généraux et fournit de l’information sur les activités, les procédures et les services offerts, notamment le counseling de groupe, les ateliers et les différents types de rendez-vous disponibles (médecin, infirmier(ère), thérapeute, diététiste, etc.). Intervient lors des situations d’urgence se présentant sans rendez-vous, conformément aux protocoles du Pôle.
• Planifie les rendez-vous pour les professionnel(le)s. Inscrit les client(e)s aux rendez-vous professionnels prévus. Vérifie le statut étudiant et l’admissibilité à utiliser les services du Pôle lors de la prise de rendez-vous ou de l’accueil des étudiant(e)s à leur arrivée.
• Assure la distribution du courrier et des télécopies aux personnes concernées.
• Traite les demandes d’« autorisation de divulgation de renseignements », y compris la demande de dossiers existants (papier) conservés aux archives.
• Traite les paiements par carte de débit ou de crédit pour les frais de rendez-vous manqués, les frais de retard ou les frais de consultation, selon les besoins. Émet les reçus et effectue la fermeture quotidienne des transactions Moneris.
• Oriente, au besoin, les client(e)s vers d’autres cliniques ou spécialistes de la région de Montréal.
• Assure la numérisation des dossiers papier existants dans le système électronique de gestion des dossiers. Numérise également divers documents destinés à être versés aux dossiers des client(e)s.
• Fournit un soutien administratif et de secrétariat à l’unité.
• Transmet les demandes de consultation (références) ou tout autre document requis au moyen des méthodes appropriées (télécopie, numérisation, courrier).
• Maintient à jour les renseignements des étudiant(e)s dans le système électronique de dossiers médicaux et en assure la saisie. Veille à l’exactitude et à l’intégralité des données. Analyse les écarts, en assure le suivi et prend les mesures appropriées. Consulte la documentation pertinente ou les personnes-ressources afin d’obtenir ou de transmettre l’information requise. Résout les problèmes courants et réfère les situations plus complexes aux personnes-ressources appropriées.
• Explique et démontre l’utilisation de systèmes informatisés, notamment le système automatisé d’inscription et le système de gestion des comptes étudiants. Offre également de l’assistance pour remplir divers formulaires.
• Utilise l’équipement de bureau standard, notamment un ordinateur et un photocopieur.
• Met à jour l’affichage sur les portes et réapprovisionne le distributeur de billets, au besoin.
• Exécute toute autre tâche connexe selon les besoins.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes

• Faire preuve d’une approche axée sur le service à la clientèle, notamment en étant accessible, réactif(ve), attentif(ve) et serviable.
• Accueillir et assister l’ensemble de la clientèle avec une attitude positive, du tact et de la diplomatie, tout en maintenant en tout temps un comportement professionnel et un haut niveau de compétence.
• Démontrer une capacité à recevoir, retenir et transmettre l’information de façon claire et précise, ainsi qu’à communiquer efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l’organisation.
• Démontrer une capacité à travailler de façon autonome aussi bien qu’au sein d’une équipe. Faire preuve d’initiative, de jugement, de résolution de problèmes et d’un bon sens de l’organisation dans son champ de responsabilités.
• Faire preuve de proactivité et accorder toute son attention à la clientèle. Répondre aux appels avec professionnalisme et tact, tout en faisant preuve de patience et de calme auprès de personnes pouvant vivre de l’anxiété ou de la détresse.
• Posséder d’excellentes aptitudes organisationnelles ainsi que la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément, d’établir les priorités et de travailler sous pression afin de respecter de multiples échéances.
• Faire preuve d’une grande discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels.
• Veiller à ce que les personnes de toutes les cultures, origines ethniques, identités sexuelles et de genre, confessions religieuses ou spirituelles, ainsi que les personnes ayant diverses capacités, reçoivent un traitement équitable et un accès égal aux services.
• Démontrer une aisance avec les outils technologiques et une bonne maîtrise de l’environnement Windows ainsi que des logiciels Microsoft Word, Excel et Outlook.
• Une expérience de travail avec des systèmes d’information cliniques et administratifs tels que Titanium, Medesync ou des systèmes similaires constitue un atout important.
• Maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit. Bonne connaissance du français, à l’oral et en lecture. Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 (usage courant) sur une échelle de 0-4.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Systèmes de bureautique 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

L’Université McGill s’engage fermement à respecter les principes d’équité et de diversité au sein de sa communauté, tout en valorisant la rigueur et l’excellence académique. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et des minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes en situation de handicap, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation sexuelle et identité de genre, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances nécessaires pour interagir au sein de groupes diversifiés.

McGill valorise et encourage la recherche qui reflète des traditions intellectuelles, des méthodologies ainsi que des modes de dissémination et de traduction diversifiés. Les personnes candidates sont invitées à démontrer la portée de leur recherche, aussi bien au sein de leur champ universitaire que dans un contexte interdisciplinaire, notamment dans les secteurs gouvernemental, communautaire et industriel.

En outre, McGill reconnaît et prend équitablement en considération l’incidence des congés (p. ex., obligations familiales ou congés pour raisons de santé), qui peuvent entraîner des interruptions ou des ralentissements de carrière. Quiconque pose sa candidature est encouragé à signaler tout congé ayant eu une incidence sur son rendement et pouvant avoir modifié son parcours de carrière. Ces renseignements seront pris en compte aux fins d’évaluation équitable du dossier.

L’Université McGill dispose d’un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Elle tient également à s’assurer que les personnes en situation de handicap reçoivent un traitement équitable et puissent pleinement s’intégrer à la vie universitaire en ayant à cœur de mettre en œuvre les principes de conception universelle dans toutes les sphères d’activité de l’Université, conformément aux politiques et procédures relatives aux aménagements.

Les personnes en situation de handicap qui pourraient avoir besoin de certains aménagements pour soumettre leur candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité par courriel [e-mail].

Nous encourageons tous les candidats qualifiés à postuler; veuillez noter que conformément aux exigences de l’immigration canadienne, la priorité sera toutefois accordée aux personnes détenant la citoyenneté canadienne ainsi que le statut de la résidence permanente.