RÉPARTITEUR | Dispatcher

Service Corporation International; Rosemère; On-site; CAD 35,000 - 50,000; Full time

Job summary

Une entreprise leader dans le secteur funéraire recherche un coordinateur de logistique pour optimiser la planification des horaires et des ressources. Le candidat idéal aura une forte orientation client et excellera en communication pour assurer un service exceptionnel aux familles clientes. Vous jouerez un rôle clé en garantissant l'utilisation efficace des ressources humaines et physiques tout en respectant les standards budgétaires.

Qualifications

• Minimum de 6 mois d'expérience en logistique ou en préparation d'horaires.
• Connaissance des politiques et procédures de l'entreprise.
• Capacité à résoudre les problèmes et prioriser les tâches.

Responsibilities

• Assurer le dispatching des véhicules et du personnel.
• Préparer les horaires pour le personnel et les succursales.
• Gérer les commandes et l'inventaire des fournitures.

Skills

Gestion des ressources

Service à la clientèle

Communication

Organisation

Capacité à travailler sous pression

Education

Diplôme d’études secondaires ou GED équivalent

Tools

MS Office

Logiciels de gestion

Job description

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Faire les horaires pour le personnel et l’équipement automobile pour les activités quotidiennes, en soutien à la maison funéraire ou au centre de services. Garantir que la couverture adéquate est disponible et prévue à l’horaire pour un service de qualité supérieure aux familles clientes, tout en assurant l’utilisation optimale des ressources humaines et physiques de l’entreprise, en accord avec les standards budgétaires définis.

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Schedules resources and automotive equipment relating to daily operations in support of a funeral home and/or care center. Ensures that adequate coverage is available and scheduled to provide a superior service to client family, while maximizing the full potential use of company human and physical resources in accordance with established budgetary standards.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

Répartition/Administration

• Fournir un soutien constant avec la répartition des ressources pour répondre aux besoins des familles clientes.

• Répondre aux appels d’information et engager les ressources nécessaires pour la répartition.

• Préparer les papiers pour la cueillette.

• Assister à l’archivage de la documentation sur l’embaumement, comme requis.

• Garantir que les véhicules et le personnel sont répartis en accord avec les standards de l’entreprise. Les services de répartition peuvent inclure:

• Cueillettes

• Expositions

• Transferts du cercueil de la personne décédée ou de la dépouille pour les dispositions finales

• Services commémoratifs de la personne décédée

Préparation des horaires

• Préparer les activités pour le personnel et les succursales du territoire.

• Préparer la répartition des horaires et du personnel pour garantir l’exécution des services selon l’horaire établi, les services peuvent inclure:

• Cueillettes

• Expositions

• Transferts du cercueil de la personne décédée ou de la dépouille pour les dispositions finales

• Services commémoratifs de la personne décédée

• Préparer les horaires des ressources de la succursale

• Prévoir les ressources nécessaires pour répondre aux engagements sur le territoire

Service à la clientèle

• Démontrer un engagement envers le service à la clientèle, à l’interne comme à l’externe, et offrir un service exceptionnel aux familles.

• Construire des relations solides dans l’équipe et les maintenir en encourageant l’esprit d’équipe.

• Communiquer avec les employés de l’installation, incluant les directeurs, les superviseurs et les autres membres du personnel, pour éviter les situations de confusion et de malentendu.

• Mener par l’exemple: avoir une attitude engagée et offrir un soutien aux initiatives de l’entreprise.

Gestion des stocks (spécifique à l’installation)

• Faire les commandes de l’équipement nécessaire.

• Faire la gestion des stocks pour les cercueils et les contenants de crémation pour le territoire, recevoir les demandes et faire les commandes, comme requis.

• Faire les commandes pour les fournitures de base, comme requis par le directeur de succursale.

• Exécuter les autres tâches selon les directives de la direction.

EXIGENCES MINIMALES

Études

• Diplôme d’études secondaires ou GED équivalent

Permis

• Un permis de conduire valide pourrait être exigé

Expérience

• Un minimum de 6mois d’expérience en préparation d’horaires ou en logistique

Connaissances, compétences et aptitudes

• Connaissance des promesses de service de l’entreprise, des services, des capacités, des politiques des procédures et des pratiques, pour faire la gestion efficace des besoins de la succursale

• Capacité à résoudre les problèmes en accord avec les objectifs de l’entreprise

• Excellente compétence de communication et de relations interpersonnelles

• Capacité à prioriser et à organiser avec efficacité et avec un sens accru du détail

• Capacité à travailler dans un milieu de travail exigeant, à gérer la pression

• Capacité à faire plusieurs tâches simultanées avec des logiciels

• Capacité à communiquer avec le personnel, les clients, les fournisseurs en personne ou au téléphone

• Connaissance solide de l’informatique, de la suite MSOffice, des courriels, d’internet et d’autres logiciels nécessaires, ou la volonté d’apprendre

• Bon dossier de conducteur

JOB RESPONSIBILITIES

Dispatching/Paperwork

• Provides consistent support by dispatching resources to meet the needs of client families

• Receives first call information and initiates the resources required for dispatch

• Processes removal paperwork

• Assists with recording keeping of embalming documentation as required

• Ensures that vehicles and associates are dispatched in accordance with company standards. Dispatch services may include:

• Removals

• Visitations

• Transfers of casketed decedent and/or remains to final dispositions

• Decedent memorial services

Scheduling

• Schedules activities for both the internal staff as well as market locations

• Schedules the dispatch of vehicles and associates to ensure that services are provided as scheduled; services may include:

• Removals

• Visitations

• Transfers of casketed decedent and/or remains to final dispositions

• Decedent memorial services

• Maintains in-house scheduling of location resources

• Schedules sufficient resources to meet market commitments

Customer Service

• Demonstrates a commitment to internal and external customer service while serving the Company’s families exceptionally well

• Builds and maintains strong relationships by promoting a team atmosphere

• Communicates with location associates, including directors, managers and other staff members to mitigate confusion and misunderstanding

• Leads by example while staying engaged and supportive of company initiatives

Manage Inventory (Location specific)

• Takes and places orders for necessary supplies

• Manages inventory for caskets and cremation containers for the market, including receiving requests and making orders, as required

• Order additional general supplies at the direction of the location management.

• Performs other duties as directed by management

MINIMUM REQUIREMENTS

Education

• High school diploma or GED equivalent

Licenses

• Current valid driver’s license may be required

Experience

• Minimum of six (6) months scheduling or logistics experience

Knowledge, Skills and Abilities

• Knowledge of the company’s service promise, services, capabilities, policies procedures and practices to effectively manage various location needs

• Ability to resolve issues in accordance with company goals and objectives

• Excellent communication skills and interpersonal skills

• Ability to prioritize and organize effectively with a keen sense to detail

• Ability to work in a fast paced, high pressure environment

• Ability to multi-task using multiple software programs simultaneously

• Ability to communicate with associates, customers, supplies in person or by phone

• Solid knowledge of computers, MS Office, e-mail, internet and other software required or willingness to learn

• Good driving record

Postal Code: J7A 3R8

Category (Portal Searching): Operations

Job Location: CA-QC - Rosemere

Job Profile ID: K00204

Time Type: Full time

Location Name: Les Salons Funeraires Guay Inc - CCC North Shore-Maison Funeraire Guay - Guay Crematory