Réceptionniste - Temps partiel (remplacement déterminé)

Groupe LOKIA; Lac-Beauport; Vor Ort; CAD 25.000 - 30.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Groupe LOKIA recherche une Réceptionniste à temps partiel en remplacement déterminé pour compléter l’équipe de la résidence Les Jardins d’Évangéline, située à Beauport (QC). Le rôle implique l’accueil, l’assistance administrative et la gestion de l’information des résidents et employés.

Sous l’autorité du Directeur général, vous assurez le suivi des demandes, coordonnez le courrier et participez à l’accréditation. Horaires: fins de semaine alternées, 15h30 à 23h00.

Qualifikationen

• DEC en bureautique ou administration (atout).
• 1 à 3 ans dans un poste similaire.
• Connaissance étoffée de la terminologie médicale.
• Maîtrise des logiciels de la suite Google.
• Atout : connaissance du système Symo et Primmo.

Aufgaben

• Accueillir les visiteurs, déterminer leurs besoins et les orienter vers la bonne personne.
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel.
• Coordonner la circulation du courrier postal et électronique.
• Participer à la production de documents: correspondance, factures et rapports.
• Assurer la gestion administrative des arrivées et départs des résidents.
• Maintenir à jour le système de gestion des dossiers des résidents.
• Effectuer les tâches administratives selon les procédures.
• Recevoir les plaintes et les orienter vers les instances concernées.
• Collaborer à la conformité des points d’accréditation et certification.
• Fixer et confirmer rendez-vous et réunions de la direction.
• Gérer l’info-résident et info-employé; mettre à jour l’affichage.
• Collaborer avec l’équipe RH et le conseiller / directeur RH si nécessaire.
• Commander les fournitures et en tenir l’inventaire.
• Effectuer toute autre tâche pour garantir la qualité des services.

Kenntnisse

Accueil client

Communication

Travail d'équipe

Organisation

Gestion des priorités

Rigueur et discrétion

Respect des normes

Ausbildung

DEC en bureautique

Expérience 1–3 ans

Terminologie médicale

Maîtrise Google Suite

Symo/Primmo (Atout)

Tools

Symo

Primmo

Google Suite

Jobbeschreibung

Chez Lokia, nous travaillons quotidiennement pour offrir aux aînés des milieux de vie bienveillants. Depuis 2002, notre mission est d’offrir une qualité de vie supérieure dans un milieu chaleureux, respectueux et stimulant tout en préservant l’autonomie de nos résidents.

Vous êtes une personne passionné(e) par le bien-être des aînés et doté(e) d'un excellent sens du service client? Vous pouvez incarner cette première impression chaleureuse qui fait toute la différence dans le quotidien de nos résidents!

Nous recherchons un.e Réceptionniste à temps partiel - Remplacement déterminé pour compléter notre équipe dévouée de la résidence Les Jardins d’Évangéline, située à Beauport au 2500, rue Camille-Lefebvre, Québec (QC) G1J 0B4.

Votre fonction

Sous l'autorité du Directeur(trice) général(e) de la résidence, votre mandat principal consiste à effectuer diverses tâches administratives Vous planifiez et assurez le suivi des demandes liées à la résidence et transférez les informations aux services concernés.

Vos responsabilités au quotidien

• Accueillir les visiteurs, déterminer leurs besoins et les orienter vers la personne en charge;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique;
• Coordonner la circulation du courrier postal et électronique aux bons interlocuteurs;
• Assister à la production de divers documents : correspondance, factures, présentations, brochures, publications, rapports, statistiques ou compte rendus;
• S’occuper du volet administratif de l’arrivée et du départ des résidents;
• Établir et maintenir à jour le système de gestion des dossiers des résidents;
• Effectuer des tâches administratives pour la résidence en respectant les procédures;
• Recevoir les plaintes, les compiler au registre et les diriger aux instances concernées;
• Collaborer à la conformité de certains points de l’accréditation et la certification;
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de la direction;
• Assurer la gestion de l’info-résident et info-employé;
• Mettre à jour l’affichage dans la résidence;
• Collaborer avec l’agent RH et le conseiller ou le directeur ressources humaines si nécessaire;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• Effectuer toute autre tâche permettant de garantir la continuité et la qualité des services.

Vous possédez les qualités suivantes

• Personne naturellement souriante et avenante avec les aînés;
• Habiletés en communication écrite et orale et bon sens de l’écoute;
• Capacité à travailler en équipe;
• Organisation, autonomie et sens de l'initiative;
• Capacité à gérer les priorités et bonne résistance au stress, urgences et imprévus;
• Bon jugement et habileté à la résolution de problèmes;
• Possède une vision globale et souci du respect des normes LOKIA;
• Rigueur et discrétion afin de respecter la confidentialité des informations.

Formation et expérience

• DEC en bureautique ou en administration (atout);
• 1 à 3 ans dans un poste similaire;
• Connaissance étoffée de la terminologie médicale;
• Maîtrise des logiciels de la suite Google;
• Atout : connaissance du système Symo et Primmo.

Conditions de travail

• Poste permanent, temps partiel;
• Toutes les fins de semaine ou une fin de semaine sur deux;
• Horaire de 15h30 à 23h00.