Réceptionniste - Temps partiel (remplacement déterminé)

Zohorecruit; Quebec; On-site; CAD 21,000 - 28,000; Part time

Job summary

Groupe LOKIA, référence dans l’hébergement pour aînés, recherche un Réceptionniste à temps partiel – remplacement déterminé pour la résidence Les Jardins d'Évangéline à Beauport (2500, rue Camille-Lefebvre, Québec).

Sous l’autorité du Directeur général, vous accueillez les visiteurs, répondez au téléphone et au courrier électronique, gérez le courrier, préparez des documents et assurez la continuité des services en respectant les procédures et la confidentialité des residents.

Qualifications

• DEC en bureautique ou en administration est souhaité.
• 1 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Bonne connaissance des outils Google et de la terminologie médicale est un atout.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et déterminer leurs besoins.
• Répondre aux demandes par téléphone et par courriel.
• Gérer le courrier et les dossiers des résidents.
• Produire des documents administratifs (correspondance, factures, rapports).
• Assurer l’arrivée et le départ des résidents et le suivi des dossiers.
• Maintenir le système de gestion des dossiers des résidents et suivre les procédures.
• Commander les fournitures et gérer l’inventaire.
• Effectuer toute autre tâche administrative pour assurer le bon fonctionnement.

Skills

Organisation

Autonomie

Initiative

Travail en équipe

Écoute

Communication écrite

Gestion des priorités

Rigueur

Discrétion

Résolution de problèmes

Relation client

Education

DEC en bureautique ou administration

Expérience 1-3 ans dans poste similaire

Tools

Google Workspace

Symo

Primmo

Job description

Réceptionniste - Temps partiel (remplacement déterminé)

• Secteur d’activité Service à la clientèle
• Expérience professionnelle 1-3 ans
• État/Province Quebec

Le Groupe LOKIA assure au quotidien le bien-être de près de 2 400 aînés et emploie au-delà de 1400 passionnés. Référence dans le domaine de l’hébergement pour aînés, le Groupe LOKIA se distingue par son approche humaine et son expertise dans la prestation de soins. Son emblématique libellule colorée, symbole de changement et de joie, se veut un rappel que la vie implique le mouvement.

Description du poste

Chez Lokia, nous travaillons quotidiennement pour offrir aux aînés des milieux de vie bienveillants. Depuis 2002, notre mission est d’offrir une qualité de vie supérieure dans un milieu chaleureux, respectueux et stimulant tout en préservant l’autonomie de nos résidents.

Vous êtes une personne passionné(e) par le bien-être des aînés et doté(e) d'un excellent sens du service client? Vous pouvez incarner cette première impression chaleureuse qui fait toute la différence dans le quotidien de nos résidents!

Nous recherchons un.e Réceptionniste à temps partiel - Remplacement déterminé pour compléter notre équipe dévouée de la résidence Les Jardins d'Évangéline, située à Beauport au 2500, rue Camille-Lefebvre, Québec (QC) G1J 0B4.

Votre fonction

Sous l'autorité du Directeur(trice) général(e) de la résidence, votre mandat principal consiste à effectuer diverses tâches administratives Vous planifiez et assurez le suivi des demandes liées à la résidence et transférez les informations aux services concernés.

Vos responsabilités au quotidien

Accueillir les visiteurs, déterminer leurs besoins et les orienter vers la personne en charge;

Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique;

Coordonner la circulation du courrier postal et électronique aux bons interlocuteurs;

Assister à la production de divers documents : correspondance, factures, présentations, brochures, publications, rapports, statistiques ou compte rendus;

S’occuper du volet administratif de l’arrivée et du départ des résidents;

Établir et maintenir à jour le système de gestion des dossiers des résidents;

Effectuer des tâches administratives pour la résidence en respectant les procédures;

Recevoir les plaintes, les compiler au registre et les diriger aux instances concernées;

Collaborer à la conformité de certains points de l’accréditation et la certification;

Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de la direction;

Assurer la gestion de l’info-résident et info-employé;

Mettre à jour l’affichage dans la résidence;

Collaborer avec l’agent RH et le conseiller ou le directeur ressources humaines si nécessaire;

Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;

Effectuer toute autre tâche permettant de garantir la continuité et la qualité des services.

Vous possédez les qualités suivantes

Personne naturellement souriante et avenante avec les aînés;

Habiletés en communication écrite et orale et bon sens de l’écoute;

Capacité à travailler en équipe;

Organisation, autonomie et sens de l'initiative;

Capacité à gérer les priorités et bonne résistance au stress, urgences et imprévus;

Bon jugement et habileté à la résolution de problèmes;

Possède une vision globale et souci du respect des normes LOKIA;

Rigueur et discrétion afin de respecter la confidentialité des informations.

Formation et expérience

DEC en bureautique ou en administration (atout);

1 à 3 ans dans un poste similaire;

Connaissance étoffée de la terminologie médicale;

Maîtrise des logiciels de la suite Google;

Atout : connaissance du système Symo et Primmo.

Conditions de travail

• Poste permanent, temps partiel;
• Toutes les fins de semaine ou une fin de semaine sur deux;
• Horaire de 15h30 à 23h00.