Project Onboarding Administrator / Administrateur(trice) de l'intégration de projets

dormakaba International Holding AG; Montreal (administrative region); On-site; CAD 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Employee Assistance Programs

Virtual Healthcare Services

Unlimited Referral Reward Bonuses

Job summary

dormakaba is seeking a Project Onboarding Administrator for a 9-month assignment based in Montreal. The role provides administrative support to the Project Specialists team, ensuring accurate project data, documentation, scheduling, and invoice handling to help project execution stay on track.

Responsibilities include updating ERP records, coordinating third-party installers, reviewing orders, collecting payments, and ensuring complete project documentation for active and closed projects.

Qualifications

• Administrative support or related field experience
• College Degree (DEC) or equivalent experience
• Strong organizational skills; manage schedules, invoices, and multi-step tasks
• Proficiency in Microsoft Excel and Outlook
• Bilingual French and English is an asset for collaboration across teams

Responsibilities

• Provide administrative assistance to the Project Coordination team and schedule third-party installers
• Maintain data across ERP systems, project trackers, and shared documents
• Review orders, collect payments, and dispatch projects to coordinators
• Manage documentation for active and closed projects to ensure compliance
• Assist with tracking, validating, and processing installer invoices
• Coordinate availability and scheduling of third-party installers and communicate details to stakeholders
• Assist in project closure by gathering and reviewing final documents

Skills

Organizational skills

Multi-tasking

Bilingual FR/EN

Attention to detail

Education

DEC or equivalent

Tools

Microsoft Excel

Outlook

ERP systems

Job description

Position Overview

dormakaba is seeking a Project Onboarding Administrator for a temporary 9-month assignment based in Montreal. The Project Onboarding Administrator is responsible for providing administrative support to the Project Specialists team, ensuring accurate project data, documentation, scheduling, and invoice handling. This role contributes to successful project execution by completing defined tasks on time and escalating issues when needed.

Total Compensation Range: 50,000$ - 60,000$ annually

AI Disclosure: No automated screening tools will be used during the application process

What you will do

• Provide administrative assistance to the Project Coordination team, supporting tasks such as scheduling 3rd-party installers, updating records, and assisting in project planning


• Maintain accurate data across ERP systems, project trackers, and shared documents


• Review orders and client information, collect payments, and dispatch projects to the Project Coordinator/Onboarding Specialist.


• Manage documentation for active and closed projects to ensure compliance and completeness


• Assist with tracking, validating, and processing installer invoices related to installation services


• Coordinate availability and scheduling of 3rd-party installers. Ensure installer details, scope, and timelines are confirmed, documented, and communicated to relevant parties


• Assist in the project closure process by gathering and reviewing final

What we require

• Administrative support or related field


• College Degree (DEC) or equivalent experience


• Strong organizational skills; able to manage schedules, invoices, and multi-step tasks.


• Proficiency in Microsoft Excel and Outlook


• Bilingualism in French and English is considered an asse, supporting collaboration across departments and helping keep project data and schedules aligned with a global multidisciplinary team

What we prefer

• Project administration experience


• ERP systems and scheduling platforms experience


• Ability to learn internal systems and tools, able to get up to speed quickly on ERP platforms, trackers, and internal processes with minimal hand-holding


• Strong at managing requests — comfortable juggling multiple incoming asks from installers, project specialists and internal stakeholders


• Comfortable balancing both project validation and administrative tasks — equally at ease double-checking data/documentation accuracy and handling day-to-day scheduling, invoicing, and coordination work

What we offer

• Employee Assistance Programs


• Virtual Healthcare Services


• Unlimited Referral Reward Bonuses

Aperçu du poste

dormakaba est à la recherche d’un(e) administrateur(trice) de l’intégration de projets pour un mandat temporaire de 9 mois, basé(e) à Montréal. L'Administrateur(trice) d'intégration de projets est responsable de fournir un soutien administratif à l'équipe des Spécialistes de projets, en assurant l'exactitude des données de projet, de la documentation, de la planification et du traitement des factures. Ce rôle contribue à la réussite de l'exécution des projets en complétant les tâches définies dans les délais et en signalant les problèmes lorsque nécessaire.

Echelle salariale: 50 000 $ - 60 000 $ par année

Divulgation relative à l'IA: Aucun outil de sélection automatisé sera utilisé pendant le processus de candidature.

Ce que vous ferez

• Travaille sous supervision directe, suit les processus et procédures établis pour fournir un soutien administratif à l'équipe de Coordination de projets, en appuyant des tâches telles que la planification des installateurs tiers, la mise à jour des dossiers et l'aide à la planification des projets.


• Maintient l'exactitude des données dans les systèmes ERP, les outils de suivi de projets et les documents partagés.


• Réviser les commandes et les informations clients, percevoir les paiements et transmettre les projets au Coordonnateur de projets/Spécialiste de l'intégration.


• Gère la documentation des projets actifs et fermés afin d'assurer la conformité et l'exhaustivité.


• Aide au suivi, à la validation et au traitement des factures des installateurs liées aux services d'installation.


• Coordonne la disponibilité et la planification des installateurs tiers. S'assure que les détails, la portée et les échéanciers des installateurs sont confirmés, documentés et communiqués aux parties concernées.


• Participe au processus de clôture de projet en rassemblant et en révisant les documents finaux

Ce que nous demandons

• Soutien administratif ou domaine connexe


• Diplôme d'études collégiales (DEC) ou expérience équivalente


• Solides compétences organisationnelles; capacité à gérer des horaires, des factures et des tâches à étapes multiples


• Maîtrise de Microsoft Excel et Outlook


• Le bilinguisme en français et en anglais est considéré comme un atout, favorisant la collaboration entre les départements et aidant à maintenir l'alignement des données de projet et des échéanciers au sein d'une équipe mondiale et multidisciplinaire

Ce que nous préférons

• Expérience en administration de projets


• Expérience avec les systèmes ERP et les plateformes de planification


• Capacité à apprendre rapidement les systèmes et outils internes, en se familiarisant vite avec les plateformes ERP, les outils de suivi et les processus internes avec un minimum d'encadrement


• Excelle dans la gestion des demandes — à l'aise de jongler avec de multiples demandes provenant des installateurs, des spécialistes de projets et des parties prenantes internes


• À l'aise de concilier à la fois la validation de projets et les tâches administratives — tout aussi habile à vérifier l'exactitude des données et de la documentation qu'à gérer la planification quotidienne, la facturation et la coordination

Ce que nous offrons

• Programmes d'aide aux employés


• Services de soins de santé virtuels


• Primes de récompense illimitées pour références

Pourquoi rejoindre dormakaba?

Nous sommes au cœur de chaque lieu qui compte. Des portes automatiques à la gestion des accès en nuage – en tant que fournisseur mondial de premier plan sur le marché des solutions d'accès pour les écoles, les banques, les aéroports, les hôpitaux, les hôtels et bien d'autres, nous permettons une circulation fluide dans des espaces sécurisés, sûrs et durables. Forts de plus de 160 ans d'expérience et d'un engagement envers l'excellence et l'innovation, nous offrons des opportunités stimulantes d'évoluer dans un environnement où vous pouvez avoir un impact réel. Chez dormakaba, vous êtes encouragé à prendre des initiatives, à développer vos compétences et à bâtir votre carrière aux côtés de 16 000 experts à travers le monde qui établissent les normes de l'industrie chaque jour.