Procurement Coordinator, Office of Procurement and Contracts

Laurentian University; Greater Sudbury; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

An established industry player is seeking a Procurement Coordinator to join its dynamic team in Greater Sudbury. This role involves managing procurement projects, overseeing contract management, and analyzing data to ensure quality service delivery. The successful candidate will thrive in a collaborative environment while contributing to the university's mission of excellence. With a competitive salary and a comprehensive benefits package, this position offers a unique opportunity to grow professionally in a supportive community that values diversity and inclusion.

Benefits

Employer-paid health and dental benefits

Defined benefit pension plan

Competitive annual paid vacation leave

Flexible work schedule

Professional development opportunities

Tuition exemption program

Employee and family assistance program

Access to fitness and recreational amenities

Qualifications

• 4-year university degree in business or related discipline required.
• 1-3 years experience in a public sector educational environment preferred.

Responsibilities

• Manage procurement projects including tendering and contract management.
• Analyze data to determine quality and supply of services by contractors.

Skills

Procurement Management

Contract Management

Data Analysis

Negotiation Skills

Communication Skills

Education

Bachelor's Degree in Business or related discipline

Tools

Ellucian

Microsoft Office

G Suite

Adobe Acrobat Pro

Job description

Procurement Coordinator, Office of Procurement and Contracts

Job ID:

99440

Job Type:

Full Time

Category:

Logistics

Educations:

Posted:

2025-05-05

Location:

Greater Sudbury, ON | Canada

Job Views:

4

USD $37.11 -$42.55

Job Description:

Job information

Job Description:

Job information Procurement Coordinator, Office of Procurement and Contracts from the Company Laurentian University, this latest Procurement Coordinator, Office of Procurement and Contracts job vacancy is located in the city Greater Sudbury, ON located in the country Canada . This latest job opening is open to job seekers who have the latest education / graduate Bachelor Degree . Job Vacancies in this Logistics field have been opened and published up to the specified time.

Job Responsibility:

Position Number: L2150-06

Job Title: Procurement Coordinator, Office of Procurement and Contracts

Group: LUSU

Department: Office of Procurement and Contracts

Type of Appointment: Full-Time Appointment

About Laurentian University

Located in Greater Sudbury, the central hub for health care, government, education, financial and business services, mining, as well as retail for northern Ontario, Laurentian University offers an outstanding life and career experience at the heart of a welcoming community. What's more, it provides the opportunity to pursue a balanced lifestyle while enjoying all of the amenities of a mid-size city. Short commutes, hundreds of lakes, waterways and nature trails, a myriad of recreational, artistic, cultural and entertainment opportunities, all combine to make this an idyllic setting to grow and thrive. Offered on the university's beautiful campus as well as remotely, Laurentian's broad range of programs has garnered top distinction by leading in graduate employment outcomes for more than a decade*. This is your opportunity to join our team in a supportive, bilingual environment and contribute to our students' success, as well as your own. The University's diverse community and its focused efforts on its tricultural mandate which embraces francophone and Indigenous cultures, deeply enrich the experience you can expect.

Along with a competitive salary, eligible employees receive a comprehensive compensation package which includes:

• employer-paid health and dental benefits
• defined benefit pension plan
• competitive annual paid vacation leave
• flexible or alternative work schedule, including summer hours and an annual employer- paid winter break
• professional development opportunities
• tuition exemption program
• employee and family assistance program
• supportive family-related flexibility and leave programs
• access to a wide array of fitness and recreational amenities

*Ministry of Colleges and Universities KPI data.

At Laurentian, you'll discover a tight-knit community of like-minded individuals striving for excellence, and working towards common goals. Expect to find the right fit for your dream career, and supportive colleagues awaiting your arrival. Laurentian University is an inclusive and welcoming community and encourages applications from members of equity-seeking groups including Indigenous persons, racialized persons, persons with disabilities, women, 2SLGBTQ+ persons.

Responsibilities

The Procurement Coordinator is responsible for working on a multitude of procurement projects ranging from tendering, contract management review, data record management and other supply chain activities, insurance and risk activities associated with university procurements. Reporting to the Manager of Procurement and Contracts, the successful candidate will:

• Support procurement processes such as including but not limited to: contracts, RFx, quotations and various reports, and contracts as assigned;
• Oversee small phases of projects independently as required ensuring completion;
• Coordinate with various contractors and suppliers to ensure services and supplies to support operations and expedite services as necessary;
• Analyze data and information to determine quality and supply of service by contractors; search out new supply, and pricing options for the university community;
• Assist in the drafting and preparing scopes of work, deliverables, evaluation methodology for procurement of goods, services, consultants and construction in accordance with applicable laws and policies and procedures minimizing procurement risk throughout process, purchase of goods and services initiated by various groups, at the best quality, delivery, service and value;
• Assist in posting Tenders, RFPs, RFQs and Addenda on the MERX and Bonfire web sites to solicit requirements through formal written quotations from suppliers as per the Policy on Purchasing, Broader Public Sector Procurement Directives, Canadian Free Trade Agreement (CFTA) and Canada, European Union Comprehensive Economic and Trade Agreement (CETA);
• Track and ensure contracts renewals, lapses and amendments;
• Generate purchase orders based on purchase requisitions for approval;
• Review Commercial Card expense reports and as required contact departments regarding expenses made and contact departments as required;
• Generate reports as required including but not limited to: status of open purchase requisitions and orders and procurement activity reporting;
• Provide guidance and support for university community for the various corporate plans (i.e. Bell, Purolator, Thompson Ahern, Linde Canada);
• Provide customs brokerage advice and clearance verifications for the university;
• Provide quotes, information, and recommendations on transportation and courier services for the Laurentian community;
• Add, update and change supplier information in the Ellucian system;
• Reviews information to make recommendations, update and assist with maintenance of processes and procedures;
• Plan, coordinate and organize projects, events, training sessions, meetings, and site visits; and
• Other duties as assigned.

Qualifications

• University degree four (4) years in a business or related discipline;
• One (1) to three (3) years' experience in a Broader Public Sector educational environment;
• Direct experience in Procurement, Risk and Insurance is preferred;
• Two (2) to three (3) years of related experience in procurement, supply chain, logistics and transportation;
• Supply chain management courses in progress would be an asset;
• Comprehension of University Policy on Purchasing, other University policies and procedures, Broader Public Sector Procurement Directives, Canadian Free Trade Agreement (CFTA) and Canada-European Union Comprehensive Economic and Trade Agreement (CETA) would be an asset;
• Experience in working in a diverse environment where a high degree of collaboration is required;
• Well-developed organizational, time management, prioritization and accuracy skills with the ability to produce under pressure;
• Excellent communication and interpersonal skills with the ability to develop and maintain relationships, networks and partnerships within the university and externally;
• Excellent negotiation skills;
• Excellent conflict resolution skills;
• Proficient use of Ellucian, Microsoft Office products, G Suite, Adobe Acrobat Pro.
• Ability to work fluently, orally and in writing, in both official languages, French and English is an asset.

The official University hours of operation shall be from 9:00 a.m. to 4:30 p.m., Monday through Friday, during, and including, the months from September to April, and from 8:30 a.m. to 4:00 p.m Monday through Friday during and including May to August., amounting to thirty-three and three-quarter (33.75) hours per week.

Laurentian University has adopted a formal Policy on Flexible Work Arrangements, which supports remote work plans based on operational considerations. At Laurentian University, we recognize that work-life balance is essential for both personal well-being and professional success. Our policy offers employees some flexibility to better balance personal needs while maintaining effective service delivery.

DISCLAIMER

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by the job incumbent. They are not to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills required of the position. All personnel may be required to perform duties outside of their normal responsibilities from time to time, as needed. Management reserves the right to revise or amend duties at any time. Laurentian University is an equal opportunity employer that is dedicated to maintaining a fair and equitable work environment. All of our employees and job applicants will be employed solely on the basis of their abilities and qualifications and following the applicable collective agreements where required.

HOW TO APPLY

Laurentian University welcomes all candidates authorized to work in Canada and who meet the

minimum qualifications required to apply for this position. Please submit your application on Indeed by July 8, 2025 at 4:30 PM. Please ensure that your cover letter and resume both specify the job title of the position that you are applying for. If you are a current employee of Laurentian University, please ensure that you notate accordingly in your application.

All applicants are thanked for their interest in this position. However, only those selected for an interview will be contacted. If contacted and you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please advise the Human Resources and Organizational Development Department. Laurentian University is committed to providing an inclusive and barrier free experience to applicants with accessibility needs. Requests for accommodation can be made at any stage during the recruitment process. Please contact the Human Resources and Organizational Development Office at [e-mail] for more information.

Please note that candidates invited for an interview will be required to submit three professional references.

FRANÇAISE

Titre: Coordonnateur ou coordonnatrice d'approvisionnement , Bureau d'approvisionnement et contrats

À propos de l'Université Laurentienne

Située dans le Grand Sudbury, carrefour nord-ontarien des soins de santé, du gouvernement, de l'enseignement, des services financiers et commerciaux, des activités minières et de la vente au détail, l'Université Laurentienne propose une expérience professionnelle et une qualité de vie exceptionnelles au cœur d'une communauté des plus accueillantes. Ici, vous pourrez vivre de façon équilibrée tout en profitant des commodités d'une ville moyenne. De brefs déplacements, des centaines de lacs, cours d'eau et sentiers en nature, une profusion d'activités récréatives, artistiques, culturelles et divertissantes - tous ces éléments se mélangent pour faire un cadre idyllique dans lequel vivre et évoluer. Sur son pittoresque campus universitaire et par formation à distance, la Laurentienne offre un large éventail de programmes d'études qui sont depuis plus d'une décennie au premier plan en ce qui concerne les résultats d'emploi des diplômés.* Voici l'occasion de vous joindre à notre équipe dans un milieu bilingue et encourageant et de contribuer à la réussite de nos étudiants ainsi qu'à votre propre succès. Votre expérience sera profondément enrichie par la communauté hétérogène de l'Université et les efforts qu'elle accomplit pour son mandat triculturel épousant les cultures francophone et Autochtone. En plus d'un salaire concurrentiel, les membres admissibles du personnel reçoivent un ensemble complet d'avantages sociaux, notamment :

● l'assurance maladie et dentaire payée par l'employeur

● un régime de pension à prestations déterminées

● l'attribution concurrentielle de congés annuels payés

● un horaire de travail souple ou non conventionnel, y compris des heures d'été et un congé d'hiver payé par l'employeur

● des possibilités de perfectionnement professionnel

● un programme de dispense des droits de scolarité

● un programme d'aide aux employés et à leur famille

● une souplesse et des programmes en matière de congé liés à la famille

● l'accès à un large éventail d'installations d'exercice et de loisirs

*Données des IRC du ministère des Collèges et Universités

À la Laurentienne, vous découvrirez une communauté unie de personnes partageant une même vision, qui visent l'excellence et travaillent à l'atteinte d'objectifs communs. Comptez y trouver un milieu qui convient à la carrière de vos rêves et des collègues qui vous soutiennent dès votre arrivée. Communauté englobante et accueillante, l'Université Laurentienne encourage les candidatures des membres des groupes en quête d'équité, notamment les personnes autochtones, racialisées et handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Fonctions:

Le coordonnateur ou la coordonnatrice d'approvisionnement est chargé de travailler sur une multitude de projets d'achats allant de l'appel d'offres à l'examen de la gestion des contrats, en passant par la gestion des enregistrements de données et d'autres activités de la chaîne d'approvisionnement, les activités d'assurance et de risque associées aux achats de l'université. Sous la responsabilité du gestionnaire des achats et des contrats, le candidat retenu devra:

• Soutenir les processus d'approvisionnement, y compris, mais sans s'y limiter, les contrats, les appels d'offres, les devis et divers rapports, ainsi que les contrats, selon les besoins ;
• Superviser de manière indépendante de petites phases de projets, selon les besoins, en veillant à ce qu'elles soient menées à bien ;
• Coordonner avec les différents contractants et fournisseurs pour assurer les services et les fournitures nécessaires aux opérations et accélérer les services si nécessaire ;
• Analyser les données et les informations afin de déterminer la qualité et la fourniture de services par les contractants ; rechercher de nouvelles options de fourniture et de prix pour la communauté universitaire ;
• Aider à la rédaction et à la préparation des cahiers des charges, des produits livrables, de la méthodologie d'évaluation pour l'acquisition de biens, de services, de consultants et de travaux de construction conformément aux lois, politiques et procédures applicables, en minimisant les risques liés à l'acquisition tout au long du processus, à l'achat de biens et de services initié par divers groupes, avec la meilleure qualité, la meilleure livraison, le meilleur service et la meilleure valeur ;
• Aider à publier des appels d'offres, des demandes de propositions, des demandes de renseignements et des addenda sur les sites web MERX et Bonfire afin de solliciter des offres écrites officielles de la part des fournisseurs, conformément à la politique d'achat, aux directives sur les marchés publics du secteur élargi, à l'Accord de libre-échange canadien (ALEC) et à l'Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne (AECGUE).
• l'Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et l'Union européenne ;
• Suivre et assurer le renouvellement, l'expiration et la modification des contrats;
• Générer des bons de commande sur la base des demandes d'achat pour approbation ;
• Examiner les rapports de dépenses des cartes commerciales et, le cas échéant, contacter les départements au sujet des dépenses effectuées et contacter les départements si nécessaire ;
• Produire des rapports selon les besoins, y compris, mais sans s'y limiter, l'état des demandes d'achat et des commandes en cours, ainsi que des rapports sur les activités d'approvisionnement ;
• Fournir des conseils et un soutien à la communauté universitaire pour les divers plans d'entreprise (c.-à-d. Bell, Purolator, Thompson Ahern, Linde Canada) ;
• Fournir des conseils en matière de courtage en douane et des vérifications de dédouanement pour l'université ;
• Fournir des devis, des informations et des recommandations sur les services de transport et de messagerie pour la communauté laurentienne ;
• Ajouter, mettre à jour et modifier les informations relatives aux fournisseurs dans le système Ellucian ;
• Examiner l'information pour formuler des recommandations, mettre à jour et contribuer à la mise à jour des processus et des procédures ;
• Planifier, coordonner et organiser des projets, des événements, des sessions de formation, des réunions et des visites de sites.

Exigences

• Diplôme universitaire quatre (4) ans dans le domaine des affaires ou dans une discipline connexe ;
• Une (1) à trois (3) années d'expérience dans un environnement éducatif du secteur public élargi ;
• Une expérience directe dans le domaine des achats, des risques et de l'assurance est préférable ;
• Deux (2) à trois (3) ans d'expérience dans le domaine des achats, de la chaîne d'approvisionnement, de la logistique et du transport.
• Des cours de gestion de la chaîne d'approvisionnement en cours seraient un atout ;
• Compréhension de la politique d'achat de l'université, des autres politiques et procédures de l'université, des directives sur les achats du secteur public au sens large, de l'Accord de libre-échange canadien (ALEC) et de l'Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne (AECG), ce qui constitue un atout ;
• Expérience du travail dans un environnement diversifié exigeant un haut degré de collaboration ;
• Compétences bien développées en matière d'organisation, de gestion du temps, de hiérarchisation des priorités et de précision, avec la capacité de produire sous pression ;
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, avec la capacité de développer et d'entretenir des relations, des réseaux et des partenariats au sein de l'université et à l'extérieur ;
• Excellentes compétences en matière de négociation ;
• Excellentes aptitudes à la négociation ; Excellentes aptitudes à la résolution des conflits ;
• Maîtrise d'Ellucian, des produits Microsoft Office, de G Suite et d'Adobe Acrobat Pro.
• Capacité à travailler couramment, à l'oral comme à l'écrit, dans les deux langues officielles, le français et l'anglais.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L'Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l'Université, nous reconnaissons que l'équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle.Notre politique offre aux employés une certaine flexibilité qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

COMMENT POSER SA CANDIDATURE

L'Université Laurentienne accepte les candidatures de toute personne autorisée à travailler au Canada qui répond aux qualifications minimales requises pour le poste. Veuillez soumettre votre demande par l'intermédiaire d'ici le 8 juillet 2025 , en vous assurant d'indiquer sur la lettre de présentation et le curriculum vitae le titre du poste en question.

Si vous travaillez actuellement à l'Université Laurentienne, veuillez le préciser dans votre demande.Nous remercions tous les candidats de l'intérêt qu'ils manifestent pour le poste, mais communiquerons uniquement avec les personnes choisies pour une entrevue. Si vous êtes convoqué en entrevue et avez besoin d'une adaptation en raison d'un handicap afin de participer au processus, veuillez en aviser le Service des ressources humaines et du développement organisationnel. L'Université Laurentienne se fait un devoir d'offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d'accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Pour obtenir des renseignements, veuillez communiquer avec le Bureau des ressources humaines et du développement organisationnel à .

Veuillez noter que les candidats convoqués en entrevue devront soumettre les coordonnées de trois répondants sur le plan professionnel.

Job Type: Full-time

Pay: $37.11-$42.55 per hour

Expected hours: 33.75 per week

Benefits:

• Dental care
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• Paid time off
• Vision care

Schedule:

• Monday to Friday

Application question(s):

• Are you bilingual ( French and English) ?
• Are you eligible to work in Canada ?
• Do you have relevant experience ?

Work Location: In person

Keywords : Greater Sudbury jobs

Closed Date : 2025-06-04