Préposé(e) à l'urbanisme

Ville de Drummondville; Drummondville; In loco; CAD 36.000 - 48.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

La Ville de Drummondville recherche une personne secrétaire-réceptionniste pour soutenir la cheffe de division des permis, de l’inspection et de la mise en valeur du territoire. Vous accueillerez les citoyens, dirigerez les visiteurs, recevrez et transmettrez les appels téléphoniques, et assurerez le suivi des dossiers et des paiements.

Vous contribuerez à l’efficacité administrative en accomplissant diverses tâches de secrétariat et en participant à l’amélioration continue des pratiques de la

Competenze

• Responsable de l’accueil du public et de l’accueil téléphonique.
• Gestion des documents et du courrier; rédaction et suivi administratif.

Mansioni

• Accueillir les citoyens et les visiteurs, les diriger vers les personnes concernées ainsi que recevoir et transmettre les appels téléphoniques de la division.
• Recevoir le courrier, l’acheminer aux personnes concernées et/ou en assurer le suivi.
• Remplir les demandes de la division dans le système de traitement et les acheminer au personnel concerné.
• Assurer le suivi des demandes de permis ou de certificats d’autorisation émis auprès du demandeur.
• Percevoir les paiements relatifs aux demandes relevant de la division.
• Effectuer le suivi administratif de tous les dossiers et transmettre les rapports.

Descrizione del lavoro

Sous la supervision de la Cheffe de division des permis, de l’inspection et de la mise en valeur du territoire, la personne titulaire de ce poste contribue à l’efficacité administrative en effectuant diverses tâches de secrétariat et en agissant à titre de réceptionniste.

PRINCIPALES FONCTIONS

• Accueillir les citoyens et les visiteurs, les diriger vers les personnes concernées ainsi que recevoir et transmettre les appels téléphoniques de la division ;
• Recevoir le courrier, l’acheminer aux personnes concernées et/ou en assurer le suivi ;
• Remplir les demandes de la division dans le système de traitement (Accès cité territoire) et les acheminer au personnel concerné;
• Assurer le suivi des demandes de permis ou de certificat d’autorisation émis auprès du demandeur;
• Percevoir les paiements relatifs aux demandes relevant de la division, tels que: permis, certificat d’autorisation, lotissement, dérogation mineure, amendement, etc.;
• Effectuer le suivi administratif de tous les dossiers relevant de la fonction, notamment à l’aide des différents logiciels, applications et systèmes informatiques utilisés par la division et l’organisation municipale;
• Préparer les rapports mensuels et annuels à partir des permis émis et en faire la transmission aux différents organismes et partenaires ;
• Effectuer différents travaux de secrétariat pour tout document de la division, tels que le classement, la correspondance, les résolutions, les rapports, les mémos, les constats d’infractions, etc.;
• Rédiger toutes les correspondances relatives au suivi des décisions du Conseil auprès des demandeurs pour les dossiers d’urbanisme, tels que: dérogation mineure, amendement, PPCMOI, PIIA, PAE, etc.;
• Effectuer les achats du matériel et des fournitures de bureau du service et assurer le suivi administratif ;
• Contribuer à l’amélioration continue des pratiques de la division ;
• Faire connaître à son supérieur, de façon proactive, toutes situations jugées problématiques ou délicates dans le cadre de ses fonctions;
• Assister le chef ou la cheffe de division dans la préparation du budget annuel de la division ;
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.