Préposé·e à l'accueil-Bureau central (35.00 hrs/sem)

School District 93; Richmond; On-site; CAD 33,000 - 48,000; Full time

Job summary

Le Conseil scolaire francophone de la Colombie-Britannique (CSF) propose un poste temporaire au bureau central. En tant que préposé·e à l'accueil, vous accueillez les visiteurs et participez au soutien administratif nécessaire au bon fonctionnement des opérations quotidiennes.

Sous la responsabilité de la Direction des ressources humaines, vous assurez la tenue des dossiers, la gestion des appels et du courrier, l'organisation des salles et le suivi des demandes internes et externes, en français

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
• 1 à 3 mois d'expérience dans le domaine.
• Capacité à travailler en assurant la confidentialité.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et des bases de données.
• Service à la clientèle de qualité, avec entregent et diplomatie.
• Organisation et rigueur dans un environnement sujet à interruptions.

Responsibilities

• Accueillir et diriger les visiteurs et fournisseurs selon les procédures de sécurité.
• Réceptionner et transférer les appels et courriels internes et externes.
• Communiquer avec divers organismes externes et fournisseurs.
• Créer et maintenir les dossiers et documents du service, saisir dans les bases de données.
• Effectuer des tâches de soutien administratif auprès des services du bureau central.
• Organiser les rencontres et formations, préparer les salles et les espaces.
• Veiller au bon fonctionnement du matériel bureautique et à l'inventaire des fournitures.
• Collaborer avec les Opérations pour maintenance et commandes de matériel.
• Gérer le courrier, colis et télécopies pour les écoles et le bureau central.
• Gérer achats et approvisionnement et leur inventaire.
• Gérer les clés et fobs du personnel et recyclage des consommables.
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Skills

Accueil et orientation

Réception et téléphonie

Gestion des documents

Bureautique et bases de données

Service client

Confidentialité

Français et anglais

Education

Diplôme d'études secondaires ou équivalent

Tools

Logiciels bureautiques

Bases de données

Job description

Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique. Nous sommes reconnaissant·e·s de prospérer sur ces territoires tout en prenant soin des familles et des enfants qui comptent pour nous afin de leur assurer un avenir rayonnant.

Rejoindre notre équipe au Conseil scolaire francophone de la Colombie-Britannique, c'est saisir une belle opportunité de contribuer à l'épanouissement de la francophonie en milieu minoritaire dans un environnement éducatif dynamique qui incarne les principes d'apprentissage autochtones et valorise les apprentissages universels. Riche de nos 47 écoles à travers toute la province, nous sommes engagé·e·s envers la réussite de chacun de nos élèves.

L'inclusion et la bienveillance au CSF sont les piliers de notre approche éducative. Tous-tes nos élèves sont accueilli·e·s dans un environnement scolaire inclusif et sécuritaire, adapté à leurs spécificités culturelles et individuelles, favorisant ainsi leur réussite scolaire et leur bien-être personnel.

Pour savoir plus sur le CSF, visitez notre site internet.

Description Du Poste

• Affichage (poste): #26-27/PABC.001
• Type de poste: Temporaire
• Répartition: 12 mois
• Taux horaire: 29.43$/heure, selon l’échelle de la convention collective
• Date de début du contrat: Dès que possible
• Date de fin du contrat: Retour indéterminé
• Date de début d’affichage: 01/10/2026
• Date de fin d’affichage: 07/10/2026

Sous la responsabilité de la Direction des ressources humaines, le·la préposé·e à l'accueil du bureau central du CSF assume des fonctions de réception et fournit un soutien administratif varié pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

• Accueillir et diriger les visiteurs, les fournisseurs et les prestataires externes selon les procédures de sécurité en vigueur (ex : faire remplir le registre d’entrée et de sortie ; remettre les documents nécessaires tels que les cartes de visiteur ou permis de parking ; etc.) ;
• Accomplir les fonctions de réceptionniste, répondre et/ou transférer les appels téléphoniques via la messagerie vocale, répondre et/ou transférer les courriels et/ou les demandes internes et externes d’ordre général aux personnes responsables, selon les instructions et procédures en vigueur ;
• Communiquer et assurer les suivis auprès de divers organismes externes et fournisseurs pour toute question reliée à ses fonctions ;
• Assurer la création, le maintien et le classement des dossiers et documents du service (ex : suivis de dossiers et/ou projets spécifiques ; etc.) et faire les entrées et les mises à jour dans diverses bases de données (ex : enregistrements des membres du CSF ; etc.) ;
• Accomplir des tâches de support administratif auprès des différents services du bureau central selon les besoins ;
• Collaborer avec les services du bureau central pour l’organisation logistique des rencontres, formations, sessions d’information etc ; et s’assurer du maintien en ordre des salles de réunion et des espaces de rangement (ex: aide à l’installation et à la préparation des salles et/ou commande des collations pour les pauses etc.) ;
• Assurer la veille régulière des équipements bureautiques d’affranchissement et d’impression, ainsi que le rangement du local et accompagner les demandes du personnel sur leur utilisation ;
• Collaborer avec le service des Opérations ou les fournisseurs en cas de dysfonctionnement ou de besoin de remplacement, et assurer la planification des maintenances et réparations éventuelles, ainsi que les commandes de matériel nécessaire ;
• Recevoir, classer et distribuer ou expédier le courrier, les colis et les télécopies pour les différentes écoles et les services du bureau central ;
• Effectuer les achats et l’approvisionnement et assurer leur inventaire (ex : consommables des équipements bureautiques, du café, de l’épicerie et de produits de cuisine divers ; etc.) ;
• Assurer l’inventaire, la distribution et les retours des clés et fobs du personnel auprès du service des Opérations ;
• Assurer la mise au recyclage des batteries et consommables d’équipements bureautiques usagés selon les règles de sécurité en vigueur ;
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Note

Cet emploi requière une présence au bureau central cinq (5) jours par semaine.

Qualifications

• Être titulaire d’un diplôme d'étude secondaire ou l'équivalent ;
• Un minimum d’un (1) à trois (3) mois d'expérience antérieure dans le domaine ;
• Capacité à travailler au quotidien en assurant la confidentialité ;
• Maîtriser les logiciels de bureautique et de bases de données ;
• Offrir un service à la clientèle de qualité en faisant preuve d’entregent, de serviabilité et de diplomatie ;
• Être minutieux et rigoureux dans l'accomplissement de son travail ;Bonne habileté à organiser son travail et à gérer ses priorités efficacement dans un environnement sujet à des interruptions fréquentes ;
• Bonne maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit).

Informations complémentaires

Nous vous encourageons à soumettre votre candidature en ligne en français.

Nous tenons à remercier tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt pour ce poste. Veuillez note que seules les personnes convoquées en entrevue seront contactée.

Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique.