Patient Concierge/Administrative Assistant

Dr. James Lee Plastic Surgery; Laval; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

A dynamic plastic surgery clinic in Laval seeks a highly organized and proactive Patient Concierge and Administrative Assistant. You will be the first point of contact for patients, providing essential administrative support while ensuring a welcoming environment. The role requires excellent communication skills, attention to detail, and the ability to manage multiple tasks in a busy setting. If you are ready to bring structure and warmth to a surgical practice, we would love to meet you!

Benefits

Paid Time Off

On-site Parking

Qualifications

• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle.
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois dans un environnement actif.
• Bilingue en anglais et en français (oral et écrit).

Responsibilities

• Accueil professionnel des patients et organisation des rendez-vous.
• Préparer les dossiers chirurgicaux et la documentation des patients.
• Maintenir des dossiers numériques organisés et assister aux tâches quotidiennes.

Skills

Communication

Customer Service

Organization

Attention to Detail

Bilingual (English and French)

Tools

Medesync

Job description

ENGLISH MESSAGE WILL FOLLOW

La clinique de chirurgie plastique du Dr James Lee est à la recherche d'un(e) concierge des patients et adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour se joindre à notre équipe chirurgicale et esthétique. Vous serez le premier point de contact pour nos patients - en personne et par téléphone - tout en apportant un soutien administratif global aux activités quotidiennes de la clinique. Ce poste est idéal pour une personne chaleureuse, appréciant autant le contact humain qu'un environnement de travail structuré. Nous recherchons une personne organisée, attentive aux détails et motivée à jouer un rôle essentiel au sein d'une équipe dynamique.

À propos du poste

Vous travaillerez en collaboration avec notre coordonnatrice aux soins des patients, l'équipe infirmière et le Dr Lee lui-même. Votre rôle comprend à la fois l'accueil des patients à la réception et diverses responsabilités administratives liées à la clinique.

Responsabilités principales

Accueil & réception (Concierge Patient)

• Assurer un accueil professionnel des patients et organiser leur rendez-vous de suivi avant leur départ.
• Répondre aux appels téléphoniques, courriels et messages textes; gérer les demandes de rendez-vous ou d'information, et transférer les demandes liées aux consultations ou chirurgies à notre coordonnatrice aux soins des patients.
• Coordonner l'horaire de la journée pour éviter les retards et assurer un bon déroulement des consultations et suivis.
• Maintenir un environnement accueillant, calme et organisé à la réception.

Soutien administratif (Adjoint(e) administratif(ve))

• Préparer les dossiers chirurgicaux, la documentation des patients (dossier opératoire, consentements, résultats laboratoire, ECG et prescriptions), les instructions préopératoires et postopératoires ainsi que les fichiers numériques.
• Faire les suivis auprès des patients afin d'obtenir les formulaires et résultats requis à temps pour leur intervention.
• Organiser et mettre à jour le programme chirurgical pour la salle d'opération, l'anesthésiste et l'équipe infirmière.
• Télécharger les photos des patients de façon sécuritaire et gérer l'information sensible avec discrétion.
• Faciliter la préparation, la signature et l'envoi par fax des ordonnances à la pharmacie désignée de chaque patient avant l'intervention chirurgicale.
• Maintenir des dossiers numériques organisés et assister les tâches quotidiennes de la clinique.

Profil recherché

• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle.
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois dans un environnement actif.
• Très organisé(e) et attentif(ve) aux détails.
• Professionnel(le) et axé(e) sur le bien-être des patients.
• Forte compétences informatiques, à l'aise avec les produits iOS/les logiciels basés sur Apple, Medesync (ou les DME) et la gestion de documents médicaux.
• Bilingue en anglais et en français (oral et écrit).

Informations pratiques

• Horaire : Temps plein, du lundi au vendredi.
• Salaire : Selon l'expérience.
• Avantages : Congés payés, stationnement sur place.

Si vous êtes prêt(e) à apporter structure, chaleur et fiabilité à une pratique chirurgicale dynamique, nous serions ravis de vous rencontrer!