OFFICE MANAGER H/F

Vakom; Vernon; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Un centre ophtalmologique dynamique et en plein développement à Vernon est à la recherche d'un assistant de direction engagé. Dans ce rôle, vous serez le pilier administratif, garantissant le bon fonctionnement du secrétariat tout en soutenant la direction dans la gestion financière. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement stimulant, où votre sens du service client et vos compétences organisationnelles seront essentiels. Si vous êtes passionné par l'assistance administrative et que vous souhaitez contribuer à un centre en pleine croissance, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Excellentes capacités d'organisation et de gestion.
• Maîtrise de l'anglais et des outils bureautiques.

Responsibilities

• Assister la Direction sur les aspects administratifs et financiers.
• Gérer les plannings et encadrer l'équipe du secrétariat.
• Assurer le suivi et la coordination financière.

Skills

Organisation

Gestion administrative

Service client

Communication

Pragmatisme

Capacités relationnelles

Education

Connaissances en gestion

Connaissances en administration

Connaissances en communication

Maîtrise de l'anglais

Maîtrise du pack office

Job description

Contexte du recrutement et définition de poste

Notre client, Le Centre Ophtalmologique de l’Eure, est un centre en plein développement situé en plein cœur de la jolie ville de Vernon. Il est spécialisé en ophtalmologie générale et en chirurgie. Dans le cadre de la forte progression de son activité, le centre se structure et crée un poste de :

Rattaché(e) directement à la Direction du Centre, votre mission principale sera de seconder la Direction sur les aspects administratifs et financiers et garantir le bon fonctionnement du pôle «Accueil & Secrétariat». A ce titre, vos principales activités seront de:

1. Assurer l’Assistanat de Direction:
   1. Gérer les plannings: anticiper les présences / absences des médecins titulaires et des remplaçants, faire les plannings et les donner le plus en amont possible aux 4 personnes qui travaillent au secrétariat.
   2. Encadrer l’équipe du secrétariat en lien avec la gestion des priorités.
   3. Assurer le remplacement de secrétaire absente.
   4. Gérer les urgences et alerter si nécessaire.
   5. Gérer les services généraux (sécurité locaux, propreté, commandes de matériel, suivi des travaux internes …) + s’assurer de la qualité de l’accueil.
   6. Gérer la communication sur les réseaux sociaux: posts, photos, vidéos afin de donner une belle image du centre et d’augmenter sa visibilité et son attractivité.
   7. Aider à la préparation des réunions et de divers évènements internes.
   8. Participer à l’amélioration continue: gestion des couacs, propositions d’actions.
   9. Gérer des projets divers: mise en place de logiciels, amélioration continue.
2. Assurer l’Accueil et la Gestion Administrative si besoin :
   1. Gestion des demandes entrantes: téléphone (prise de RDV, demandes diverses des clients auxquelles il faut répondre…) et mails.
   2. Accueil client: sourire, sens du service et sens du résultat.
   3. Gestion des entrées et des sorties (sur le plan administratif).
   4. Réaliser la facturation.
   5. Aide éventuelle des médecins: faire les premières mesures pour les médecins.
3. Assurer le suivi et la coordination financière:
   1. Réalisation de la comptabilité.
   2. Suivi des règlements et de la trésorerie (paiement, remboursement, rapprochement bancaire…).
   3. Gestion des impayés (relances éventuelles).
   4. Assurer le reporting d’activité: vision globale, proposition d’indicateurs de suivi de la performance, analyse de données.
   5. Mise en place et ou suivi des budgets et des tableaux de bord.
   6. Appui à la gestion opérationnelle quotidienne: relation avec les partenaires extérieurs (cabinet comptable…).

Profil recherché

Vous disposez de fortes appétences pour l’organisation, l’assistanat et la gestion et vous avez envie de rejoindre un centre et une équipe dynamique et en plein développement.

Vous êtes doté(e) d’un fort sens du service client, vous êtes organisé(e), pragmatique, orienté(e) résultats et solutions et vous disposez d’excellentes capacités relationnelles.

Prise de hauteur et de recul, vous savez et appréciez de naviguer dans un environnement d’une structure alliant polyvalence, souplesse et adaptabilité.

De bonnes connaissances générales en gestion, administration et communication sont indispensables.

La maîtrise de l’anglais et du pack office également.

Poste à pourvoir en CDI – Temps Plein.

Rémunération à négocier en fonction du profil.