Office & Administrative Manager

Dulcedo; Montreal; Hybrid; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Vacances illimitées payées

12 journées personnelles par année

Environnement de travail flexible

Bureaux à Montréal & Toronto

Télétravail

Freestyle Fridays

Job summary

Dulcedo, leader canadien en gestion de talents, cherche un(e) gestionnaire du bureau pour assurer le bon fonctionnement quotidien, l'accueil et le support des équipes dans nos bureaux de Montréal et Toronto. Vous coordonnerez les réunions, les déplacements et la gestion des fournitures avec professionnalisme et chaleur.

Ce poste bilingue demande au moins 1 an d'expérience administrative, une maîtrise du français et de l'anglais, et d'excellentes compétences organisationnelles.

Qualifications

• Minimum 1 an d'expérience dans un rôle administratif ou de gestion de bureau.
• Parfaite maîtrise du français et de l'anglais.
• Excellentes compétences organisationnelles et proactivité.

Responsibilities

• Planifier réunions et déplacements professionnels.
• Réception, appels, courriels et accueil des visiteurs.
• Maintenir les salles de réunion et les espaces communs propres et fonctionnels.
• Gérer les inventaires et les dépenses liées aux événements.
• Préparer l'arrivée des nouveaux employés et fournir le matériel nécessaire.
• Travailler dans un environnement bilingue et collaborer avec les équipes.
• Être le premier point de contact et représenter Dulcedo avec professionnalisme.

Skills

Bilingue FR/EN

Organisation

Gestion du temps

Communication

Tools

Google Workspace

Job description

Ce qui distingue Dulcedo, c’est que pour nous, la gestion de talents n’est pas une question de chiffres, mais de stratégie, de structure et de vision à long terme. Nous sommes une agence de gestion de talents full service, spécialisée en représentation de créateurs, influenceurs, athlètes, mannequins et talents du divertissement.

Notre mission : bâtir de vraies marques autour de nos talents, soutenir leur croissance durable et offrir un service haut de gamme aux marques qui collaborent avec eux. Nous croyons en des processus solides, une approche structurée du recrutement et une croissance réfléchie, bien au-delà des victoires à court terme.

Aujourd’hui, Dulcedo est le plus grand groupe multidisciplinaire de gestion de talents au Canada et un leader en Amérique du Nord. Nous gérons les carrières internationales de plus de 500 mannequins, de centaines d’athlètes olympiques et professionnels, ainsi que de créateurs de contenu, influenceurs et streamers de premier plan. Avec des bureaux à Montréal et Toronto, et un réseau international, Dulcedo est devenue une référence incontournable dans l’industrie du divertissement et de la création.

Au sein des valeurs et du processus de recrutement de Dulcedo se trouve un engagement fort en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion. Notre personnel actuel reflète la diversité des origines ethniques, des races, des identités de genre, des orientations sexuelles, des capacités et des expériences vécues. Notre mission permanente consiste à recruter, soutenir et développer les talents de manière à garantir l'égalité des chances à tous les candidats.

Mais avant tout, Dulcedo est une communauté. Une équipe de personnes ambitieuses, bienveillantes et engagées, qui travaillent fort sans jamais se prendre trop au sérieux. Certifiés Great Place to Work deux années consécutives, nous plaçons la culture, le plaisir et le sens au cœur de notre environnement de travail.

Ce que le poste implique

En tant que Gestionnaire du bureau chez Dulcedo, tu joueras un rôle essentiel dans le bon déroulement des activités quotidiennes. Tes responsabilités incluront des tâches administratives telles que la planification de réunions et de déplacements, la gestion des fournitures de bureau, ainsi que la coordination avec les fournisseurs afin de maintenir un environnement de travail efficace. Premier point de contact pour les visiteurs et les membres de l’équipe, tu représenteras l’entreprise avec professionnalisme et chaleur, créant une impression positive pour nos clients, partenaires et employés.

Ce que tu feras au quotidien:

• Ouvrir et fermer notre magnifique bureau dans le Vieux-Port du lundi au jeudi (9h00 à 17h00) et les vendredis (9h00 à 14h00).
• Gérer la réception : répondre aux appels, aux courriels, accueillir le personnel et les visiteurs, et traiter les livraisons avec le sourire.
• S’assurer que les salles de réunion et les espaces communs (cuisine, etc.) sont propres, prêts et accueillants.
• Suivre et gérer plusieurs inventaires (fournitures, collations, matériel) et surveiller les dépenses liées aux événements. Organiser et maintenir l’unité d’entreposage.
• Planifier et réserver les déplacements (vols, hôtels, voitures) pour nos talents, clients et membres de l’équipe interne, au besoin.
• Chercher des goodies fun à ajouter aux boîtes cadeaux de fin d’année pour l’équipe.
• Coordonner les besoins techniques et logistiques pour l’arrivée de nouveaux employés (ordinateurs portables, outils, etc.) afin qu’ils se sentent bien accueillis dès le premier jour.
• Minimum 1 an d’expérience dans un rôle administratif ou de gestion de bureau.
• Résider à Montréal et être enthousiaste à l’idée de venir au bureau chaque jour.
• Parfaitement bilingue en français et en anglais, requis pour ce poste bilingue. Ce rôle a à faire avec des employés et clients à l'extérieur du Québec où l'anglais est nécessaire.
• Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et esprit proactif.
• Envie de t’investir à long terme — tu cherches un endroit où vous épanouir, pas une simple étape.
• Attitude positive et orientée vers les solutions : tu es dans l’action et t’aimes faire avancer les choses.
• Très bonnes capacités de communication : vos courriels sont clairs, votre ton est professionnel et chaleureux.
• Maîtrise de Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Calendar).
• Fiabilité, souci du détail, et enthousiasme à l’idée de soutenir ton équipe.
• Chez Dulcedo, on cherche plus qu’un CV : on cherche une énergie.
• Tu te démarques par ton initiative, ta curiosité et ton envie de faire bouger les choses.
• Ton attitude positive, ton esprit d’équipe et ta façon d’élever les autres autour de toi sont contagieux.
• Tu adores les nouveaux défis, tu gardes ton calme sous pression et tu t’épanouis dans un environnement dynamique et stimulant.
• Tu es un·e vrai·e self-starter : passionné·e, persévérant·e et orienté·e vers l’action, toujours motivé·e par des projets, des objectifs et des occasions de te dépasser
• En gros : tu es une personne remplie de drive, créative et structurée, qui sait équilibrer rigueur, plaisir et performance, trois piliers de notre culture chez Dulcedo.

La vie chez Dulcedo !

• Vacances illimitées payées : Oui, oui, vraiment. Profite d’un vrai équilibre travail–vie perso avec la liberté de prendre le temps dont tu as besoin, quand tu en as besoin!
• 12 journées personnelles par année : Une journée off chaque mois pour te reposer, te ressourcer ou simplement souffler.
• Environnement de travail flexible : Présence minimale au bureau pour ceux qui vivent près d’un de nos hubs, ce qui te permet d’adapter ton horaire facilement.
• Bureaux à Montréal & Toronto : Snacks, ambiance incroyable et espaces pet-friendly. Que demander de plus?
• Télétravail : Parfait pour les voyageurs, expats ou digital nomads qui veulent faire évoluer leur carrière sans rester au même endroit.
• Freestyle Fridays : On termine à 14h ET tous les vendredis. Des longues fins de semaine... toutes les semaines.
• Assurances complètes : Couverture dentaire, visuelle et médicale pour toi et tes proches.
• Croissance professionnelle : De vraies opportunités d’avancement interne dans une entreprise en pleine croissance où « sky’s the limit » n’est pas juste une expression.
• Le meilleur des deux mondes : L’énergie d’une startup avec plus de 15 ans d’expérience et la stabilité d’une organisation bien établie.

NB: Une maîtrise intermédiaire te l'anglais est requise afin de pouvoir communiquer avec des employés, collègues et talent internationaux.

En tant qu'employeur garantissant l'égalité des chances, nous nous engageons à faire en sorte que chacun se sente inclus, soutenu et valorisé. Si tu as besoin d'aménagements particuliers pendant le processus de candidature, écris-nous à [e-mail] et nous adapterons le processus à tes besoins.