Office & Administrative Manager

Dulcedo Management; Montreal; Hybrid; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Unlimited Paid Vacation

12 Personal Days Per Year

Flexible Work Environment

Montreal & Toronto Offices

Remote Work Opportunities

Freestyle Fridays

Comprehensive Benefits

Career Growth

The Best of Both Worlds

Job summary

Dulcedo Management à Montréal recherche un(e) gestionnaire du bureau pour assurer le bon fonctionnement quotidien, l’accueil et la coordination des services administratifs au sein de notre équipe dynamique.

Vous planifierez les réunions et déplacements, gérerez les fournitures, garantirez un espace de travail efficace et soutiendrez les talents et les équipes sur place et à distance.

Qualifications

• Minimum 1 an d’expérience dans un rôle administratif ou de gestion de bureau.
• Résider à Montréal et être enthousiaste à l’idée de venir au bureau chaque jour.
• Parfaitement bilingue en français et en anglais, requis pour ce poste bilingue.
• Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et esprit proactif.
• Envie de t’investir à long terme — tu cherches un endroit où t’épanouir, pas une simple étape.
• Attitude positive et orientée vers les solutions : tu es dans l’action et t’aimes faire avancer les choses.
• Très bonnes capacités de communication : courriels clairs, ton professionnel et chaleureux.
• Maîtrise de Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Calendar).
• Fiabilité, souci du détail, et enthousiasme à l’idée de soutenir ton équipe.

Responsibilities

• Ouvrir et fermer notre bureau dans le Vieux-Port du lundi au jeudi (9h00 à 17h00) et les vendredis (9h00 à 14h00).
• Gérer la réception : répondre aux appels, courriels, accueillir le personnel et les visiteurs, et traiter les livraisons.
• S’assurer que les salles de réunion et les espaces communs (cuisine, etc.) sont propres, prêts et accueillants.
• Suivre et gérer plusieurs inventaires (fournitures, collations, matériel) et surveiller les dépenses liées aux événements. Organiser et maintenir l’unité d’entreposage.
• Planifier et réserver les déplacements (vols, hôtels, voitures) pour nos talents, clients et membres de l’équipe interne, au besoin.
• Chercher des goodies fun à ajouter aux boîtes cadeaux de fin d’année pour l’équipe.
• Coordonner les besoins techniques et logistiques pour l’arrivée de nouveaux employés (ordinateurs portables, outils, etc.) afin qu’ils se sentent bien accueillis dès le premier jour.

Skills

Bilingue FR/EN

Organisation

Gestion du temps

Proactivité

Communication

Google Workspace

Tools

Google Workspace

Job description

**English version will follow

Nous sommes Dulcedo

Ce qui distingue Dulcedo, c’est que pour nous, la gestion de talents n’est pas une question de chiffres, mais de stratégie, de structure et de vision à long terme. Nous sommes une agence de gestion de talents full service, spécialisée en représentation de créateurs, influenceurs, athlètes, mannequins et talents du divertissement.

Notre mission : bâtir de vraies marques autour de nos talents, soutenir leur croissance durable et offrir un service haut de gamme aux marques qui collaborent avec eux. Nous croyons en des processus solides, une approche structurée du recrutement et une croissance réfléchie, bien au-delà des victoires à court terme.

Aujourd’hui, Dulcedo est le plus grand groupe multidisciplinaire de gestion de talents au Canada et un leader en Amérique du Nord. Nous gérons les carrières internationales de plus de 500 mannequins, de centaines d’athlètes olympiques et professionnels, ainsi que de créateurs de contenu, influenceurs et streamers de premier plan. Avec des bureaux à Montréal et Toronto, et un réseau international, Dulcedo est devenue une référence incontournable dans l’industrie du divertissement et de la création.

Au sein des valeurs et du processus de recrutement de Dulcedo se trouve un engagement fort en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion. Notre personnel actuel reflète la diversité des origines ethniques, des races, des identités de genre, des orientations sexuelles, des capacités et des expériences vécues. Notre mission permanente consiste à recruter, soutenir et développer les talents de manière à garantir l'égalité des chances à tous les candidats.

Mais avant tout, Dulcedo est une communauté. Une équipe de personnes ambitieuses, bienveillantes et engagées, qui travaillent fort sans jamais se prendre trop au sérieux. Certifiés Great Place to Work deux années consécutives, nous plaçons la culture, le plaisir et le sens au cœur de notre environnement de travail.

Ce que le poste implique

En tant que Gestionnaire du bureau chez Dulcedo, tu joueras un rôle essentiel dans le bon déroulement des activités quotidiennes. Tes responsabilités incluront des tâches administratives telles que la planification de réunions et de déplacements, la gestion des fournitures de bureau, ainsi que la coordination avec les fournisseurs afin de maintenir un environnement de travail efficace. Premier point de contact pour les visiteurs et les membres de l’équipe, tu représenteras l’entreprise avec professionnalisme et chaleur, créant une impression positive pour nos clients, partenaires et employés.

Ce que tu feras au quotidien:

• Ouvrir et fermer notre magnifique bureau dans le Vieux-Port du lundi au jeudi (9h00 à 17h00) et les vendredis (9h00 à 14h00).
• Gérer la réception : répondre aux appels, aux courriels, accueillir le personnel et les visiteurs, et traiter les livraisons avec le sourire.
• S’assurer que les salles de réunion et les espaces communs (cuisine, etc.) sont propres, prêts et accueillants.
• Suivre et gérer plusieurs inventaires (fournitures, collations, matériel) et surveiller les dépenses liées aux événements. Organiser et maintenir l’unité d’entreposage.
• Planifier et réserver les déplacements (vols, hôtels, voitures) pour nos talents, clients et membres de l’équipe interne, au besoin.
• Chercher des goodies fun à ajouter aux boîtes cadeaux de fin d’année pour l’équipe.
• Coordonner les besoins techniques et logistiques pour l’arrivée de nouveaux employés (ordinateurs portables, outils, etc.) afin qu’ils se sentent bien accueillis dès le premier jour.

Ce que tu apportes:

• Minimum 1 an d’expérience dans un rôle administratif ou de gestion de bureau.
• Résider à Montréal et être enthousiaste à l’idée de venir au bureau chaque jour.
• Parfaitement bilingue en français et en anglais, requis pour ce poste bilingue. Ce rôle a à faire avec des employés et clients à l'extérieur du Québec où l'anglais est nécessaire.
• Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et esprit proactif.
• Envie de t’investir à long terme — tu cherches un endroit où vous épanouir, pas une simple étape.
• Attitude positive et orientée vers les solutions : tu es dans l’action et t’aimes faire avancer les choses.
• Très bonnes capacités de communication : vos courriels sont clairs, votre ton est professionnel et chaleureux.
• Maîtrise de Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Calendar).
• Fiabilité, souci du détail, et enthousiasme à l’idée de soutenir ton équipe.

Soft Skills & ADN Dulcedo

• Chez Dulcedo, on cherche plus qu’un CV : on cherche une énergie.
• Tu te démarques par ton initiative, ta curiosité et ton envie de faire bouger les choses.
• Ton attitude positive, ton esprit d’équipe et ta façon d’élever les autres autour de toi sont contagieux.
• Tu adores les nouveaux défis, tu gardes ton calme sous pression et tu t’épanouis dans un environnement dynamique et stimulant.
• Tu es un·e vrai·e self-starter : passionné·e, persévérant·e et orienté·e vers l’action, toujours motivé·e par des projets, des objectifs et des occasions de te dépasser
• En gros : tu es une personne remplie de drive, créative et structurée, qui sait équilibrer rigueur, plaisir et performance, trois piliers de notre culture chez Dulcedo.

La vie chez Dulcedo !

• Unlimited Paid Vacation: Yes, really! Enjoy a healthy work-life balance with the freedom to take the time you need, when you need it.

• 12 Personal Days Per Year: One day off every month to rest, recharge, or simply take a breather.

• Flexible Work Environment: Minimal in-office requirements for eligible employees living near one of our hubs, giving you flexibility in your schedule.

• Montreal & Toronto Offices: Snacks, an amazing atmosphere, and pet-friendly spaces. What more could you ask for?

• Remote Work Opportunities: Ideal for travelers, expats, and digital nomads looking to grow their careers from wherever life takes them.

• Freestyle Fridays: We wrap up at 2:00 PM ET every Friday. Longer weekends, every single week!

• Comprehensive Benefits: Dental, vision, and medical coverage for you and your loved ones.

• Career Growth: Real opportunities for internal advancement in a fast-growing company where the sky truly is the limit.

• The Best of Both Worlds: The energy of a startup combined with over 15 years of experience and the stability of an established organization.

Please note:

Advanced French proficiency and intermediate English proficiency are required for this role to ensure effective communication with our French-speaking and international employees, colleagues, and talent.

As an equal opportunity employer, we are committed to ensuring everyone feels included, supported, and valued. If you require accommodations during the application process, please contact us at [e-mail], and we will gladly adapt the process to your needs.