HRIS & Compliance Specialist / Spécialiste SIRH et Conformité

Toronto French School; Toronto; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

The Toronto French School is seeking a full-time HRIS and Compliance Specialist to manage employee data and HR systems. This role involves maintaining databases, drafting contracts, and liaising with payroll departments while adhering to the school's values of integrity and respect. Join a dynamic team making a positive impact in HR practices.

Benefits

Competitive compensation

Group insurance package

Generous vacation policy

Professional development opportunities

Stimulating working environment

Qualifications

• Experience as an HRIS administrator or similar role is essential.
• Proficiency in both French and English is required.
• Hands-on experience with HR databases and software is expected.

Responsibilities

• Manage employee data throughout the employment lifecycle.
• Update HRIS systems for relevant changes (salaries, terminations).
• Communicate with HRIS partners and train users.

Skills

Analytical skills

Reporting skills

Interpersonal skills

Customer service orientation

Flexibility

Education

Bachelor's degree in Human Resources or related field

Tools

HR databases and software

Google Drive

Job description

Position Type: Permanent
Employment Type: Full-time
Location: Toronto Campus – 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7
Department: Human Resources
Start Date: August 2025

The Position:

As a member of the Human Resources team and reporting to the Executive Director, People and Culture, the HRIS and compliance Specialist is responsible for a variety of reporting tasks and data processing related to the employment cycle of all staff. This role manages internal databases and serves as a point of contact for HR-related inquiries from employees and external partners.

The HRISand compliance Specialist will maintain internal databases, ensure accurate digital employee records, train users on HR systems, and oversee the efficient operation of our HR software. The specialist will also act as the key liaison between the HR and payroll departments.

Key Responsibilities:

• Manage and supervise employee data throughout the employment lifecycle (leaves, benefits, professional development, police checks, onboarding and offboarding, etc.)

• Update the HRIS system for changes such as salary adjustments, terminations, new hires, or other contract-related events

• Draft employment contracts

• Follow up on onboarding and offboarding tasks related to health benefits and pension plans

• Maintain up-to-date onboarding and offboarding processes

• Coordinate professional development and language classes (recording certificates, tracking, scheduling, etc.)

• Liaise with payroll and benefits teams to ensure updates are reflected accurately for each pay period

• Generate regular and ad hoc reports from internal databases (professional development, unions, payroll, HR)

• Communicate with HRIS partners and train system users on functionalities and updates

• Collaborate with the events team and campus principals to plan the new employee orientation week in August and the all-staff welcome day

• Respond to various employee inquiries related to HR

• Coordinate daily activities with the broader HR team

Please note: TFS reserves the right to modify or assign additional duties at its sole discretion.

The Ideal Candidate:

We are seeking candidates who demonstrate our core values of integrity, discernment, respect, and commitment. The ideal profile includes:

• A bachelor’s degree in Human Resources or a related field

• Professional experience as an HRIS administrator or in a similar role
  Hands-on experience with HR databases and software (we use Payworks)

• Strong analytical and reporting skills

• Basic knowledge of employment legislation

• Proficiency in Google Drive, Docs, and other interactive online tools

• Excellent written and verbal communication skills in both French and English, or a strong willingness to improve in one of the two languages

• Strong interpersonal skills, customer service orientation, and a collaborative approach

• Flexibility, adaptability, and a positive attitude toward change

What we offer

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of:

• A competitive compensation

• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP from the first day of employment

• Generous vacation policy and additional paid time off

• A stimulating working environment

• Multiple professional development opportunities

• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible. Please use the candidate portal through the link provided.

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Poste : Permanent

Type de poste : Temps plein

Adresse : Campus de Toronto - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branche : Ressources humaines

Date de début : Août 2025

La position:

Membre de l'équipe des ressources humaines et reportant au directeur exécutif, Personnes et culture, le ou la Spécialiste SIRH et Conformité est responsable d'effectuer diverses tâches de rapports, de traitement de données liées au cycle d'emploi de tous les employés, de gérer nos bases de données internes, et agissant en tant que point de contact pour les questions liées aux ressources humaines des employés et des partenaires externes.

Les responsabilités du ou de la Spécialiste SIRH et Conformité comprennent la gestion de nos bases de données internes, la tenue des dossiers des employés au format numérique, la formation des utilisateurs sur la façon d'utiliser nos systèmes RH et la responsabilité du fonctionnement correct et efficace de notre logiciel RH, ma is aussi la personne sera le point de contact entre les RH et le département de la paie.

Responsabilités principales:

• Traiter/Superviser les données des employés tout au long du cycle (congés, avantages sociaux, développement professionnel, contrôles de police, intégration et départ, etc.)

• Maintenir les données dans le SIRH en cas de changement de salaire, de licenciement, de nouvelle embauche ou autre événement de la vie du contrat.

• Rédaction des contrats de travail.

• Assurer le suivi des intégrations et sorties pour la complémentaire santé et la partie retraite.

• Maintenir les processus Onboarding et Offboarding à jour.

• Formation professionnelle et organisation des classes de langues (enregistrement des certificats, suivi, planification, etc.)

• Assurer la liaison avec l'équipe de la paie et des avantages sociaux pour s'assurer que tous les changements sont à jour pour chaque période de paie.

• Exportez des rapports réguliers et ponctuels à partir de nos bases de données internes (développement professionnel, syndicats, paie, ressources humaines).

• Assurer la liaison avec les partenaires SIRH et former les utilisateurs du système sur les fonctionnalités et les nouvelles fonctionnalités.

• Collaborer avec l'équipe des événements et les directeurs de succursale pour planifier la semaine d'orientation des nouveaux employés en août et la journée de bienvenue pour tous les employés.

• Répondre au personnel sur de nombreuses demandes différentes liées aux ressources humaines.

• Coordination des activités quotidiennes en lien avec l'équipe RH.
  
  

L'école peut, de temps à autre, modifier ces tâches et/ou attribuer des tâches et responsabilités supplémentaires à sa seule discrétion.

La personne que nous cherchons:

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement.Le profil idéal est le suivant :

• Baccalauréat en ressources humaines ou équivalent.

• Expérience professionnelle en tant qu'administrateur SIRH ou rôle similaire.

• Expérience pratique avec les bases de données et les logiciels RH (nous utilisons Payworks)

• Excellentes compétences en matière d'analyse et d'établissement de rapports.

• Connaissance de base de la législation du travail.

• Capacité à travailler dans Google Drive, Docs et avec d'autres formats interactifs en ligne.

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais écrits et oraux ou l’envie de progresser dans une des deux langues.

• Bonnes qualités interpersonnelles, sens du service et approche collaborative.

• Capacité d’adaptation, flexibilité et attitude positive face au changement.

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives. Nous offrons:

• Une rémunération compétitive

• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO dès le premier jour d'emploi

• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires

• Un environnement de travail stimulant

• De multiples possibilités de développement professionnel

• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de toute autre personne possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des accommodements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.