Gifts Processing Coordinator

Médecins Sans Frontières (MSF) / Doctors Without Borders Canada; Toronto; Hybrid; CAD 58,000 - 71,000; Full time

Benefits offered by this job

Health Spending Account

Lifestyle Spending Account

Group insurance

4 weeks vacation/year

Annual professional development budget

Job summary

MSF Canada is seeking a Gifts Processing Coordinator to ensure accurate and timely processing of donations across fundraising programs, uphold donor data integrity and support decisive fundraising operations.

Reporting to the Gifts Processing Unit Manager, you will manage gift receipts (English and French), maintain records in Raiser's Edge and SharePoint, and collaborate with Fundraising, Finance and Planning teams to enable timely donor stewardship.

Qualifications

• Experience in records management, fundraising or office administration.
• Strong computer literacy across word processing, spreadsheets and databases.
• Experience with Raiser's Edge or Salesforce or equivalent database.
• Strong interpersonal, written and oral communication skills.
• Proven administrative skills with keen attention to detail and ability to manage multiple projects.
• Organizational and time management skills with ability to prioritize multiple workloads.

Responsibilities

• Process donations from receipt to tax receipt issuance and file records in SharePoint and Raiser's Edge.
• Ensure donor data is accurate and up-to-date by monitoring data entry and updating profiles.
• Create and document processes, and train philanthropy colleagues.

Skills

Donor data management

Attention to detail

Communication skills

Tools

Raiser's Edge

Salesforce

Excel

SharePoint

Job description

Job Title

Gifts processing coordinator

Impact Statement

The Fundraising Department plays a critical role in securing the resources necessary for MSF Canada to deliver humanitarian medical assistance to people affected by conflict, epidemics, disasters, and exclusion from healthcare.

The Gifts Processing Coordinator supports the Fundraising Department by ensuring the accurate and timely processing of donations across multiple fundraising programs. Reporting to the Gifts Processing Unit Manager, the Coordinator contributes to an exceptional donor experience through efficient gift administration, maintains the integrity of fundraising data, and strengthens operational processes through collaboration with colleagues across the Fundraising, Finance, and Administration departments. Through their work, the Coordinator helps ensure that donors receive timely stewardship and that fundraising teams have reliable information to support decision-making and relationship management.

Key Responsibilities

• Manage the timely, accurate and effective administration of all philanthropy gifts from the point of physical or electronic mail to delivery of tax receipts. This includes uploading, managing, and filing records of this information to SharePoint and the Raisers Edge database.
• Ensure Philanthropy data is accurate and up to date, by monitoring data input by the Philanthropy team, updating profiles and working in collaboration with the Fundraising systems - Data and Analysis unit.
• Create and document processes, update existing process documents and provide training to Philanthropy team colleagues.

Job-Specific Competencies

Gift administration; accurate and timely processing of gifts

• In-office gift mail sorting, inputting gift codes, EFT and cheque batching and bank deposits
• Generate gift receipts and gift letter of acknowledgements in English and French
• Communicate with unit coordinators to flag new gifts and donor requests, ensuring 48-hour turnaround time for responses
• Maintain a strong understanding of receipts, acknowledgements, and CRA receipting guidelines
• Manage centralized system of gift tracking and donor acknowledgements
• Manage data transfer and reconciliation of donor data into CRM database in collaboration with unit coordinators
• Manage and coordinate the various letters of acknowledgement and tax receipting for philanthropy donors.
• Assist with gift processes of Third-Party Aggregators (Benevity, CAF, Double the Donation, Canada Helps)
• Coordinate with external vendors, contacts and internal team members regarding Philanthropy donors and gift data

Knowledge of database maintenance; Update, edit and validate donor data

• Responsible for data hygiene in Raisers Edge (RE) and constituent entries and profiles are up to date
• Ensure correct gift coding in Raiser’s Edge
• Perform database queries, summarize database findings, and present actionable database insights
• Manage and monitor excel documents for gift tracking
• General knowledge of tax rules and compliance related to receipting in Canada
• Train new Philanthropy colleagues on the RE gift entry processes, acknowledgement process and receipting process relevant to their role
• Stay up to date and maintain ReceipterPro - updating processes as the changes happen
• Stay up to date with RE updates and changes – updating processes as the changes happen

Administration; Knowledge of administration activities; ability to carry out administration tasks effectively and efficiently support team

• Monitor incoming donations
• Create and regularly update relevant process documentation
• Organize and maintain Philanthropy online and physical gifts files
• Provide administrative support during events and team meetings related to gift entry in collaboration with the Gift processing Unit Manager.
• Organize and schedule meetings, take meeting minutes
• General gifts administrative support for the Philanthropy team

Knowledge and Experience

• Demonstrated professional experience in the fields of records management, legal assistance, fundraising, or office administration
• Strong computer literacy, including ability to use word processing, spreadsheet and database software, to search the internet for research purposes and to learn new Windows-based programs
• Previous experience with Raiser’s Edge, Salesforce or equivalent database
• Strong interpersonal, written and oral communications skills
• Proven administrative skills including keen attention to detail with ability to track multiple projects at one time
• Organizational and time management skills with a proven ability to prioritize and balance diverse workloads

Education, Certifications, and Languages

• Fluency in spoken and written English
• Proficiency in French is an asset

Working Conditions

• Work is generally carried out during the day, Monday to Friday (9:00 a.m. to 5:00 p.m. Eastern Time)
• Flexible work hours and hybrid work model (in office 3 days per week)
• The office environment is open concept, and workspace is shared with colleagues
• Workstations consist of sit/stand desks, anti-fatigue floor mat, swivel chair, laptop with dock and double monitor
• Work requires long hours in front of a computer/laptop screen
• Interaction with clients/donors and the public at large
• Availability during periods of high gift volume (I.e., end of year and tax season) is highly emphasized

Job Information

Position Level: Individual contributor

Department: Fundraising / Fundraising Systems Unit

Position Status: Temporary

Activity Rate: 100 % (37.5 hours per week)

Location: Toronto

Salary Grade: Level13on the MSF Canada Salary Grid, $64,251.00 per year (non-negotiable)

Status: Must be legally authorized to work in Canada; MSF Canada is not in the position to support a work permit process for any applicant outside of Canada.

Benefits: Health Spending Account, Lifestyle Spending Account, group insurance (Life, Dependent Life, AD&D), Peace of Mind plan (i.e. prescription drugs, accidental dental, hospital care, etc.), 5% RRSP contributions (no matching required), starting 4 weeks’ Vacation/year, flexible work hours, annual professional development budget, Employee and Family Assistance Program (EFAP), internal psycho-social resources, and a positive and innovative office culture grounded in our core values of humanity, integrity and results.

Titre du poste

Coordonnateur ou coordonnatrice du traitement des dons

Impact du poste

Le département de la collecte de fonds joue un rôle essentiel dans l'obtention des ressources nécessaires à MSF Canada pour fournir une assistance médicale humanitaire à des personnes touchées par un conflit, une épidémie ou une catastrophe naturelle, ou qui sont privées de soins de santé.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du traitement des dons soutient le département de la collecte de fonds en assurant le traitement précis et rapide des dons pour les divers programmes de collecte de fonds. Relevant de la responsable de l'unité de traitement des dons, la personne à ce poste contribue à offrir aux donateurs et donatrices une expérience exceptionnelle grâce à une administration efficace des dons, à maintenir l'intégrité des données de collecte de fonds et à renforcer les processus opérationnels par la collaboration avec ses collègues des départements de la collecte de fonds, des finances et de l'administration. Grâce à son travail, elle offre aux donateurs et donatrices un service après-don en temps opportun et veille à ce que les équipes de collecte de fonds disposent d'informations fiables pour soutenir la prise de décision et la gestion des relations.

Principales responsabilités

• Gérer avec rapidité, précision et efficacité l'administration de tous les dons philanthropiques, depuis la réception du courrier physique ou électronique jusqu'à l'envoi des reçus fiscaux. Cela inclut le téléchargement, la gestion et le classement des documents contenant ces informations dans SharePoint et la base de données Raiser's Edge.
• S'assurer que les données liées aux dons philanthropiques sont exactes et à jour, en surveillant l'entrée des données par l'équipe de la philanthropie, en mettant à jour les profils et en travaillant en collaboration avec l'unité de stratégie des données au sein du groupe Systèmes de collecte de fonds.
• Créer et documenter les processus, mettre à jour les documents de processus existants et donner de la formation aux collègues de l'équipe de la philanthropie.

Compétences spécifiques à l'emploi

Administration des dons; traitement précis et rapide des dons

• Trier le courrier comportant des dons; faire la saisie des codes de dons, le groupage des télévirements et des chèques, ainsi que les dépôts bancaires; ces tâches s'effectuent au bureau
• Produire les reçus pour les dons, ainsi que les accusés de réception, en français et en anglais
• Communiquer avec le personnel de coordination de l'unité pour signaler les nouveaux dons et les demandes reçues de donateurs et donatrices, en veillant à ce qu'on leur réponde dans un délai de 48 heures
• Maintenir une bonne compréhension de la production des reçus et des accusés de réception, ainsi que des lignes directrices de l'ARC relativement à la production de reçus
• Gérer un système centralisé de suivi des dons et des accusés de réception
• Gérer le transfert et le rapprochement des données des donateurs et donatrices dans la base de données CRM en collaboration avec le personnel de coordination de l'unité
• Gérer et coordonner les différentes lettres (accusés de réception et reçus fiscaux) envoyées aux donateurs et donatrices philanthropiques.
• Soutenir les processus de dons des agrégateurs tiers (Benevity, CAF, Double the Donation, Canada Helps)
• Travailler en collaboration avec les fournisseurs externes, les contacts et les membres de l'équipe interne pour les dons philanthropiques et les données associées

Connaissance de la maintenance des bases de données; mettre à jour, modifier et valider les données des donateurs et donatrices

• Endosser la responsabilité de l'hygiène des données dans Raiser's Edge et veiller à ce que les entrées et profils soient à jour
• S'assurer que les codes de dons sont correctement entrés dans Raiser's Edge
• Effectuer des requêtes dans la base de données, résumer les résultats et présenter des informations exploitables
• Gérer et surveiller les documents Excel servant au suivi des dons
• Connaissance générale des règles fiscales et de la conformité liées à la délivrance des reçus au Canada
• Former les collègues de la philanthropie (nouvelles embauches) sur les processus pertinents pour le rôle : saisie des dons dans Raiser's Edge, accusés de réception et production de reçus
• Se tenir au fait des mises à jour dans ReceipterPro et en assurer la maintenance – mettre à jour les processus dès que les changements se produisent
• Se tenir au fait des mises à jour et changements dans Raiser's Edge – mettre à jour les processus dès que les changements sont apportés

Administration; connaissance des activités d'administration; capacité à effectuer des tâches administratives et à soutenir l'équipe de manière efficace et efficiente

• Surveiller les dons entrants
• Créer et mettre à jour régulièrement la documentation pertinente sur les processus
• Organiser et maintenir des fichiers numériques et physiques sur les dons philanthropiques
• Fournir un soutien administratif lors des événements et des réunions d'équipe en ce qui a trait à la saisie des dons en collaboration avec la responsable de l'unité de traitement des dons.
• Organiser et programmer des réunions, réd