Gestionnaire de réception

Lock Search Group; Montreal (administrative region); On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régime de retraite

Job summary

Lock Search Group présente une opportunité à Montréal pour un(e) Gestionnaire – Réception & Expérience patient dans une clinique privée de médecine esthétique et chirurgie faciale reconnue. Vous supervisez la réception, coordonnez les horaires et encadrez l’équipe afin d’offrir une expérience patient exceptionnelle.

Vous êtes sur le terrain, structuré, calme et orienté service; vous accueillez les patients, gérez les rendez-vous, les suivis et la facturation, et assurez la qualité des dossiers

Qualifications

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un environnement de services, idéalement en clinique privée ou milieu haut de gamme.
• Expérience en supervision, coordination ou gestion d’une équipe de réception est fortement recherchée.
• Maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion de rendez-vous/dossiers patients.

Responsibilities

• Gérer et organiser efficacement l’horaire des employés de la réception.
• Assurer une couverture adéquate de la réception selon les besoins opérationnels et les périodes de forte affluence.
• Coordonner les suivis qualité auprès des patients.
• Procéder aux évaluations des employés en collaboration avec la direction des opérations.
• Soutenir, encadrer et mobiliser l’équipe de réception afin d’assurer une qualité de service constante.
• Veiller à ce que tous les dossiers soient complets, à jour et conformes aux normes de la clinique.

Skills

Supervision d’équipe

Organisation & coordination

Service client premium

Bilingue FR/EN

Gestion des rendez-vous

Tools

Logiciels de gestion de rendez-vous

Dossiers patients informatisés

Job description

Notre client, une clinique privée de médecine esthétique et de chirurgie faciale reconnue à Montréal, souhaite accueillir un(e) Gestionnaire – Réception & Expérience patient pour superviser les opérations de sa réception et contribuer à offrir une expérience patient exceptionnelle.

Dans ce rôle très terrain, vous agirez comme personne-ressource auprès de l’équipe de réception et travaillerez étroitement avec la direction des opérations et l’équipe clinique. Vous serez responsable de l’organisation quotidienne de la réception, de la coordination des horaires, de l’encadrement de l’équipe et du maintien de standards de service élevés.

Nous recherchons avant tout une personne qui aime être présente sur le terrain : quelqu’un de structuré, calme et rassembleur, capable de gérer les priorités tout en gardant une approche chaleureuse et attentionnée avec les patients.

Responsabilités principales

Gestion de la réception et coordination

• Gérer et organiser efficacement l’horaire des employés de la réception.
• Assurer une couverture adéquate de la réception selon les besoins opérationnels et les périodes de forte affluence.
• Coordonner les suivis qualité auprès des patients.
• Procéder aux évaluations des employés en collaboration avec la direction des opérations.
• Soutenir, encadrer et mobiliser l’équipe de réception afin d’assurer une qualité de service constante.
• Veiller à ce que tous les dossiers soient complets, à jour et conformes aux normes de la clinique.
• Contribuer à la tenue rigoureuse des dossiers patients et à la mise à jour des documents administratifs de la réception.
• Collaborer étroitement avec l’équipe médicale, la direction et les autres départements afin d’assurer la fluidité des opérations quotidiennes.
• Identifier rapidement les enjeux pouvant nuire à l’expérience patient ou au fonctionnement de la réception et contribuer à la mise en place de solutions concrètes.

Relation avec les patients

• Accueillir chaque patient avec chaleur, professionnalisme et discrétion, en offrant une expérience d’accueil soignée et personnalisée.
• Répondre aux appels, courriels et demandes d’information, assurer un suivi courtois et diriger les messages aux bonnes personnes.
• Gérer la prise de rendez-vous, les confirmations, les modifications d’horaire et la coordination de l’agenda quotidien de la clinique.
• Soutenir les processus de facturation : répondre aux questions des patients, traiter les paiements et effectuer les suivis de base avec précision.
• Résoudre les préoccupations courantes des patients avec calme, écoute et une approche orientée vers les solutions.
• Veiller au bon déroulement du flux de patients et au maintien d’une expérience fluide à la réception et dans les espaces d’attente.
• Assister aux commandes et aux besoins d’inventaire de base pour la réception, incluant les fournitures, produits et essentiels.
• Maintenir les espaces d’accueil et les aires communes impeccables, ordonnés et alignés avec les standards visuels élevés de la clinique.
• Soutenir la communication entre les patients, l’équipe clinique et la direction afin d’assurer une continuité de soins et de service.

Ce que nous recherchons

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un environnement de services, idéalement en clinique privée, milieu dentaire, médico-esthétique, hôtelier haut de gamme ou autre environnement comparable.
• Une expérience en supervision, coordination ou gestion d’une équipe de réception est fortement recherchée.
• Une expérience directe en clinique est un atout, mais nous sommes également ouverts aux profils provenant d’autres environnements reconnus pour l’excellence de leur service à la clientèle.
• Une excellente maîtrise du français et une bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Une excellente maîtrise des outils informatiques et une aisance avec les logiciels de gestion de rendez-vous ou de dossiers patients.
• Une présence professionnelle, posée et soignée, adaptée à un environnement clinique haut de gamme.
• D’excellentes habiletés de communication et un sens développé du service, avec une approche empathique et discrète.
• Une organisation irréprochable, un grand souci du détail et la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.
• Autonomie, initiative et fiabilité, avec une grande capacité à travailler avec un minimum de supervision.
• Une attitude calme et orientée vers les solutions, ainsi que la capacité à maintenir un haut niveau de service même en période de forte affluence.
• Une expérience en gestion ou supervision d’une équipe de réception constitue un atout important.
• Le bilinguisme français-anglais est requis afin de communiquer efficacement avec la clientèle et l’équipe montréalaises.
• Salaire compétitif selon l’expérience
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite avec contribution del’employeur