Gestionnaire de projets budgétaires

XLR8CA XLR8 Canada; Montreal (administrative region); On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Insurance coverage 100% by Omnicom

4-day long weekends (5 per year)

Transit discount

Job summary

Omnicom Media Montréal is seeking a budget and project management leader to build strong client relationships, train the team, and present budget reports. You will monitor budget management, maintain project tools, and ensure accurate billing and timely campaign closings.

A post-secondary degree in accounting or finance and 3+ years of experience are expected. Fluency in French and English is required to work with national and international clients.

Qualifications

• Bachelor's degree or higher in accounting/finance or related field.
• 3+ years of experience in budget and/or project management.
• Experience in client management is a plus.
• Ability to work in a fast-paced environment.
• Strong Excel skills and MS Suite.
• Fluency in French and English (oral and written) is required.

Responsibilities

• Handle all monthly client financial processes from authorization to reconciliation.
• Establish and maintain relationships with clients as budget contact.
• Train team members involved in billing processes to ensure contractual compliance.
• Present budget reports to clients and resolve discrepancies.
• Maintain project management tools and ensure timely month-end close.

Skills

Budget management

Client management

Project management

MS Excel

MediaOcean knowledge

Education

Post-secondary degree in accounting/finance

Tools

MediaOcean

Job description

Agency: Omnicom Media Job Function: Media Job Subfunction: Media Operations Job Description: ** English will follow** Tu maîtrises la gestion budgétaire et tu veux maintenant bâtir des relations stratégiques clients? Tu cherches à former, coacher et optimiser les processus de gestion de projets? C’est peut-être le début de ton histoire chez Omnicom! Chez nous, tu auras toute la liberté de prendre la place qui te revient: la tienne. Are you a budget management expert looking to build strategic client relationships? Would you like to get involved in training, coaching and optimising project management processes? This could be the beginning of your story at Omnicom! With us, you'll have the freedom to take the place that's rightfully yours.

QUI NOUS SOMMES

Omnicom Media Montréal, c’est mille + 1 histoires racontées par plus de 200 collègues et ami.e.s qui se spécialisent en planification média, en stratégie d'affaires, en gestion de projet et en performance numérique et audio & vidéo. Notre expertise est de comprendre les besoins et défis de nos clients et d’être en constante adaptation. Nous bâtissons des stratégies médias uniques en mettant à profit les données et les insights afin de déterminer les meilleurs canaux et environnements qui nous permettront de rejoindre nos publics cibles. Nous sommes des pros des plateformes numériques, de la télé, de la radio, ou même de l’affichage. Nous nous assurons de tout mettre en place en utilisant les outils technologiques et bases de données à notre disposition afin que nos clients se démarquent dans leurs stratégies médias. Ça, c’est la créativité média! Chez nous, si chaque histoire est unique, tous les succès sont partagés. La croissance n'est pas un chemin tracé d’avance, mais une aventure personnalisée où une nouvelle page de notre histoire commune s’écrit chaque jour.

TON MANDAT

Tu seras le ou la leader stratégique de la gestion budgétaire et de projets. Tu établiras des relations solides avec les client.e.s, tu formeras et coacheras l’équipe, tu présenteras les rapports budgétaires aux client.e.s, tu résoudras les anomalies financières et tu contribueras au développement des talents. Tu seras le partenaire de confiance qui transforme les enjeux financiers en opportunités stratégiques.

AU QUOTIDIEN, TU :

• Effectueras mensuellement toutes les étapes financières du client, de l’autorisation à la réconciliation avec le fournisseur ;
• Établiras et entretiendras de solides relations avec les clients, en servant de contact principal pour tout ce qui est en lien avec la gestion de leurs budgets ;
• Accompagneras et formeras les membres de nos équipes impliqués dans les divers processus de facturation afin d’assurer le respect des obligations contractuelles dans la prestation de service des clients ;
• Présenteras les rapports budgétaires aux clients ;
• Seras responsable du suivi de la gestion du budget dans toutes les disciplines et de la mise à jour des documents de suivi ;
• Maintiendras l’outil de gestion de projet afin d’assurer l’efficacité et la rapidité des meilleurs pratiques de fin de mois ;
• Examineras les ébauches de facturation et les autorisations d’achat médias pour assurer l’exactitude des informations, puis coordonneras leur approbation par les bonnes personnes ;
• Trouveras et corrigeras les anomalies et écarts entre les approbations d’achats et les achats effectués ;
• Examineras et approuveras les paquets de facturation en temps réel avant leur distribution aux clients, et assureras le suivi de toute anomalie ;
• Seras responsable de la création des estimations et de la conduite du processus de clôture de la campagne dans les délais prévus ;
• Dirigeras et veilleras à ce que la saisie soit effectuée correctement et en temps voulu ;
• Examineras et analyseras les comptes fournisseurs ;
• Assurera la liaison avec l’équipe stratégie et les comptes recevables pour résoudre les divergences entre les factures des fournisseurs ;
• Géreras les comptes clients et assureras le suivi des factures en retard auprès des clients ;
• Maintiendras les rapports de contrôle budgétaire à jour chaque mois, conformément aux exigences du client ;
• Maintiendras un système de classement pour les dossiers des clients.

ON VEUT TE CONNAITRE SI TU AS :

• Un diplôme post-secondaire pertinent (comptabilité, finances, etc.) ;
• Un minimum de 3 ans d’expérience en gestion budgétaire et/ou de projets ;
• Une expérience en gestion de clients (un atout) ;
• La capacité de travailler dans un environnement au rythme rapide ;
• Une attitude positive, de bonnes compétences interpersonnelles et un esprit d’équipe ;
• De bonnes capacité de résolution de problèmes ;
• Une capacité à gérer plusieurs projets et échéances et de la proactivité ;
• Le souci du détail, de la rigueur et un sens de l’imputabilité ;
• Une solide connaissance de Microsoft Excel et du reste de la suite Microsoft ;
• Une connaissance approfondie du système MediaOcean (un atout) ;
• Un bilinguisme français-anglais fluide à l’oral et à l’écrit (L’anglais est un prérequis de base parce que notre réseau mondial transige quotidiennement avec une clientèle d’envergure nationale et internationale.).

LES PETITS ET GRANDS PLUS D’OMNICOM

• Plusieurs opportunités d’avancement pour encourager tes ambitions ;
• Plusieurs heures de formation chaque année ;
• Assurances payées à 100% par OMG (sauf invalidité longue durée) effectives dès le jour 1(incluant les soins, de santé, de vision et dentaires, l’assurance voyage, des crédits flexibles pour ton mieux‑être, et plus encore!) ;
• 5 longs weekends payés de 4 jours durant l'année ;
• Bureaux fermés durant le temps des Fêtes ;
• Nombreux congés de santé et de bien‑être autant pour ta santé physique que psychologique et même menstruelle ;
• Rabais de transport en commun ;
• Vie sociale forte même en travail hybride. Tes collègues deviendront tes ami.es lors de nos célébrations où l’on reconnait la contribution de chacun.e. --

WHO WE ARE

Omnicom Media is a thousand and one stories told by more than 200 colleagues and friends who specialize in media planning, business strategy, project management, and digital, audio & video performance. Our expertise lies in understanding our customers' needs and challenges, and in constantly adapting to them. We build unique media strategies by leveraging data and insights to determine the best channels and environments to reach our target audiences. We're pros at working with digital platforms, TV, radio and even OOH. We make sure that everything is in place, using the technological tools and databases at our disposal, so that our customers stand out in their media strategies. Now that's media creativity! With us, every story is unique, but every success is shared. Growth is not a predetermined path, but a personalized adventure where a new page in our shared history is written every day.

YOUR MANDATE

You will be the strategic leader of budget and project management. Your responsibilities will include building strong relationships with clients, training and coaching the team, presenting budget reports to clients, resolving financial discrepancies and contributing to talent development. You will be the trusted partner who transforms financial challenges into strategic opportunities.

ON A DAY-TO-DAY BASIS, YOU WILL:

• Handle all the client’s monthly financial processes, from authorisation to reconciliation with the supplier
• Establish and maintain strong relationships with clients, serving as the primary point of contact for all matters related to their budget management
• Support and train team members involved in various billing processes to ensure compliance with contractual obligations in client service delivery
• Present budget reports to clients
• Be responsible for monitoring budget management across all disciplines and updating tracking documents
• Maintain the project management tool to ensure the efficiency and speed of best-practice month-end procedures
• Review billing drafts and media purchase authorisations to ensure the accuracy of information, then coordinate their approval by the appropriate individuals
• Identify and correct discrepancies and variances between purchase approvals and actual purchases
• Review and approve billing packages in real time before they are distributed to clients, and follow up on any discrepancies
• Be responsible for creating estimates and leading the campaign closeout process within scheduled deadlines
• Oversee and ensure that data entry is performed correctly and on time
• Review and analyse vendor accounts
• Liaise with the planification team and accounts receivable to resolve discrepancies between supplier invoices
• Manage accounts receivable and follow up on overdue invoices with clients
• Maintain monthly budget control reports in accordance with client requirements
• Maintain a filing system for client records

WE WANT TO KNOW YOU IF YOU HAVE:

• A relevant post-secondary degree (accounting, finance, etc.).
• At least three years' experience in budget and/or project management.
• Experience in client management is a plus.
• The ability to work in a fast-paced environment.
• A positive attitude, good interpersonal skills and teamwork skills.
• Strong problem-solving skills.
• The ability to manage multiple projects and deadlines with a proactive approach.
• Attention to detail, thoroughness and accountability.
• Strong knowledge of Microsoft Excel and the rest of the Microsoft suite.
• In-depth knowledge of the MediaOcean system is a plus.
• Fluency in both spoken and written French and English (English is a basic requirement because our global network interacts daily with clients on a national and international scale.).

THE LITTLE AND BIG PLUSES OF OMNICOM

• Many opportunities for advancement to encourage your ambitions
• Many hours of training every year 100% employer-paid insurance (except long-term disability) effective from day 1 (includes dental, health and vision care, travel insurance, flex credits for your well‑being, and more!)
• 5 paid 4-day long weekends during the year Offices closed during the holiday season Multiple health and wellness days off for your physical, psychological and even menstrual health
• A public transit discount A strong social life, even in hybrid work. Your colleagues will become your friends during our celebrations where everyone's contribution is recognized.

N/A

Omnicom’s policy requires employees to work in the office for a minimum of three days a week, unless additional in‑office days are directed by their agency or manager. Our objective is to increase this requirement over time, and many of our agencies as well as Omnicom’s corporate group already require five days of in‑office attendance.

Omnicom is committed to hiring and developing exceptional talent. We agree that talent is uniquely distributed, and we’re focused on developing inclusive teams that can bring the best solutions to everything we do. We strongly believe that celebrating what makes us different makes us better together. Join us—we look forward to getting to know you.

We will process your personal data in accordance with our Recruitment Privacy Notice. Link to Recruitment Privacy Notice: https://www.omc.com/privacy-notice/ At Omnicom Group, careers are designed for growth. We’ve purposefully crafted a transformative talent experience built with accountability in action — focused on community, impact, and opportunity.