French Bilingual Administrative Assistant

Legal Aid Ontario; Toronto; On-site; CAD 28,000 - 39,000; Full time

Job summary

Legal Aid Ontario is seeking a bilingual Administrative Assistant to join our Toronto Provincial Office. You will handle multi-line phone calls in English and French, greet in-person clients, triage intakes for senior counsel and family law services, and support various resource-centre tasks.

The role requires in-person work five days a week and collaboration with the Client Service Unit. Ideal candidates have front-line reception experience, strong Microsoft Office skills, and the ability to

Qualifications

• Solid understanding of Legal Aid Ontario services and eligibility.
• Experience in front-line reception or customer service with vulnerable clients.
• Ability to manage competing priorities in a fast-paced office.
• French language skills will be tested; bilingual proficiency is required.

Responsibilities

• Answer incoming calls, take messages, and transfer as needed.
• Provide clients and the public with basic information about LAO.
• Triaging and scheduling walk-in and phone intakes for the Client Service Unit.
• Enter client information into the appropriate file management system.
• Respond to client status inquiries using the file management system.
• Train relief staff to operate internal telephone systems.
• Support room bookings and health and safety procedures.

Skills

Receptionist experience

Front-line customer service

Bilingual English/French

Ability to manage priorities

Calm approach with vulnerable clients

Phone system operation

Education

High school diploma or equivalent

Tools

Microsoft Office

Adobe (PDFs)

Job description

Company Bio

Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients. As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It’s an opportunity to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law. If you are looking for a new challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work environment consider this opportunity below.

Primary function

The Administrative Assistant is responsible for providing receptionist support with some administrative responsibilities for the Client Service Unit. The employee will be responsible for answering and appropriately directing all incoming telephone calls using a multi-line console in both English and French as well as providing service to in-person clients including triaging of intakes for Senior Counsel, Family Law Service Centre and Refugee Law Office. The successful candidate will also assist with other reception/resource centre tasks as required. Candidates must be available to work in person, five days per week, at our Toronto Provincial Office.

Home Location: Provincial Office, Client Service Unit - Toronto

Secondary Location: Not applicable

Reports to: Manager, Resource Centre/Client Account Services

Key accountabilities

• Answers incoming telephone calls, taking messages as required and transferring callers to the appropriate member of staff or another agency.
• Provides clients and the public with basic information regarding Legal Aid Ontario.
• Triaging and setting up appointments for walk-in and phone intakes for Client Service Unit.
• Obtaining information from clients and uploading to appropriate file management system (e.g. PeopleSoft, Legal Files etc).
• Responds to client status inquiries on files using the appropriate file management system.
• Performing conflict checks using the various systems across each client service office.
• Trains relief staff to operate internal telephone systems
• Responds to panic button calls.
• Assist with room booking system
• Supporting occupational health and safety procedures within work space
• Performs other duties as assigned (backfilling admins, scanning, digitization etc.)

Required Skills & Experience

• Solid understanding of Legal Aid Ontario services including legal and financial eligibility.
• Knowledge of the operations of Legal Aid Ontario to ensure calls are appropriately directed and queries are answered
• Experience in front-line reception or customer service position including working with vulnerable clients.
• Ability to manage competing priorities and prioritize tasks in a high-pressure and fast-paced office environment.
• Must be able to deal effectively and calmly with vulnerable clients, including those with mental health and/or addiction issues, both on phone and in person.
• Physical Demands: Extended periods of sitting, minimal supervision, ongoing telephone work and ongoing verbal contact with staff and the public, light lifting of office supplies.
• Intermediate level skill in Microsoft Office programs and Adobe programs (PDFs etc.).
• French language skills, both oral and written are required (Candidates will be tested on their French language skills).

Final candidates for this position will be required to undergo a criminal record check.

This position is collectively represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU) Local 525 and, therefore, union dues will be deducted bi-weekly.

Equity Statement

Building a diverse workforce that represents the communities we serve while promoting a safe culture and work environment that dismantles systemic barriers, welcomes fresh perspectives and embraces differences as a priority is a core value at LAO. LAO encourages applicants from equity-seeking groups, including but not limited to individuals who are First Nations, Inuit or Métis, Black and racialized, as well as persons with disabilities, women and members of the 2SLGBTQ+ community.

We recognize the value of equity, diversity and inclusion and are committed to addressing systemic barriers, and prioritizing, attracting and retaining diverse staff. All interested and eligible people will be considered, with due consideration to all protected grounds under the Ontario Human Rights Code.

Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to equity, diversity and inclusion. Accommodations are available throughout the recruitment process as well as during employment at LAO. Please direct any accommodation requests to our recruitment team.

Adjointe administrative - Bilingue

Information sur l'entreprise

Sommaire du poste

Le(a) titulaire du poste de travaillera au sein du adjointe administrative et performeras certaines responsabilités administratives selon les besoins. Il (elle) devra répondre à tous les appels téléphoniques et les orienter de manière appropriée à l’aide d’un système multilingue en anglais et en français. Il(elle) devra également fournir des services aux clients en personne, notamment le triage des demandes destinées aux avocats principaux, au Centre de services de droit de la famille et au Bureau du droit des réfugiés. Le(a) candidat(e) retenu(e) participera également à d’autres tâches liées à la réception et au centre de ressources, selon les besoins. Les candidats doivent être disponibles pour travailler en présentiel cinq (5) jours par semaine à notre bureau provincial de Toronto.

Lieu de travail principal : Bureau provincial, Service à la clientèle — Toronto

Lieux de travail secondaires/tertiaires : Sans objet

Le poste relève du : chef, Centre des ressources/Service des comptes clients

Fonctions

• Répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages reçus et transférer les appels au membre du personnel concerné ou à un autre organisme.
• Fournir aux clients et au public des renseignements généraux sur Aide juridique Ontario.
• Triage et prise de rendez-vous pour les visites en personne et les accueils au téléphone.
• Saisir les renseignements fournis par les clients et les verser dans le système de gestion des dossiers approprié (par exemple, PeopleSoft, Legal Files, etc.).
• Répondre aux demandes de renseignements sur l’état des dossiers des clients à l’aide du système de gestion des dossiers approprié.
• Vérifier les conflictualités éventuelles à l’aide des différents systèmes dans chaque bureau de service à la clientèle.
• Donner des formations au personnel de relève sur le fonctionnement des systèmes téléphoniques.
• Répondre aux appels de détresse.
• Participer à la réservation des salles.
• Appuyer les mesures relatives à la santé et à la sécurité au travail (secours en cas d’incendie).
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins (administrateurs de remplissage,numérisation, digitalisation etc.).

Exigences

• Bonne connaissance des services d’Aide juridique Ontario, notamment des critères d’admissibilité juridique et financière.
• Bonne connaissance des activités d’Aide juridique Ontario pour être capable de rediriger les appels de manière appropriée et de répondre aux demandes de renseignements.
• Avoir de l’expérience à un poste de réceptionniste ou au sein d’un service à la clientèle de première ligne, et avoir travaillé avec des clients vulnérables.
• Capacité à gérer des priorités concurrentes et à établir les priorités dans un environnement de travail très occupé.
• Capacité à communiquer de manière efficace et sereine avec des clients vulnérables, y compris ceux qui ont des problèmes de santé mentale ou de dépendance, tant au téléphone qu’en personne.
• Exigences physiques : Travailler pendant de longues périodes en position assise, supervision minimale, prendre régulièrement des appels téléphoniques et communiquer verbalement avec le personnel et le public, soulever légèrement des fournitures de bureau.
• Compétences de niveau intermédiaire dans les programmes Microsoft Office et Adobe (PDF, etc.).
• Formation en secourisme.
• Aptitudes linguistiques en français, tant à l’oral qu’à l’écrit (les candidats seront évalués sur leurs capacités linguistiques en français).

Les candidats retenus pour ce poste doivent se soumettre à une vérification du casier judiciaire.

Ce poste est syndiqué, représenté par la Syndicat des employés de la Fonction publique de l’Ontario (Local 525); les cotisations syndicales seront retenues à la source toutes les deux semaines.

Equity Statement

La mise en place d’un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d’AJO.

AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment et sans s’y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Nous sommes conscients de la valeur de l’équité, de la diversité et l’inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l’élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario.

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l’emploi à AJO.