Bilingual Legal Aid Worker (6 months)

Legal Aid Ontario; Ottawa; Hybrid; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Health & wellness program (dental, 건강,

Paid time off: vacation, illness, flex

OPSEU Pension Plan

Job summary

Legal Aid Ontario is seeking a bilingual Administrative Assistant for the Refugee Law Office in Ottawa. The role requires coordination of intakes, client files, and court-related documents while delivering compassionate service to vulnerable clients. You will support attorneys and staff across litigation and administrative tasks.

We value empathy, organization, and attention to detail. The position blends on-site and virtual work with flexible supervision based on needs.

Qualifications

• Excellent verbal and written communication skills with attention to detail.
• This is a designated bilingual position requiring services in English and French.
• Ability to multi-task, work in a team, and perform under pressure.
• Willingness to learn, adapt to policy changes in a dynamic environment.
• Proficient in Microsoft Word, Outlook, Excel and PDF tools.
• Experience in administrative roles within a law office is an asset.
• Experience serving vulnerable client groups is an asset.
• Immigrant/refugee community experience is an asset.
• Knowledge of additional languages is an asset.

Responsibilities

• Assist management and staff with intakes, summary legal advice, litigation files and other tasks.
• Prepare client files using client management software, open/close files, manage disclosures and docketing.
• Provide administrative support at the Refugee Law Office in Ottawa with drafting, arranging appointments and general duties.
• Prepare litigation materials under counsel supervision, compile documents and draft affidavits.
• Liaise with clients and external service providers, including private counsel, court services, doctors and psychiatrists.
• Perform other duties as outlined by RLO management.

Skills

Verbal & written communication

Bilingual English/French

Multi-tasking

Adaptability

MS Office

Law office experience

Client service

Immigrant/refugee experience

Additional languages

Tools

PDF software

Client management software

Job description

Company Bio

Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients.

As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It’s an opportunity to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law.

If you are looking for a new challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work environment consider this opportunity below.

Primary function

This position provides legal administrative support for all staff at the Refugee Law Office in Ottawa. We are seeking someone with the ability to work co-operatively as part of a team. The successful candidate will be highly organized, have strong attention to detail, and preferably have previous administrative experience in a law office. We are also seeking someone who has a demonstrated empathy towards vulnerable persons, including persons with precarious immigration status.

Home position

Ottawa - Refugee Law Office

Secondary Location

Not Applicable

Services are currently provided both virtually and on site, with minimal "on-site" supervision. Flexibility is required based on operational needs.

Reporting to

Manager, Legal Services

Key accountabilities

• Assists management and staff with intakes, summary legal advice, litigation files, and other office related tasks as required.
• Prepares client files using applicable client management software, including opening and closing files, distributing disclosures, docket and record keeping and reporting.
• Provides administrative support staff at the Refugee Law Office in Ottawa with various tasks such as drafting correspondence, arranging interpreter or doctor appointments, arranging couriers and process servers, contacting clients and service providers, etc.
• Prepares litigation materials under the supervision of counsel, including compiling documents using PDF software and drafting affidavits.
• Liaises with clients and other service providers, internal and external, including private bar counsel, court-based services, doctors and psychiatrists, as required.
• Additional, specific duties as outlined by RLO management.

Required Skills & Experience

• Excellent verbal and written communication skills, research skills, and attention to detail.
• This position is a designated bilingual position, candidates must be able to provide services in both English and French.
• Ability to multi-task, to work collaboratively as part of a team, and to work well under pressure.
• Proven ability to learn, develop and adapt to new or modified policies and procedures in a changing environment.
• Intermediate to advanced skill level in Microsoft Office products such as Word, Outlook, Excel, and PDF software.
• Previous administrative, law clerk experience or experience in a law office an asset
• Experience in a client service role assisting vulnerable client groups an asset
• Lived experience as an immigrant and/or within immigrant and refugee communities is an asset
• Knowledge to communicate in additional languages is an asset

What do we offer?

• We have a comprehensive health and wellness program that includes dental, health and life insurance along with Basic Accidental Death & Dismemberment (AD&D) Insurance, Short-Term Disability (STD), and Long-Term Disability (LTD) coverage.
• Employees at Legal Aid Ontario also enjoy generous paid time-off policy including vacation days, illness days, discretionary days and statutory holidays.
• Employees are eligible to be enrolled to OPSEU Pension Plan, administered by OPSEU Pension Plan Trust Fund (OPTrust).

Equity Statement

Building a diverse workforce that represents the communities we serve while promoting a safe culture and work environment that dismantles systemic barriers, welcomes fresh perspectives and embraces differences as a priority is a core value at LAO. LAO encourages applicants from equity‑seeking groups, including but not limited to individuals who are First Nations, Inuit or Métis, Black and racialized, as well as persons with disabilities, women and members of the 2SLGBTQ+ community.

We recognize the value of equity, diversity and inclusion and are committed to addressing systemic barriers, and prioritizing, attracting and retaining diverse staff. All interested and eligible people will be considered, with due consideration to all protected grounds under the Ontario Human Rights Code.

Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to equity, diversity and inclusion. Accommodations are available throughout the recruitment process as well as during employment at LAO. Please direct any accommodation requests to our recruitment team.

Auxiliaire de l’aide juridique bilingue (6 mois)

Information sur l'entreprise

Le personnel d’Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.

En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu’un emploi. Elle offre l’occasion d’aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l’accès à la justice que leur confère la loi.

Si Vous Cherchez à Ajouter Un Nouveau Défi à Une Carrière Déjà Enrichissante, Au Sein D’une Équipe Œuvrant En Faveur De La Justice Par Des Moyens Innovants Dans Un Milieu Positif Offrant Des Modalités De Travail Souples, Songez Aux Possibilités Énoncées Ci-dessous

Sommaire du poste

L’auxiliaire de l’aide juridique apporte un soutien administratif en matière juridique à tout le personnel du Bureau du droit des réfugiés à Ottawa. Nous recherchons une personne capable de travailler en collaboration au sein d’une équipe. La personne retenue fera preuve d’un grand sens de l’organisation et d’une solide attention aux détails et, de préférence, aura une expérience précédente de travail administratif dans un cabinet d’avocats. La personne que nous cherchons aura démontré de l’empathie envers les personnes vulnérables, y compris celles dont le statut d’immigration est précaire.

Lieu de travail principal

Bureau du droit des réfugiés à Ottawa

Lieu de travail secondaire

sans objet

À l’heure actuelle, les services sont fournis virtuellement et sur place, avec une supervision minimale "sur place". Une certaine souplesse est nécessaire en fonction des besoins opérationnels.

Supervision immédiate

cheffe ou chef des Services juridiques.

Fonctions

• Apporte assistance à la direction et au personnel dans le cadre de l’accueil, des conseils juridiques sommaires, des dossiers contentieux et d’autres tâches administratives, au besoin.
• Prépare les dossiers des clients à l’aide du logiciel de gestion de la relation avec la clientèle approprié, y compris l’ouverture et la fermeture des dossiers, la distribution des documents, la tenue de bordereaux et de dossier ainsi que la rédaction de rapports.
• Fournit un soutien administratif au personnel du Bureau du droit des réfugiés à Ottawa pour plusieurs tâches comme la rédaction de la correspondance, la prise de rendez‑vous avec les interprètes et les docteurs, l’organisation des services de messagerie et d’huissiers, la prise de contact avec les clientes et clients ainsi qu’avec les prestataires de service, etc.
• Prépare les documents liés aux affaires litigieuses sous la supervision d’une avocate ou d’un avocat, notamment la compilation de documents à l’aide du logiciel de gestion des fichiers PDF et la rédaction d’affidavits.
• Sert de liaison entre les clientes et clients et les autres prestataires de service, internes ou externes, y compris les avocates et avocats du secteur privé, les services offerts dans les tribunaux, les docteures et docteurs et les psychiatres, au besoin.
• Autres tâches spécifiques définies par la direction du BDR.

Exigences

• Excellente aptitude à la communication orale et écrite, bonne aptitude en recherche et attachement au détail.
• Il s’agit d’un poste désigné bilingue. Les candidates et candidats doivent être en mesure de fournir des services en français et en anglais.
• Capacité de mener plusieurs tâches de front, de travailler au sein d’une équipe et sous pression.
• Capacité démontrée à apprendre et à élaborer des politiques et procédures nouvelles ou actualisées et à s’y adapter dans un environnement en constant changement.
• Connaissance de niveau intermédiaire de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) et du logiciel de gestion des fichiers PDF.
• Une expérience préalable dans le domaine administratif, en tant qu’auxiliaire juridique ou au sein d’un cabinet d’avocats est un atout.
• Une expérience de poste en service à la clientèle auprès des clientes et clients vulnérables est un atout.
• Une expérience vécue comme immigrante ou immigrant et/ou au sein d’une communauté d’immigrants et de réfugiés est un atout.
• La capacité de communiquer dans des langues autres que l’anglais et le français est un atout.

Ce que nous offrons

• À Aide juridique Ontario, nous nous engageons à favoriser un environnement de travail positif et gratifiant pour nos employés. Notre vaste éventail d’avantages sociaux reflète cet engagement et est conçu pour améliorer le bien‑être professionnel et personnel.
• Nous offrons un programme complet de santé et de bien‑être qui comprend une assurance dentaire, une assurance maladie et une assurance‑vie, ainsi qu’une assurance de base en cas de décès ou de mutilation par accident, une assurance invalidité de courte durée et une assurance invalidité de longue durée.
• Les employés d’Aide juridique Ontario bénéficient également d’une politique généreuse en matière de congés payés, des jours de maladie, des jours discrétionnaires et des jours fériés.
• Les employés sont admissibles au Régime de retraite du SEFPO administré par la Fiducie de pension du SEFPO (OPTrust).

Equity Statement

La mise en place d’un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d’AJO.

AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment et sans s’y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Nous sommes conscients de la valeur de l’équité, de la diversité et l’inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l’élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario.

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l’emploi à AJO. Veuillez adresser toute demande d’adaptation à notre équipe de recrutement.