Adjointe Administrative/Adjoint

Thomson Tremblay Inc.; Montreal; On-site; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

An innovative real estate firm is seeking a highly organized and proactive bilingual Administrative Assistant to join their dynamic team. In this pivotal role, you will support management and ensure the smooth daily operations of the office. The ideal candidate possesses exceptional attention to detail and professionalism, communicates fluently in both French and English, and thrives in a customer-focused environment. This position offers a unique opportunity to contribute to a growing company that values collaboration and initiative, making it an exciting place to advance your career.

Qualifications

• Minimum 3 years of experience in a similar role.
• Advanced proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Responsibilities

• Provide general administrative support including document preparation and filing.
• Manage tenant service request software and assist users.

Skills

Microsoft Office Suite

Bilingual Communication (French/English)

Customer Service

Organizational Skills

Attention to Detail

Education

Diploma in Administration or Equivalent

Tools

Document Management Software

Job description

Notre client, une entreprise immobilière dynamique et en pleine croissance est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) bilingue, organisé(e), proactif(ve) et hautement professionnel(le) pour se joindre à leur équipe. Ce rôle clé consiste à soutenir la direction et à assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau. Le ou la candidat(e) idéal(e) possède un grand souci du détail, fait preuve de professionnalisme et communique aisément en français et en anglais dans un environnement dynamique axé sur le service à la clientèle.

Responsabilités principales :

• Assurer le soutien administratif général, incluant la rédaction de divers documents (rapports, lettres, mémos, contrats, etc.), le classement, l’archivage numérique (numérisation), les photocopies, etc.
• Mettre à jour différentes bases de données, répertoires, rapports, tableaux de suivi et autres documents essentiels.
• Collaborer avec les équipes de gestion pour définir une méthode standardisée de mise à jour de certains documents.
• Gérer le logiciel de demandes de services des locataires : création de nouveaux profils utilisateurs, modification des accès du personnel, mise à jour des protocoles d’escalade et de répartition des tâches, ainsi que le soutien aux utilisateurs.
• Participer à la préparation des réunions de gestion aux côtés du Directeur.
• Apporter un appui au Directeur Immobilier – Région Montréal dans l’élaboration des processus, politiques et procédures du service.
• Veiller à l’approvisionnement en café, tisane, sucre, et essuie-mains.
• Maintenir la propreté de la réception.
• Trier et distribuer le courrier reçu (Postes Canada, messagers).
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer adéquatement.
• Gérer les envois de colis (par messager ou boîtes).
• Gérer les fournitures de bureau et organiser le rangement du matériel reçu.
• Préparer les salles de réunion (mise à disposition d’eau, verres, café, tasses, si nécessaire) et s’assurer de leur propreté.

Exigences du poste :

• Diplôme en administration, secrétariat ou toute formation équivalente.
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles en français et en anglais.
• Une connaissance du domaine de l’immobilier commercial est un atout.
• Attitude professionnelle, positive, souriante et ponctuelle.
• Esprit d’équipe et sens de la collaboration.
• Capacité à offrir un accueil chaleureux et un service à la clientèle irréprochable.
• Sens de l’initiative, bonne organisation et aptitude à gérer les priorités.
• Personne rigoureuse et méthodique, capable de gérer efficacement plusieurs tâches simultanées.

Office Coordinator / Coordinateur administratif – Bureau Chef

Montréal-Ouest, Quebec, Canada 3 days ago

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