Corporate Concierge (Bilingual)

Dream Unlimited; Ottawa; On-site; CAD 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime de rendement

Avantages sociaux complets

Vacances et congés personnels payés

Soutien en perfectionnement profession

Job summary

Dream Unlimited recherche un administrateur de bureau bilingue à Ottawa pour soutenir le personnel et l’équipe comptable locale. Vous gérerez les tâches quotidiennes, le service client et les opérations du bureau, avec collaboration transversale, et assurerez le lien avec les équipes technologiques et la culture.

Vous devez maîtriser le français et l’anglais, posséder une solide expérience administrative et être capable de traiter les comptes créditeurs et les factures pour divers projets.

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration des affaires ou en administration de bureau.
• Au moins trois ans d’expérience dans la gestion des opérations quotidiennes d’un bureau.
• Bonnes compétences en informatique et en dactylographie, et maîtrise de la suite Microsoft.
• Expérience dans le traitement des comptes créditeurs.
• Maîtrise du français et de l’anglais.
• Expérience avec JD Edwards et Coupa appréciée.

Responsibilities

• Accueillir les clients avec professionnalisme, au téléphone et en personne, et répondre à la correspondance.
• Contribuer au fonctionnement et à la gestion du bureau, liaison avec les équipes, services et bureau de Toronto.
• Commander des fournitures, distribuer le courrier et les colis, gérer réservations et entretien des salles de conférence.
• Superviser la propreté des espaces communs et des salles de réunion.
• Assist​er le service comptable dans diverses tâches (relatifs aux comptes clients, numérisation chèques).
• Recevoir, numériser et organiser les factures pour tous les projets, les distribuer pour approbation.
• Créer des bons de commande et établir de nouveaux comptes fournisseurs, suivi mensuel.
• Traiter les factures des dépenses du bureau dans Coupa (codage et affectation comptable).
• Classer formulaires et documents pour tous les services.
• Fournir un soutien administratif au bureau selon les besoins.

Skills

Bilingue FR/EN

Gestion opérations bureau

Informatique

Dactylographie

MS Office

Comptes créditeurs

Education

Formation postsecondaire en administration

Tools

JD Edwards

Coupa

Job description

Dream est à la recherche d’un administrateur de bureau (bilingue)!

L’équipe Ottawa de Dream cherche actuellement un administateur de bureau pour soutenir le personnel dans ses tâches quotidiennes et assister l’équipe comptable locale.

Qui êtes‑vous?

Les choses bougent chez Dream, et elles évoluent rapidement. Êtes‑vous une personne passionnée, dévouée et soucieuse de fournir un excellent service à la clientèle? Vous aimez travailler avec les gens? Si vous avez répondu oui à toutes ces questions, poursuivez votre lecture. Nous voulons vous connaître.

Au cours des trois années et plus où vous avez occupé une fonction administrative, vous avez démontré que vous n’aviez pas peur d’innover pour trouver la meilleure stratégie à adopter pour obtenir les résultats escomptés. Vous êtes une personne proactive, qui préfère donner l’exemple plutôt que de se tenir à l’écart, vous avez un grand souci du détail et vous travaillez avec rigueur. Vous analysez la vue d’ensemble lorsqu’il est question de nouvelles initiatives et vous avez pour but d’apporter des améliorations et d’augmenter l’efficience. Vous devez être en mesure de collaborer avec différentes équipes, et vous êtes facile d’approche.

Nous cherchons une personne qui a une soif d’apprendre, qui travaille fort et qui aime s’amuser dans son travail. Autrement dit, nous cherchons quelqu’un qui s’intégrera facilement. Vous aurez la chance de prendre vos responsabilités, de tirer profit de vos solides compétences et d’aider notre équipe à atteindre ses objectifs, dans un environnement de travail stimulant, dynamique et agréable.

Vous trouverez ci‑dessous une liste de certaines des principales responsabilités que vous devrez assumer pour ce poste. Il y en aura d’autres qui s’ajouteront, mais nous pourrons en discuter en personne:

• Accueillir les clients avec professionnalisme, au téléphone et en personne, et répondre à la correspondance.
• Contribuer au fonctionnement et à la gestion du bureau. Il s’agit notamment d’assurer la liaison avec les équipes des technologies, des personnes et de la culture, et des services de bureau, ainsi qu’avec le personnel de nettoyage, les autres services et les collègues de notre bureau de Toronto, selon les besoins.
• Commander des fournitures de bureau, distribuer le courrier et les colis, et gérer les réservations et l’entretien des salles de conférence.
• Superviser la propreté des espaces communs, y compris les salles de réunion et les espaces de cuisine.
• Assister le service comptable dans diverses tâches. Il s’agit notamment de traiter la correspondance relative aux comptes clients, de numériser les chèques pour les déposer et d’effectuer d’autres tâches selon les besoins.
• Recevoir, numériser et organiser les factures pour tous les projets, et les distribuer aux fins d’approbation à différentes équipes de projets.
• Créer des bons de commande et établir de nouveaux comptes fournisseurs ainsi que tenir à jour la feuille de suivi mensuel des bons de commande, selon les besoins.
• Traiter les factures pour les dépenses relatives au bureau dans Coupa, notamment le codage financier et l’affectation à l’unité fonctionnelle appropriée ou au code comptable du grand livre généralapproprié.
• Classer divers formulaires et documents de correspondance pour tous les services.
• Fournir un soutien administratif au bureau selon les besoins.

Quelles expériences et compétences devez‑vous avoir?

Les éléments suivants ne sont qu’un aperçu des qualifications que vous devez posséder. Nous pourrons discuter des autres en personne.

• Formation postsecondaire en administration des affaires ou en administration de bureau.
• Au moins trois ans d’expérience dans la gestion des opérations quotidiennes d’un bureau, particulièrement en ce qui concerne le service aux employés.
• Bonnes compétences en informatique et en dactylographie, et maîtrise de la suite Microsoft.
• Expérience dans le traitement des comptes créditeurs.
• Maîtrise du français et de l’anglais.
• De l’expérience avec le logiciel JD Edwards et ou Coupa serait très appréciée.

Qui sommes‑nous?

Dream Unlimitedest un grand promoteur immobilier, qui a construit des propriétés exceptionnelles (résidences et bureaux) à Toronto, qui exploite des propriétés à revenus stabilisés au Canada et aux États-Unis et qui a établi des activités de gestion immobilière fructueuses, notamment un portefeuille de propriétés de 28milliards de dollars réparti en trois fonds cotés à la Bourse de Toronto (TSX) et en de nombreux partenariats. Nous avons aussi des propriétés foncières et résidentielles dans l’ouest du Canada.

Notre attitude et notre approche sont ce qui nous différencie de nos concurrents. Notre esprit entrepreneurial nous guide: nous saisissons les possibilités non traditionnelles et essayons de nouvelles choses, en faisant preuve de passion et de détermination pour chaque projet.

De plus, nous avons à cœur le bien‑être de nos employés. Nous voulons qu’ils aient une carrière gratifiante et leur permettre de travailler avec les personnes qu’ils apprécient afin de pouvoir leur offrir des perspectives d’emploi stimulantes, des environnements de travail ouverts et des activités sociales amusantes. Nous embauchons des personnes qui aiment continuellement apprendre, et c’est pourquoi nous nous assurons de leur assigner des tâches motivantes qui leur permettent d’échanger leurs idées afin de nous aider à façonner l’entreprise.

Une fois dans notre équipe, vous saurez rapidement pourquoi vos collègues aiment tant travailler avec nous. C’est votre chance de faire une différence. Nous sommes impatients de vous aider à vous perfectionner.

Avantages de travailler pour Dream

Il s’agit d’un poste régulier à temps plein, dont le salaire de base varie entre 50000 $ et 60000 $. En plus du salaire de base, nous offrons une prime de rendement et un ensemble complet d’avantages sociaux adaptés aux besoins du ou de la titulaire, notamment des vacances et des congés personnels payés, des ressources en santé mentale, des récompenses et des rabais, du soutien en matière de perfectionnement professionnel ainsi que des activités sociales et de développement de l’esprit d’équipe.

Le salaire est établi selon plusieurs facteurs, notamment l’expérience pertinente, les années d’expérience, l’expérience dans l’industrie, les études et les titres professionnels. Nous reconnaissons que les talents exceptionnels ne s’inscrivent pas nécessairement parfaitement dans un cadre défini. Le salaire final sera personnalisé en fonction de votre expérience, de vos compétences et de la valeur unique que vous apportez à notre équipe. Si vos qualifications excèdent la portée du présent poste, nous sommes ouverts à ajuster le mandat et les responsabilités (ainsi que le salaire) pour refléter votre expertise.

Nous sommes impatients de vous connaître, mais veuillez noter qu’en raison du grand volume de candidatures, nous communiquerons seulement avec les candidats qualifiés. Le poste est vacant.

Dream Unlimited s’est engagée à assurer la diversité au travail et à offrir des mesures d’adaptation aux personnes ayant des déficiences tout au long du processus d’embauche. Si vous avez besoin de telles mesures à tout moment du processus, n’hésitez pas à nous l’indiquez et nous ferons le nécessaire pour répondre à vos besoins. Notre processus de recrutement ne comprend pas l’utilisation de l’intelligence artificielle.