Coordonnateur(trice) principal(e) des services immobiliers / Senior Real Estate Services Coordinator

CBRE Group, Inc.; Repentigny; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

CBRE Group, Inc. recrute un Coordonnateur(trice) principal(e) des services immobiliers pour soutenir les opérations immobilières commerciales au Canada.

Vous collaborerez avec les locataires, les prestataires et les parties prenantes internes afin d’assurer une expérience de travail fluide et sans accroc. Vous participerez à l’administration immobilière, gestion des baux, coordination des fournisseurs et processus financiers, tout en préparant des rapports et en assurant le lien avec les

Qualifications

• Expérience en coordination immobilière ou gestion d’opérations.
• Excellentes compétences en service client et communication.
• Souci du détail et capacité à résoudre des problèmes.

Responsibilities

• Assister la direction dans des tâches administratives variées.
• Organiser des événements sur site et gérer les espaces.
• Gérer les dossiers: baux, assurances et documents administratifs.
• Collaborer avec les techniciens et les fournisseurs pour planifier l’entretien.
• Préparer et vérifier les factures et les rapports financiers.
• Suivre les procédures et respecter les politiques internes.

Skills

Coordination

Service client

Communication

Résolution de problèmes

Rigueur et souci du détail

Tools

Logiciel comptable

Job description

À propos du poste:

CBRE recherche un Coordonnateur(trice) principal(e) des services immobiliers, animé par la passion d’offrir un service client exceptionnel et d’atteindre l’excellence opérationnelle. À ce poste, vous serez au cœur des opérations immobilières commerciales et travaillerez en partenariat avec les locataires, les prestataires et les parties prenantes internes afin d’offrir une expérience en milieu de travail fluide et sans accroc.

Vous apporterez votre soutien dans divers domaines, notamment l’administration immobilière, la gestion des baux, la coordination des prestataires, les processus financiers, le compte rendu et la relation avec les locataires. Il s’agit d’une excellente opportunité pour un professionnel soucieux du détail qui aime résoudre des problèmes, nouer des relations et contribuer directement à la réussite d’un bien immobilier et de ses occupants.

Vos responsabilités:

• Assister la direction dans diverses tâches administratives, notamment répondre au téléphone, communiquer avec les locataires, établir les notes de frais, organiser les réunions, classer les documents et faire des photocopies.
• Organiser et gérer des événements sur place, en réservant les espaces requis pour les événements, en montant et démontant les salles, et en livrant les fournitures nécessaires.
• Gérer les dossiers, notamment les attestations d’assurance et les baux. Vérifier que tous sont à jour et conformes aux politiques de l’entreprise.
• Collaborer avec les techniciens du bâtiment et les fournisseurs afin d’établir une liste des interventions d’entretien. Lancer, coordonner et suivre l’avancement des travaux confiés aux fournisseurs.
• Examiner les documents internes relatifs à la gestion des baux, tels que les résumés de baux, conformément aux instructions. Superviser les activités liées à la gestion des baux, notamment la mise en place des baux, les modifications apportées à ceux-ci, l’établissement de rapports, etc.
• Préparer les factures des locataires et les transmettre une fois approuvées.
• Collaborer à la préparation des rapports de gestion trimestriels et mensuels.
• Enregistrer les factures à régler et les bons de commande dans le système comptable.
• Transmettre les factures originales au service comptable en vue de leur paiement.
• Identifier et résoudre les problèmes habituels et exceptionnels qui peuvent survenir dans son propre domaine de travail sans l’approbation d’un supérieur hiérarchique.
• Évaluer et sélectionner des solutions à partir d’options établies.
• Influencer l’équipe par la qualité des services ou de l’information fournis.
• Suivre des procédures et des pratiques normalisées et se soumettre à une supervision et à des conseils réguliers, mais modérés.

About the Role:

CBRE is seeking a Senior Real Estate Services Coordinator who is passionate about delivering exceptional customer service and operational excellence. In this role, you'll be at the center of commercial property operations, partnering with tenants, vendors, and internal stakeholders to ensure a seamless workplace experience.

You’ll support a variety of functions, including property administration, lease management, vendor coordination, financial processes, reporting, and tenant engagement. This is an excellent opportunity for a detail-oriented professional who enjoys solving problems, building relationships, and making a direct impact on the success of a property and its occupants.

What You’ll Do:

• Assist management with various administrative tasks. This includes answering phones, communicating with tennants, prearing expense reports, scheduling meetings, filing and copying.
• Organize and manage on-site events. This includes securing event space, set up and tear down of the room, and delivery of supplies.
• Maintain files, including insurance certificates and leases. Verify all are up to date and in compliance with company policies.
• Works with Building Technicians and vendors to compile a list of maintenance items. Open, coordinate, and monitor the status of work assigned to vendors.
• Review internal lease administration documents such as lease abstracts as directed. Oversee lease administration activities including lease set up, lease changes, reporting etc.
• Prepare tenant bills and submit upon approval.
• Help with preparations of monthly and quarterly management reports.
• Submit invoices for payment and purchase orders by inputting them into the accounting system.
• Forwards original invoices to accounting for payment.
• Recognize and solve typical and atypical problems that can occur in own work area without supervisory approval.
• Evaluate and select solutions from established options.
• Impact team through the quality of the services or information provided.
• Follow standardized procedures and practices and receives regular but moderate supervision and guidance.