Coordonnateur(trice) en gestion documentaire / Document Management Coordinator

Keolis Group; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 75,000; Full time

Job summary

Canada Rail recherche un Coordonnateur(trice) en gestion documentaire pour assurer la mise en place et le maintien des pratiques de gestion documentaire tout au long du cycle de vie des projets. Vous serez le point central pour la gouvernance et le soutien des équipes internes et externes.

Le candidat idéal possède une formation universitaire en gestion documentaire et 2 à 5 ans d'expérience, avec une maîtrise de SharePoint/Microsoft 365 et d'Aconex.

Qualifications

• Diplôme universitaire en gestion documentaire ou domaine connexe.
• Expérience 2 à 5 ans en gestion documentaire dans des projets.
• Maîtrise SharePoint / Microsoft 365 et Aconex ou équivalent.
• Connaissance du cycle de vie des documents et du contrôle des versions.
• Expérience en coordination avec des équipes et partenaires externes.
• Conformité et confidentialité de l'information.

Responsibilities

• Mettre en place et maintenir le système de gestion documentaire (SharePoint/GED).
• Appliquer les procédures et standards de contrôle documentaire.
• Classer, indexer et nommer les documents selon les règles.
• Gérer les versions, révisions et statuts des documents.
• Coopérer avec les équipes et partenaires pour la diffusion et l'accès.
• Former les utilisateurs et soutenir les revues documentaires.
• Contribuer à l'archivage et à la clôture de projets.

Skills

Autonomie

Rigueur

Organisation

Gestion des priorités

Bonnes aptitudes en communication

Formation et accompagnement

Education

Diplôme d'études universitaires en gestion documentaire, gestion de l'information, archivistique, administration ou domaine connexe

Tools

SharePoint / Microsoft 365

Aconex ou équivalent

Job description

Coordonnateur(trice) en gestion documentaire / Document Management Coordinator

Canada Rail , coentreprise entre Keolis Canada et SNCF Voyageurs, unit l'expertise de Keolis, leader mondial du transport public, à l'expérience internationale de SNCF Voyageurs en transport ferroviaire de passagers, à grande et à vitesse conventionnelle. Ensemble, elles tirent parti de leurs connaissances pratiques acquises à travers l'exploitation de lignes ferroviaires de voyageurs partout dans le monde.

Keolis Canada est un acteur majeur dans le développement de solutions de mobilité innovantes, centrées sur les passagers et adaptées à l'évolution des besoins des voyageurs et aux attentes des collectivités locales. Son portefeuille diversifié comprend le transport ferroviaire, le transport interurbain et urbain, les tramways, les navettes autonomes électriques et le transport aéroportuaire.

Depuis plus de 20 ans, Keolis Canada s'est imposé comme un acteur incontournable de la mobilité au Canada, exploitant des réseaux de bus, d'autocars et de tramways dans de grandes villes comme Montréal, Québec, Toronto, Calgary, Edmonton, Vancouver, Kitchener et Ottawa. Membre du groupe Keolis - détenu à 70 % par SNCF et à 30 % par la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ), nous bénéficions du soutien d'un réseau de 70000 collaborateurs répartis dans 13 pays et générons un chiffre d'affaires de 7 milliards d'euros (11 milliards de dollars canadiens).

SNCF Voyageurs est une filiale du groupe SNCF qui couvre l'ensemble de la chaîne du voyage, de la vente et du transport à la maintenance et à la sécurité, plaçant le client au cœur de ses préoccupations, en France et en Europe. Forte de plus de 80 ans d'expérience, SNCF Voyageurs opère sous plusieurs marques commerciales, chacune s'adressant à un segment spécifique du marché ferroviaire. SNCF Voyageurs transporte plus de 5 millions de voyageurs par jour et exploite 15000 trains par jour, avec environ 67000 employés. Son chiffre d'affaires a atteint 20 milliards d'euros (31 milliards de dollars canadiens) en 2024.

SNCF Voyageurs a pour mission d'offrir un transport sûr, accessible et efficace aux voyageurs, tout en favorisant la transition écologique par le rail. Elle exploite des services à grande vitesse en France et en Europe, des trains longue distance, des services régionaux et des services internationaux à grande vitesse avec Eurostar et Thalys (du groupe Eurostar) ou Lyria.

Keolis Canada est fière de participer au projet de train à grande vitesse Alto, reliant Québec à Toronto, en tant que partenaire expérimenté du consortium Cadence . Ce consortium, composé de CPDQ Infra,AtkinsRéalis, SYSTRA Canada et Air Canada, a été sélectionné par le gouvernement canadien pour développer ce projet à l'issue d'un appel d'offres rigoureux.

Grâce à notre expertise, nous contribuerons à ce projet phare qui révolutionnera la mobilité au Canada pour les générations futures.

Et ce n'est qu'un début! Poursuivant notre croissance, nous recherchons des professionnels passionnés et talentueux pour contribuer à façonner l'avenir du train à grande vitesse au Canada. De nombreuses autres opportunités seront bientôt disponibles!

À titre deCoordonnateur(trice) en gestion documentaire, vous êtesresponsable de la mise en place, du maintien et de l'application des pratiques de gestion documentaire afin d’assurer l'intégrité, la conformité, l'accessibilité et la traçabilité de l'information tout au long du cycle de vie des projets.Vous agissez égalementcomme point central pour la gouvernance documentaire et soutenezactivement les équipes projet, les parties prenantes internes et externes.

Principales responsabilités

Gestion des documents

• Mettre en place et maintenir le système de gestion documentaire (ex. SharePoint, GED).
• Appliquer les procédures et standards de contrôle documentaire.
• Classifier, indexer et nommer les documents selon les règles établies.
• Gérer les versions, révisions et statuts des documents.

Contrôle qualité et conformité

• Vérifier la conformité des documents aux exigences internes, contractuelles et réglementaires.
• S'assurer que seules les versions approuvées sont diffusées et utilisées.
• Réaliser des audits périodiques pour garantir l'intégrité documentaire.
• Appliquer les règles de confidentialité et de sécurité de l'information.

Circulation et diffusion de l'information

• Coordonner les flux documentaires entre équipes internes et partenaires externes.
• Gérer les documents de transmission( transmittals ), incluant les envois, suivis et accusés de réception.
• Assurer l'accès aux bonnes versions des documents au bon moment.
• Soutenir les équipes lors des revues documentaires.

Support aux projets et aux équipes

• Mettre en forme les livrables conformément aux attentes du client.
• Former et accompagner les utilisateurs sur les outils et processus documentaires.
• Agir comme point de contact pour toute question liée à la gestion documentaire.
• Soutenir les audits internes et externes.
• Contribuer à l'amélioration continue des pratiques documentaires.

Archivage et clôture de projets

• Planifier et gérer l'archivage des documents papier et électroniques.
• Préparer les dossiers de fin de projet (as-built , livrables finaux).
• Assurer la traçabilité et la conservation à long terme de l'information.

Profil recherché

Connaissances et expérience

• Diplôme d'études universitaires en gestion documentaire, gestion de l'information, archivistique, administration ou domaine connexe.
• Expérience de 2 à 5 ans en gestion documentaire dans un environnement de projets structurés.
• Maîtrise des plateformes collaboratives (SharePoint / Microsoft 365,Aconexou équivalent).
• Bonne compréhension du cycle de vie des documents et du contrôle des versions.
• Connaissance des environnements contractuels et des livrables de projets.
• Expérience en coordination avec des équipes multidisciplinaires et des partenaires externes.
• Familiarité avec les exigences de conformité, d'audit et de confidentialité de l'information.
• Rigueur élevée et attention marquée aux détails.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités.
• Capacité à structurer, analyser et fiabiliser l'information documentaire.
• Habiletés de communication et de collaboration avec divers intervenants.
• Autonomie et sens des responsabilités dans un contexte multi-projets.
• Capacité à former et accompagner les utilisateurs.
• Orientation amélioration continue et résolution de problèmes.
• Discrétion et respect des règles de confidentialité.

Nos valeurs

Respect des personnes :

Nous nous engageons à créer une culture d'inclusivité et de respect dans chaque interaction.

Intégrité:

Nous agissons avec transparence et respectons les normes éthiques les plus élevées.

Gestion responsable :

Nous donnons la priorité à la durabilité, en assurant une valeur à long terme pour les communautés et l'environnement que nous servons.

Excellence

Nous aspirons à une amélioration continue et à l'innovation dans tous les aspects de notre travail.

Collaboration :

Nous croyons en la puissance des perspectives diverses et du travail d'équipe pour favoriser le succès.

Pourquoi rejoindre Canada Rail?

• Une rémunération et des avantages compétitifs : Salaire attractif, primes de performance, assurances collectives et programmes de formation continue.
• Une opportunité unique de carrière : Développez vos compétences au sein d'un consortium de renom.
• Un environnement collaboratif : Travaillez avec les meilleurs experts en ingénierie et exploitation ferroviaire.

Chez Canada Rail nous sommes fiers de promouvoir l'égalité des chances en emploi et nous nous engageons à bâtir des équipes qui reflètent la diversité de la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l'accessibilité en emploi et à offrir un environnement de travail inclusif et équitable, où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses origines, afin de lui permettre de réaliser pleinement son potentiel. Nous encourageons activement les candidatures des Premières Nations ainsi que celles des individus issus de divers horizons.

Nous traitons les renseignements personnels recueillis dans le cadre du recrutement conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Ils seront utilisés uniquement pour évaluer votre candidature et protégés selon nos mesures de sécurité. En postulant, vous consentez à leur utilisation.

Veuillez noter : L'emploi est sujet à des vérifications pré-embauche, y compris les vérifications des antécédents d’emploi.