Coordonnateur(trice), Bureau de la Direction Générale

Fonds municipal vert; Ottawa; Hybrid; CAD 58,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Modèle hybride

Horaires d'été

Avantages sociaux

Job summary

Le Fonds municipal vert (FMV) recherche un Coordonnateur(trice), Bureau de la Direction Générale, pour coordonner les activités du MDO et du LC3 National Office, assurer les opérations efficaces et la gestion des documents.

Le poste est hybride à Ottawa, temps plein, avec possibilités de déplacements. Exigences: expérience admin avancée et bilinguisme souhaité; engagement envers les politiques et la confidentialité.

Qualifications

• Post-secondary education en administration des affaires, gestion de projet ou discipline connexe.
• Minimum 5 ans d'expérience en services administratifs, gestion de projets ou coordination d'activités.
• Expérience avec des cadres supérieurs et parties prenantes.
• Maîtrise d'Excel et Power BI; connaissance de SharePoint/OneNote et outils collaboratifs est un atout.
• Bilingue anglais/français est un atout; confidentialité requise.

Responsibilities

• Coordinateur/trice du Bureau de la Direction Générale et du LC3 National Office; assurer le bon fonctionnement des opérations.
• Gérer les réunions MDO, préparer et suivre les documents, l'agenda et les rapports.
• Gérer les processus d'approvisionnement et suivre les contrats; supervision des dépenses et factures.
• Assurer la circulation des informations et le soutien logistique des voyages et événements.
• Conduire des initiatives d'amélioration des processus et soutenir les échanges avec les parties prenantes.
• Fournir un appui administratif de back-up et assurer le respect des politiques opérationnelles.
• Travailler en mode hybride et coordonner les activités de l'équipe GMF et NO.

Skills

Gestion administrative

Communication écrite

Organisation

Discrétion/confidentialité

Bilingue anglais/français

Education

Éducation postsecondaire en administration

Formation/équivalent en gestion de projet

Tools

MS Excel

Power BI

SharePoint

OneNote

Asana

Zoom

MS Teams

Job description

Coordonnateur(trice), Bureau de la Direction Générale# Carrières## Coordonnateur(trice), Bureau de la Direction GénéralePostuler: Hybrid - Ottawa: Temps plein: Publié il y a 2 jour(s): JR100062**Qui sommes-nous au FMV:** Au Fonds municipal vert (FMV), nous créons le changement là où il compte le plus : au sein des municipalités canadiennes. Le FMV, programme phare de la Fédération canadienne des municipalités, est soutenu par une dotation de 2,4 milliards de dollars du gouvernement du Canada. Le FMV aide les municipalités canadiennes de toutes tailles à investir dans leur avenir en appuyant des projets locaux de durabilité et de résilience qui soutiennent la population canadienne en permettant de créer des emplois, de réduire les coûts et de renforcer les économies locales. Grâce à notre combinaison unique de financement, de ressources et de formation, le FMV améliore la qualité de vie des Canadiens et des Canadiennes en accélérant la transformation vers des communautés durables et résilientes. Depuis 2000, le FMV a investi plus de 1,6 milliard de dollars dans des projets locaux, aidant ainsi les communautés à éviter 2,9 millions de tonnes d'émissions de gaz à effet de serre, tout en contribuant 1,24 milliard de dollars au PIB national et en créant plus de 13 000 années-personnes d'emploi à l’échelle nationale. **À propos de ce rôle:**Reporting to the Managing Director, the Coordinator, Managing Director's Office & Low Carbon Cities Canada provides coordination support to the Managing Director’s Office (MDO) and the Director, Low Carbon Cities Canada (LC3). Key responsibilities include (approximately 3.5 days/week or 75%) coordinating MDO meetings, implementing plans and activities to improve the Managing Director’s Office’s communications and operations, coordinating services to support internal operations, as well as helping with communications, event, and materials production to support the Managing Director’s Office. The balance of the week (approximately 1.5 days/week or 25%) is spent providing similar support services to the Director, LC3 and the LC3 National Office (NO). **Ce que vous ferez:**# **Key Responsibilities*** Works as a collaborative member of the GMF Managing Director’s Office (MDO) and the LC3 National Office (NO) by: + Ensuring efficient team operations. + Ensuring an effective system to bring forward documents and correspondence for a reply, agenda items for meetings, reports for comment and distribution. + As necessary/requested, preparing, reviewing and/or providing feedback on correspondence and documents. + Coordinating procurement processes, prepares and tracks contracts throughout contract delivery, ensuring invoices are prepared and processed on time. + Ensuring the timely flow of information relating to the MD’s portfolio; reviewing reports and disseminating information to stakeholders and the MDO. + Coordinating and project managing initiatives as directed by the Managing Director. + Understanding the operational and strategic needs of the MDO and providing solutions to the Managing Director for effectively and efficiently meeting those needs. + Initiating, embracing, and facilitating process improvements and proactively assisting in translating change.* Delivers, maintains, and stores files containing sensitive and confidential material, ensuring proper disposal of documents by following the FCM records management retention policy.* Coordinates meetings and events with direction from and to support the Managing Director. This may include coordination of agenda topics and speakers/presenters, minute-taking, tracking action items, preparing documents, maintaining rolling agendas, etc.* Coordinates all travel, meeting and conference logistics for LC3 staff. Prepares relevant materials and tracks expenditures in relation to travel and meeting logistics.* Ensures departmental compliance with FCM operational policies and procedures (e.g., travel, finance, people & culture) and brings variances to the attention of the Managing Director with proposed solutions.* Leads the GMF Administrative Team by chairing and coordinating the GMF Administrative meetings. This includes providing support and advice; coordinating trainings; reviewing administrative policies and procedures; and providing back-up support, as required.* Coordinates/provides centralized logistics for the department, as required (e.g., GMF staff attendance at the FCM Annual Conference).* Provides back-up support to Managing Director and the MDO administrative assistant as required.* May be called upon to undertake initiatives, projects or other administrative duties as needed.**Knowledge and Experience*** Post-secondary education in business administration, project management or a related discipline, or equivalent education and work experience.* Minimum of 5 years of experience providing progressively responsible experience in administrative services, project management and/or coordinating program activities* Experience dealing with senior executives and high-level stakeholders.* Ability to maintain a consistent professional manner with both internal and external stakeholders and to always maintain confidentiality.* Knowledge of business support processes, tools and administrative management practices and procedures.* Proficient in Windows OS and MS Office suite programs with advanced knowledge of MS Excel and Power BI considered a strong asset.* Knowledge of OneNote, Adobe PDF, Asana, SharePoint, Zoom and MS Teams is considered an asset.* Experience monitoring expenditures and/or budget tracking.* Excellent organizational skills as well as ability to carry out multiple tasks simultaneously and set priorities in a fast-paced environment with conflicting priorities and tight deadlines.* Strong communication skills and ability to work independently as well as build relationships across the organization.* Anticipating and identifying the needs of internal and external clients and finding solutions on how to meet them.* Work collaboratively with the other members of the team to reach common goals while maintaining a growth mindset.* Strong attention to detail and accuracy.* Ability to work independently with limited oversight and guidance.* Experience providing guidance to other employees.* The ability to communicate and work in both official languages (written and spoken fluency in both English and French) is an asset. Exceptional English writing skills considered a strong asset.**Additional Information** * This posting is for an existing position* This posting is for a fixed-term temporary contract **Échelle salariale:**$58,495.00 - $65,224.00**Ce que nous offrons:**Nous offrons un modèle de travail flexible fondé sur la responsabilisation, la collaboration et l’atteinte de résultats. Il est conçu pour favoriser à la fois la performance et le bien-être. Bien que le travail s’effectue principalement en mode virtuel, des déplacements occasionnels à notre siège social à Ottawa sont à prévoir. La majorité des membres de l’équipe sont basé(e)s dans la région de la capitale nationale. Le cas échéant, vous pourriez également avoir des occasions de voyager à travers le Canada afin d’échanger avec les collectivités que nous soutenons et de mieux comprendre l’impact de notre travail. **L'expérience des employé(e)s et les mesures de soutien:**Nous nous engageons à créer un environnement où chacun et chacune peut donner le meilleur de soi-même tout en maintenant un équilibre sain, notamment grâce à :* Des modalités de travail flexibles favorisant la productivité et la collaboration* Un horaire d’été (du 1er juillet à la Fête du Travail) : + Journées de travail de 7 heures + Congé les vendredis, selon les besoins de l’équipe et les exigences opérationnelles* Un engagement continu envers le développement des employé(e)s* Une gamme complète d’avantages sociaux et de services conçus pour soutenir le bien-être et le développement du personnel. Veuillez noter que les détails et l’admissibilité peuvent varier selon le rôle* Des espaces de travail modernes situés dans le marché By et au cœur du centre-ville d’Ottawa Nous nous engageons à favoriser une culture organisationnelle axée sur l'équité, la diversité, l'inclusion et l'appartenance, où des personnes de diverses identités raciales et ethniques, âges, nationalités, statuts socio-économiques, orientations sexuelles, identités et expressions de genre, et capacités physiques et mentales peuvent s’épanouir et s’engager pleinement au meilleur de leurs capacités. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap. Des accommodements sont disponibles sur demande à chaque étape du processus de recrutement et de sélection. L’avenir du travail à la FCM repose sur un modèle hybride ; par conséquent, ce poste combine le travail virtuel et le travail en présentiel. La personne retenue doit résider dans un rayon de 80 km du centre-ville d’Ottawa, sauf indication contraire, et être autorisée à travailler au Canada. Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous utilisons des outils automatisés basés sur l'intelligence artificielle pour présélectionner les candidat(e)s. Toutes les évaluations générées par l'IA sont examinées et validées par notre équipe Employé(e)s et culture organisationnelle. **Pour conclure...**Si ce rôle vous intéresse et correspond à l'impact que vous souhaitez avoir, n'hésitez pas à nous contacter ! Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats pour leur intérêt, toutefois, seules les personnes qui auront été sélectionnées pour passer à l'étape suivante du processus de recrutement seront contactées par un(e) membre de notre équipe Employé(e)s et culture organisationnelle.