Coordonnateur(trice), Bureau de la Direction Générale

Federation-of-Canadian-Municipalitie; Ottawa; Hybrid; CAD 58,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Travail hybride

Horaires flexibles

Avantages sociaux et développement

Job summary

FMV, au sein de la Fédération canadienne des municipalités, recherche un(e) coordonnateur(trice) administré(e) pour soutenir le Bureau de la direction générale et LC3. Le poste exige une solide expérience administrative et une aptitude à travailler avec des cadres supérieurs.

Rôle hybride avec déplacements occasionnels au Canada, horaires flexibles et plusieurs responsabilités opérationnelles liées à la gestion de projets et à la coordination d’activités.

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration des affaires, gestion de projets ou domaine connexe.
• Minimum de cinq années d’expérience progressive dans les services administratifs/gestion de projets.
• Expérience avec cadres supérieurs et parties prenantes de haut niveau.
• Maîtrise des outils Windows et Office; Excel et Power BI avancés sont un atout.

Responsibilities

• Coordonner les réunions du Bureau de la direction générale et LC3.
• Préparer et suivre les rapports, points à l’ordre du jour et documents.
• Suivi des dépenses, contrats et factures; assurer le respect des politiques.
• Coordonner déplacements, réunions et logistique des conférences.
• Fournir un soutien administratif et de relève au besoin.

Skills

Organisation & planification

Communication professionnelle

Gestion du temps

Travail en équipe

Capacité d’analyse

Education

Baccalauréat ou formation équivalente en affaires/gestion de projet

Tools

Excel

Power BI

OneNote

Adobe Acrobat/PDF

Asana

SharePoint

Zoom

Microsoft Teams

Job description

Qui sommes-nous au FMV:Au Fonds municipal vert (FMV), nous créons le changement là où il compte le plus : au sein des municipalités canadiennes.Le FMV, programme phare de la Fédération canadienne des municipalités, est soutenu par une dotation de 2,4 milliards de dollars du gouvernement du Canada. Le FMV aide les municipalités canadiennes de toutes tailles à investir dans leur avenir en appuyant des projets locaux de durabilité et de résilience qui soutiennent la population canadienne en permettant de créer des emplois, de réduire les coûts et de renforcer les économies locales.Grâce à notre combinaison unique de financement, de ressources et de formation, le FMV améliore la qualité de vie des Canadiens et des Canadiennes en accélérant la transformation vers des communautés durables et résilientes.Depuis 2000, le FMV a investi plus de 1,6 milliard de dollars dans des projets locaux, aidant ainsi les communautés à éviter 2,9 millions de tonnes d'émissions de gaz à effet de serre, tout en contribuant 1,24 milliard de dollars au PIB national et en créant plus de 13 000 années-personnes d'emploi à l’échelle nationale.À propos de ce rôle:Relevant du ou de la partenaire en gestion stratégique, le ou la coordonnateur(trice), Bureau de la direction générale et Villes durables à faibles émissions de carbone (Low Carbon Cities Canada - LC3) fournit un soutien de coordination au Bureau de la direction générale (BDG) ainsi qu’à la direction de Low Carbon Cities Canada (LC3).Les principales responsabilités du poste consistent, pour environ 75 % du temps (3,5 jours par semaine), à coordonner les réunions du Bureau de la direction générale, à mettre en œuvre des plans et des activités visant à améliorer les communications et les opérations de ce bureau, à coordonner les services de soutien aux opérations internes ainsi qu’à appuyer les communications, les événements et la production de documents.Pour le reste du temps (25 % ou 1,5 jour par semaine), la personne titulaire du poste fournit un soutien similaire à la direction de LC3 et au Bureau national de LC3.Ce que vous ferez:Principales responsabilitésAgir à titre de membre collaboratif du Bureau de la direction générale du Fonds Municipal Vert (FMV) et du Bureau national de LC3 :Veiller au bon fonctionnement des activités de l’équipe.Assurer la mise en place et le maintien de mécanismes efficaces pour le traitement de la correspondance, le suivi des documents nécessitant une réponse, la préparation des points à l’ordre du jour des réunions ainsi que la circulation des rapports pour révision et diffusion.Préparer, réviser ou formuler des commentaires sur la correspondance et les documents, selon les besoins.Coordonner les processus d’approvisionnement, préparer les contrats et en assurer le suivi tout au long de leur exécution, tout en veillant au traitement rapide des factures.Assurer la circulation efficace de l’information liée au portefeuille de la direction générale, examiner les rapports et transmettre l’information aux parties prenantes concernées ainsi qu’au Bureau de la direction générale.Coordonner et gérer des initiatives et projets selon les directives du ou de la partenaire en gestion stratégique.Comprendre les besoins opérationnels et stratégiques du Bureau de la direction générale et recommander des solutions permettant d’y répondre de façon efficace et efficiente.Initier, promouvoir et faciliter les améliorations de processus tout en contribuant activement à la mise en œuvre du changement.Gérer, maintenir et archiver les dossiers contenant des renseignements sensibles et confidentiels, tout en veillant au respect de la politique de conservation des documents de la FCM.Coordonner les réunions et événements sous la direction du ou de la partenaire en gestion stratégique et de la direction de LC3.Assurer, au besoin, la coordination des ordres du jour, des conférenciers et conférencières, la prise de notes, le suivi des mesures à prendre, la préparation des documents et la gestion des ordres du jour permanents.Coordonner l’ensemble des déplacements, réunions et conférences du personnel de LC3.Préparer les documents requis et assurer le suivi des dépenses liées aux déplacements et à la logistique des réunions.Fournir, au besoin, un soutien logistique centralisé pour le département, notamment pour la participation du personnel du FMV à la Conférence annuelle de la FCM.Veiller au respect des politiques et procédures opérationnelles de la FCM (voyages, finances, Personnes et culture, etc.) et signaler toute situation non conforme au ou à la partenaire en gestion stratégique en proposant des solutions appropriées.Diriger l’équipe administrative du FMV en présidant et en coordonnant les réunions administratives du FMV.Fournir conseils et soutien, coordonner les formations, examiner les politiques et procédures administratives et offrir un soutien de relève au besoin.Fournir un soutien de relève au ou à la partenaire en gestion stratégique ainsi qu’à l’adjoint(e) administratif(ve) du Bureau de la direction générale lorsque nécessaire.Réaliser, au besoin, des initiatives spéciales, des projets ou d’autres tâches administratives connexes.Connaissances et expérienceFormation postsecondaire en administration des affaires, en gestion de projet ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.Minimum de cinq années d’expérience progressive dans les services administratifs, la gestion de projets ou la coordination d’activités de programme.Expérience de travail auprès de cadres supérieurs et de parties prenantes de haut niveau.Capacité démontrée à faire preuve d’un professionnalisme constant auprès des interlocuteurs internes et externes tout en maintenant la confidentialité en tout temps.Bonne connaissance des processus de soutien aux activités, des outils de gestion ainsi que des pratiques et procédures administratives.Maîtrise de l’environnement Windows et de la suite Microsoft Office; une connaissance avancée d’Excel et de Power BI constitue un atout important.La connaissance de OneNote, Adobe Acrobat/PDF, Asana, SharePoint, Zoom et Microsoft Teams constitue un atout.Expérience dans le suivi des dépenses et la gestion ou le suivi budgétaire.Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité démontrée à gérer plusieurs responsabilités simultanément dans un environnement dynamique caractérisé par des priorités concurrentes et des échéanciers serrés.Excellentes compétences en communication et capacité à travailler de façon autonome tout en développant des relations efficaces à l’échelle de l’organisation.Capacité à anticiper les besoins des clients internes et externes et à proposer des solutions adaptées.Capacité à collaborer efficacement avec les membres de l’équipe dans l’atteinte d’objectifs communs en faisant preuve d’une mentalité de croissance.Grand souci du détail et de l’exactitude.Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.Expérience dans l’accompagnement ou l’orientation d’autres employés.La capacité de communiquer et de travailler efficacement dans les deux langues officielles (français et anglais, à l’oral comme à l’écrit) constitue un atout. D’excellentes compétences rédactionnelles en anglais constituent également un atout important.Renseignements supplémentairesIl s’agit d’un poste existant.Il s’agit d’un contrat temporaire à durée déterminée.Échelle salariale:$58,495.00 - $65,224.00Ce que nous offrons:Nous offrons un modèle de travail flexible fondé sur la responsabilisation, la collaboration et l’atteinte de résultats. Il est conçu pour favoriser à la fois la performance et le bien-être. Bien que le travail s’effectue principalement en mode virtuel, des déplacements occasionnels à notre siège social à Ottawa sont à prévoir. La majorité des membres de l’équipe sont basé(e)s dans la région de la capitale nationale.Le cas échéant, vous pourriez également avoir des occasions de voyager à travers le Canada afin d’échanger avec les collectivités que nous soutenons et de mieux comprendre l’impact de notre travail.L'expérience des employé(e)s et les mesures de soutien:Nous nous engageons à créer un environnement où chacun et chacune peut donner le meilleur de soi-même tout en maintenant un équilibre sain, notamment grâce à :Des modalités de travail flexibles favorisant la productivité et la collaborationUn horaire d’été (du 1er juillet à la Fête du Travail) :Journées de travail de 7 heuresCongé les vendredis, selon les besoins de l’équipe et les exigences opérationnellesUn engagement continu envers le développement des employé(e)sUne gamme complète d’avantages sociaux et de services conçus pour soutenir le bien-être et le développement du personnel. Veuillez noter que les détails et l’admissibilité peuvent varier selon le rôleDes espaces de travail modernes situés dans le marché By et au cœur du centre-ville d’OttawaNous nous engageons à favoriser une culture organisationnelle axée sur l'équité, la diversité, l'inclusion et l'appartenance, où des personnes de diverses identités raciales et ethniques, âges, nationalités, statuts socio-économiques, orientations sexuelles, identités et expressions de genre, et capacités physiques et mentales peuvent s’épanouir et s’engager pleinement au meilleur de leurs capacités.Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap. Des accommodements sont disponibles sur demande à chaque étape du processus de recrutement et de sélection.L’avenir du travail à la FCM repose sur un modèle hybride ; par conséquent, ce poste combine le travail virtuel et le travail en présentiel. La personne retenue doit résider dans un rayon de 80 km du centre-ville d’Ottawa, sauf indication contraire, et être autorisée à travailler au Canada.Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous utilisons des outils automatisés basés sur l'intelligence artificielle pour présélectionner les candidat(e)s. Toutes les évaluations générées par l'IA sont examinées et validées par notre équipe Employé(e)s et culture organisationnelle.Pour conclure…Si ce rôle vous intéresse et correspond à l'impact que vous souhaitez avoir, n'hésitez pas à nous contacter !Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats pour leur intérêt, toutefois, seules les personnes qui auront été sélectionnées pour passer à l'étape suivante du processus de recrutement seront contactées par un(e) membre de notre équipe Employé(e)s et culture organisationnelle.