Coordonnateur(trice) bilingue, Ventes de Groupes

Sunwing Vacations Group; Laval (administrative region); Hybrid; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Possibilités de travail hybride

Formidables avantages liés aux voyages

Rabais corporatif GoodLife

Programme complet d’avantages sociaux

Programme de cotisation de l’employeur

Possibilités de développement et d’av설

Job summary

Sunwing Vacations Group recherche un Coordonnateur(trice) bilingue, Ventes de Groupes, pour soutenir les réservations et les comptes de groupes. Vous gérerez la création et la modification des réservations, effectuerez les rapprochements et assurerez un service clients professionnel tant au téléphone qu’à l’écrit, basé à Laval, Québec, avec un horaire de 35 heures par semaine en poste permanent et hybride.

Le candidat idéal possède au moins 1 an d’expérience en administration et service à la

Qualifications

• Au moins 1 an d’expérience en administration et en service à la clientèle.
• Bilingue en français et en anglais avec d’excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Excellentes aptitudes en gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches et à établir les priorités.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Bonne connaissance de l’informatique, notamment de Microsoft Office. Une expérience avec des systèmes de réservation constitue un atout.
• Certification TICO/OPC requise au moment de l’embauche.

Responsibilities

• Traiter les demandes de réservation de groupes.
• Vérifier les devis dans le système de réservation et valider les tarifs.
• Effectuer les rapprochements comptables des dossiers.
• Collaborer avec les équipes Payload, Inventory ou Costings lorsque des inventaires spécifiques sont requis.
• Confirmer les numéros de réservation avec le représentant des ventes de groupes et transférer le dossier pour l’émission du contrat et de la facture initiale.
• Identifier le responsable du groupe dans la réservation et obtenir ses coordonnées.
• Effectuer le suivi des paiements et des soldes impayés et transmettre les problèmes de recouvrement au GSR.
• Traiter les modifications demandées par les GSR ou les clients.
• Traiter les demandes de blocs de sièges et de sélection de sièges pour les groupes.
• Traiter les libérations de réservations et préparer les réservations à partir des listes de chambres finales.
• Émettre les factures liées aux modifications et les E-Docs lorsque requis.
• Valider et ajuster les assurances aux dossiers et corriger les sélections de sièges en double.
• Ajouter les sièges Elite Plus gratuits pour les couples de mariage et les responsables de groupes.
• Effectuer le suivi des noms et des dates de naissance manquants et les transferts FIT.
• Participer aux formations et maintenir les connaissances produit.
• Se tenir au courant des changements de procédures et gérer les appels de la file d’attente si nécessaire.
• Assurer le remplacement des GSR pendant leurs vacances.

Skills

Bilingue FR/EN

Gestion du temps

Organisation

Service à la clientèle

Communication écrite et orale

Education

Certification TICO/OPC

Tools

Microsoft Office

Systèmes de réservation

Job description

Coordonnateur(trice) bilingue, Ventes de Groupes

À propos de nous

Sunwing Vacations Group regroupe les plus grandes marques de vacances en Amérique du Nord, notamment les principaux voyagistes canadiens Sunwing Vacations et WestJet Vacations, ainsi que le voyagiste américain en pleine croissance Vacation Express et les entreprises de vente au détail de voyages du Groupe, SellOffVacations.com et Luxe Destination Weddings.

Notre culture repose sur nos valeurs EPIC - Entrepreneurial, Passionné, Innovateur et Axé sur le client - et nos équipes travaillent ensemble pour réaliser notre raison d’être : « Des gens passionnés qui réalisent les rêves de vacances. »

Le poste

Sous la bannière de Sunwing Vacations, nous sommes à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) bilingue, Ventes de Groupes pour se joindre à l’équipe des ventes de groupes. Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif lié aux réservations pour les comptes et les représentants des ventes de groupes qui vous seront assignés. Cela comprend la création et la modification de réservations ainsi que l’exécution de diverses tâches spécialisées afin de veiller à ce que les clients de groupes et les agents de voyages soient servis rapidement et efficacement.

Vous devrez communiquer avec les clients de façon professionnelle, courtoise et conviviale, tant par téléphone que par écrit, afin de développer de solides relations avec la clientèle et de favoriser la fidélisation et les références.

Relevant du/de la Superviseur(e), Ventes de Groupes, ce poste est basé à Laval, au Québec.

Horaire et conditions de travail

• Poste : Permanent à temps plein
• Horaire : 35 heures par semaine, avec possibilité d’heures supplémentaires selon les besoins de l’entreprise

Vos responsabilités

• Traiter les demandes de réservation de groupes.
• Vérifier les devis dans le système de réservation et valider les tarifs.
• Effectuer les rapprochements comptables des dossiers.
• Collaborer avec les équipes Payload, Inventory ou Costings lorsque des inventaires spécifiques sont requis.
• Confirmer les numéros de réservation avec le représentant des ventes de groupes (GSR) et lui transférer le dossier pour l’émission du contrat et de la facture initiale.
• Identifier le responsable du groupe dans la réservation et obtenir ses coordonnées.
• Effectuer le suivi des paiements et des soldes impayés auprès des clients et transmettre les problèmes de recouvrement au GSR.
• Traiter les modifications demandées par les GSR ou les clients.
• Traiter les demandes de blocs de sièges et de sélection de sièges pour les groupes.
• Traiter les libérations de réservations conformément aux politiques contractuelles.
• Préparer les réservations à partir des listes de chambres finales.
• Émettre les factures liées aux modifications de réservation afin de tenir les clients informés de l’état de leur réservation et des soldes à payer.
• Émettre les E-Docs lorsque requis.
• Valider et ajuster les assurances aux dossiers, au besoin.
• Corriger les sélections de sièges en double.
• Ajouter les sièges Elite Plus gratuits pour les couples de mariage et les responsables de groupes.
• Effectuer le suivi des noms et des dates de naissance manquants.
• Ajouter les détails des transferts FIT.
• Participer aux formations assignées par la direction et le formateur de l’équipe des ventes de groupes.
• Maintenir ses connaissances des produits et participer aux formations continues prévues.
• Participer aux webinaires sur les produits.
• Organiser l’information afin de pouvoir s’y référer rapidement lorsque nécessaire.
• Se tenir au courant des changements et des mises à jour des procédures.
• Participer au traitement des appels dans la file d’attente au besoin.
• Effectuer le suivi des boîtes courriel liées à l’administration des dossiers des coordonnateurs.
• Assurer le remplacement des GSR pendant leurs vacances.
• Prendre en charge et gérer de bout en bout certains groupes spécialisés qui lui sont assignés.
• Effectuer toute autre tâche assignée.

Ce dont vous aurez besoin

• Au moins 1 an d’expérience en administration et en service à la clientèle.
• Bilingue en français et en anglais avec d’excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Excellentes aptitudes en gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches et à établir les priorités.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Aisance dans les interactions avec les clients et engagement envers un excellent service à la clientèle.
• Excellentes aptitudes en communication, notamment en matière d’étiquette téléphonique et de communication par courriel.
• Solides aptitudes en résolution de problèmes.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant à un environnement d’équipe collaboratif.
• Bonne connaissance de l’informatique, notamment de Microsoft Office. Une expérience avec des systèmes de réservation constitue un atout.
• Certification TICO/OPC* requise au moment de l’embauche.

*Certification TICO / OPC

La certification TICO (Ontario) ou OPC (Québec) constitue un atout à l’embauche.

Si vous ne détenez pas cette certification, elle devra être obtenue dans le cadre de votre emploi. Des frais sont associés à l’examen et à l’obtention de la certification. La première tentative d’examen sera assumée par l’entreprise; les tentatives subséquentes seront à la charge de l’employé.

Ce que nous offrons

• Possibilités de travail hybride
• Formidables avantages liés aux voyages
• Rabais corporatif GoodLife
• Programme complet d’avantages sociaux
• Programme de cotisation de l’employeur au REER
• Possibilités de développement et d’avancement
• Stationnement gratuit
• Espace de travail ouvert et collaboratif
• Possibilité de redonner à la communauté dans le cadre de nos initiatives de responsabilité sociale
• Découvrez notre quotidien! @sunwinglife

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature. Toutefois, seules les personnes répondant aux qualifications requises seront contactées.

Nous sommes fiers de compter parmi nos équipes des personnes passionnées issues de différents parcours et horizons. Nous nous engageons également à promouvoir l’équité en matière d’emploi et à favoriser un environnement inclusif et accessible.

Diversité, équité et inclusion

La diversité nous rend EPIC. Nous nous efforçons de créer une culture où chacun se sent valorisé, inclus et soutenu.

Prévention de la violence et du harcèlement

Nous avons établi un partenariat avec White Ribbon afin de favoriser une approche axée sur les survivants et sensible aux traumatismes, avec des programmes de sensibilisation et de formation dans l’ensemble de nos divisions.

Bien-être

Nous favorisons des initiatives qui permettent à nos employés d’Être EPIC et d’Être bien, tant sur le plan personnel que professionnel.

Apprentissage et développement

Nos programmes soutiennent le développement des compétences, le leadership personnel et le développement du leadership au sein des équipes.

Mesures d’accommodement

Nous offrirons des mesures d’accommodement à toutes les personnes candidates tout au long du processus de recrutement.

Si vous avez besoin d’un accommodement pour postuler, veuillez communiquer avec [e-mail]