Coordonnateur(trice) administratif(ve) - Québec (QC)

Equans; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives dès votre embau

Programme de bonification

Régime de retraite

13 jours fériés

Équilibre travail et vie personnelle

Job summary

Equans recherche un coordonnateur administratif à Québec pour soutenir l’équipe de coordination et le gestionnaire de site. Vous prenez en charge le suivi administratif, la gestion documentaire et le traitement des demandes de service, afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.

Le poste requiert une DEC en bureautique ou équivalent, 3 à 5 ans d’expérience et une maîtrise du français et de l’anglais. Possibilité de progression au sein du groupe international Equans.

Qualifications

• Être autorisé à travailler au Canada et passer une enquête de sécurité.
• DEC en bureautique ou équivalent.
• 3 à 5 ans d’expérience dans des tâches similaires.
• Maîtrise du français parlé et écrit; anglais maîtrisé.

Responsibilities

• Traiter et assurer le suivi des factures fournisseurs.
• Gérer la documentation et l’archivage (rapports, bons de service, suivis contractuels).
• Élaborer, mettre à jour et transmettre les rapports périodiques aux clients et à la direction.
• Traiter et fermer les demandes de service dans le système GMAO (IMP, MP, correctifs).
• Effectuer le suivi et la mise à jour des registres de maintenance préventive et corrective.
• Assurer la coordination administrative entre les coordonnateurs, les sous-traitants, l’équipe mobile et le gestionnaire de site.
• Servir de point de contact administratif pour les suivis quotidiens avec les différents acteurs internes et externes.
• Préparer des documents administratifs; appuyer le gestionnaire et les coordonnateurs lors des audits, inspections ou demandes clients.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe selon les besoins de l’équipe.

Skills

Rigueur

Organisation

Communication

Autonomie

Esprit d’équipe

Proactivité

Service client

Education

DEC en bureautique

Tools

MS Office 2010

Job description

Job: Support Functions Admin Support Contract type: Temporary Schedule: Full-Time Location: 2459 route de la Bravoure G2C 1X5 Québec Canada Offer ID: 91034Equans est à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) à Québec!Le groupe Equans est un leader mondial du secteur des énergies et services. Le Groupe est implanté dans 20 pays et compte 90 000 collaborateurs répartis sur 5 continents.Equans conçoit, installe et fournit des solutions sur mesure pour améliorer les équipements, les systèmes et les processus techniques de ses clients et optimiser leur utilisation dans le contexte de leurs transitions énergétique, industrielle et numérique. Depuis 2022, Equans fait partie du groupe Bouygues.Actif au Canada et aux États-Unis depuis plus de 30 ans, Equans Services est le partenaire des entreprises, industriels et institutions qui souhaitent tendre vers des bâtiments plus connectés, gérer leurs installations de manière efficace et réduire leur empreinte carbone.Nous concevons, installons et maintenons des solutions sur mesure pour améliorer les installations, les systèmes et les infrastructures de nos clients.Nos offres principales se concentrent dans les domaines suivants :Gestion intégrée d’actifs et d’installations ( Integrated Facility Management );Opération et maintenance de bâtiments et d’équipements;Solutions d’efficacité énergétique et plan de décarbonation;Automatisation des bâtiments;Solutions pour le transport et la mobilité.Pour en savoir plus, visitez www.equansservices.com/ .Sommaire du posteSous la responsabilité du/de la gestionnaire de site, la personne titulaire du poste assure un rôle central de soutien administratif auprès de l’équipe de coordination et du gestionnaire. elle contribue au bon fonctionnement des opérations en prenant en charge diverses tâches administratives et de suivi, en appui direct aux coordonnateurs(trices). elle agit également comme relève pour le traitement des demandes de service en cas d’absence des coordonnateurs(trices).Elle joue un rôle clé pour assurer la fluidité des opérations quotidiennes, la rigueur du suivi administratif et la qualité du service rendu au client.DescriptionTraiter et assurer le suivi des factures fournisseurs;Assurer la gestion documentaire et l’archivage (rapports, bons de service, suivis contractuels);Élaborer, mettre à jour et transmettre les rapports périodiques aux clients et à la direction;Traiter et fermer les demandes de services dans le système GMAO (IMP, MP, correctifs);Effectuer le suivi et la mise à jour des registres de maintenance préventive et corrective;Assurer la coordination administrative entre les coordonnateurs(trices), les sous-traitants(es), l’équipe mobile et le/la gestionnaire de site;Servir de point de contact administratif pour les suivis quotidiens avec les différents acteurs internes et externes;Préparer des documents administratifs;Appuyer le gestionnaire et les coordonnateurs(trices) lors des audits, inspections ou demandes clients;Effectuer toute autre tâche administrative connexe selon les besoins de l’équipe.ExigencesÊtre autorisé à travailler au Canada;Apte à passer une enquête de sécurité;DEC en bureautique ou autres disciplines;3 à 5 ans d’expérience dans les tâches et responsabilités similaires;Desservant le Canada et les États-Unis, nous devons nous assurer la prestation de nos services dans la langueappropriée, garantissant une communication fluide et adaptée à leurs besoins.Niveau de la langue française parlée et écrite: MaîtriséNiveau de la langue anglaise parlée et écrite: MaîtriséFréquence de l’usage de l’anglais : RégulièreMaîtriser la suite bureautique MS Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).AptitudesRigueur et souci extrême du détail;Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;Excellentes habiletés de communication (orale et écrite);Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec divers intervenants;Autonomie, proactivité et débrouillardise;Orientation service client hors pair.Ce que nous vous offrons chez EquansLes assurances collectives dès votre embaucheUn programme de bonificationUn régime de retraiteTreize (13) jours fériésÉquilibre travail et vie personnellePossibilité d’évoluer au sein de la compagnieChance de faire partie d’un groupe d’envergure internationaleNous croyons à l’importance de la diversité et inclusionÉquité en emploiServices Equans souscrit aux principes d'égalité en emploi et nous valorisons la diversité et l'inclusion. Nous encourageons donc les candidatures de toutes les personnes, notamment les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et celles de toutes origines et identités. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail respectueux, accessible et équitable, où chacun peut s'épanouir et contribuer au succès collectif.RemarquesCe défi vous intéresse? Nous aimerions faire votre connaissance et nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature.