Coordonnateur / Coordonnatrice de la gestion des documents

PAL; Ottawa, Quebec; On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Voyages personnels PAL avec ententes

Programmes d'aide aux employés

Assurance médicale, dentaire, vision &

Régime de retraite

Régime d'achat d'actions

Aide aux études

Possibilités de croissance

Jours PAL entre Noël et le Nouvel An

Job summary

PAL Aerospace recherche un coordonnateur(trice) d'experience en gestion de documents pour soutenir le programme FAcT à Ottawa. Vous superviserez la création, la configuration et la maintenance des documents, assurant cohérence et conformité selon les normes internes et contractuelles.

Le rôle exige une expertise avancée en MS Word, Excel et SharePoint, avec une expérience probante en gestion de documents et en gouvernance de l'information.

Qualifications

• Diplôme postsecondaire en contrôle de documents ou soutien aux entreprises exigé.
• Au moins 4 ans d'expérience dans un poste de contrôle de documents.
• Excellentes compétences en MS Word et structuration de documents.
• Connaissance des normes et procédures de gestion documentaire.

Responsibilities

• Concevoir et maintenir des modèles de documents standardisés.
• Élaborer et mettre en forme des documents selon les normes du programme.
• Configurer les propriétés et métadonnées pour faciliter la recherche.
• Revoir les documents pour clarté, exactitude et conformité.
• Établir des conventions de nommage et gérer les versions.
• Assurer les flux de travail d'approbation et les autorisations.
• Gérer les fichiers et dossiers numériques et assurer la sécurité.
• Mettre en œuvre et maintenir une numérotation des documents.
• Gérer la documentation interne et externe et les distributions.
• Interagir avec les parties prenantes et maintenir confidentialité.

Skills

MS Word avancé

Communication verbale

Edition avancée

Communication écrite

Gestion de documents

Suivi des procédures

Gestion de projets

Excel

SharePoint

EDMS

Conformité et normes

Education

Diplôme postsecondaire en contrôle de documents / soutien aux entreprises

4 ans d'expérience minimum en contrôle de documents

Tools

SharePoint

MS Word

Excel

EDMS

Job description

PAL Aerospace est fiere de s'associer a SkyAlyne, le principal entrepreneur du programme de Formation future des equipages de releve (FAcT)—la nouvelle initiative de formation du Canada pour l'Aviation royale canadienne (ARC). Ce programme transformateur redefinira la facon dont le Canada forme ses pilotes, ses officiers des systemes de combat aerien (OSCA) et ses operateurs de capteurs electroniques aeroportes (AES Ops) grace a un melange puissant de vols en direct, de simulation avancee et d'instruction en classe.

Chez PAL Aerospace, vous ferez partie d'une equipe ou votre expertise est valorisee, votre evolution de carriere est soutenue et vos contributions auront un impact durable.

PAL Aerospace recherche un(e) coordonnateur(trice) d'experience en gestion de documents pour soutenir le programme FAcT et les initiatives de performance ministerielles, de preference base(e) dans notre bureau d'Ottawa, ON. Ce role est responsable de la supervision de la creation, de la configuration, de l'organisation et de la maintenance des documents du programme afin d'garantir la cohrence, l'exactitude et la conformite aux normes internes et contractuelles. Ce role joue un role essentiel dans le soutien de l'efficacite operationnelle grace a une gestion efficace du cycle de vie des documents et a la gouvernance de l'information.

Devoirs et responsabilites :

• Concevoir et maintenir des modeles de documents standardises pour assurer l'uniformite entre les departements.
• Elaborer et formater des documents en conformite avec les normes organisationnelles et les exigences du programme.
• Configurer les proprietes des documents et les metadonnees pour faciliter la recherche et la categorisation.
• Examiner et reviser les documents pour en verifier la clarté, l'exactitude et la conformite aux directives de mise en page.
• Établir et appliquer des conventions de nommage pour rationaliser la recuperation des documents et le controle des versions.
• S'assurer que tous les documents suivent les flux de travail d'approbation etablis et sont dument autorises avant leur publication.
• Organiser et gerer les fichiers et dossiers numeriques pour faciliter l'acces, la securite et la conformite reglementaire.
• Mettre en oeuvre et maintenir un systeme systematique de numerotation des documents pour assurer la traçabilite et le controle des versions.
• Gerer et controler la documentation interne et externe.
• Distribuer les documents au personnel concerne.
• Recuperer les documents a la demande des employes.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Maintenir la confidentialite des informations sensibles.
• Preparer des rapports sur l'avancement de l'elaboration des documents.
• Developper des processus, former et aider les membres de l'equipe aux procedures et outils de controle des documents.
• Preparer des rapports d'etape pour suivre les jalons du projet et assurer la conformite avec les directives equivalentes du programme.
• Autres fonctions attribuees.

Qualifications :

• Diplome d'un programme postsecondaire en controle de documents / soutien aux entreprises, et/ou au moins 4 ans d'experience dans un poste de controle de documents.
• Competences avancees sur MS Word (controles de contenu, metadonnees, macros, documents maîtres, modeles, champs, etc.).
• De bonnes competences en communication verbale sont essentielles pour interagir avec les clients, les clients et le personnel.
• D'excellentes competences en communication ecrite sont egalement importantes.
• Connaissance des procedures et normes de gestion de documents.
• Experience dans la creation de structures de fichiers et de conventions de nommage pour des programmes complexes.
• Capacite a suivre les procedures et les processus.
• reactivite et souci du detail.
• Familiarite avec la gestion de projets.
• Connaissance intermediaire d'Excel et connaissance avancee de SharePoint.
• Familiarite avec les systemes de gestion de documents electroniques (EDMS).
• Competences avancees en edition.
• Familiarite avec la norme ISO 2009:2015 souhaitee.

Responsabilites de securite :

Le titulaire doit etre en mesure d'obtenir le niveau requis d'habilitation de securite du personnel du gouvernement du Canada.

Ce que PAL Aerospace vous offre :

• Privileges de voyage personnels avec PAL et ententes interlignes avec d'autres compagnies aeriennes.
• Programmes d'aide aux employes et a leur famille.
• Avantages sociaux complets comprenant l'assurance medicale, dentaire, vision et vie.
• Regime de retraite a cotisations determinees.
• Regime d'achat d'actions pour les employes.
• Programme d'aide aux etudes pour les employes.
• Possibilites de croissance.
• Jours PAL entre Noel et le Nouvel An.

PAL Aerospace s'engage a favoriser un milieu de travail inclusif qui celebre et encourage la diversite, l'equite et l'inclusion, ou les individus sont reconnus, soutenus et respectes.

Les candidats de tous horizons sont encourages a postuler.