Coordonnateur à l'administration

MDA Space; Sainte-Anne-de-Bellevue; Sur place; CAD 45 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Nous recherchons chez MDA Space un coordonnateur à l'administration pour soutenir les gestionnaires et l'équipe des systèmes satellitaires à Montréal. Vous réaliserez des tâches de secrétariat, de préparation de rapports et de gestion documentaire, en travaillant de façon autonome et en respectant les procédures internes.

Le candidat idéal possède une formation en bureautique et au moins 2 ans d’expérience en soutien administratif, maîtrise Word/Excel/PowerPoint et ERP, et parle français et

Qualifications

• Formation collégiale en bureautique ou l'équivalent.
• Deux ans ou plus d'expérience en soutien administratif ou en secrétariat.
• Esprit d'équipe et autonomie.
• Maîtrise avancée de Word, Excel, PowerPoint et ERP.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication (français et anglais).
• Bonne gestion du temps et sens de l'initiative.

Responsabilités

• Préparer, réviser et mettre à jour les rapports du service.
• Réception et gestion du courrier et des appels.
• Gestion des achats et des commandes d'expédition.
• Suivi budgétaire et validation des dépenses.
• Préparer les présentations et la documentation du service.
• Intégration et onboarding des nouveaux employés.
• Organisation et classement électronique et papier des documents.
• Coordination des rendez-vous et des réunions.
• Suivi des demandes internes et réponses aux clients internes et externes.

Connaissances

Travail d’équipe

Autonomie

Proactivité

Gestion du temps

Communication

Formation

Formation collégiale en bureautique ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

ERP

Visio

Acrobat

Description du poste

MDA Space (TSX : MDA) est un partenaire de mission de confiance de l’industrie spatiale mondiale qui crée l’espace entre ce qui est prouvé et ce qui est possible. À titre de pionnier de la robotique, des systèmes satellitaires et du renseignement géospatial, avec une histoire de 55 ans de premières mondiales et de plus de 450 missions, MDA Space est un chef de file mondial dans les domaines des satellites de communication, de l’observation de la Terre et de l’espace, ainsi que de l’infrastructure et l’exploration spatiale. L’équipe de MDA Space, qui compte plus de 4 000 experts de l’espace au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni, possède les connaissances et le savoir-faire nécessaires pour transformer la vision audacieuse du client en une mission réalisable, grâce à une combinaison unique d’expérience, d’excellence technique et d’émerveillement qui fait partie de notre ADN depuis le premier jour. Pour ceux qui rêvent grand et repoussent les limites sur terre et dans les étoiles afin de changer le monde pour le meilleur, nous vous y emmènerons.

Nous sommes à la recherche d'un Coordonnateur à l'administration au sein de notre équipe des systèmes satellitaires à notre bureau de Montréal.

Rôle

Fournir des services de secrétariat et du soutien administratif aux gestionnaires, aux membres de son service ainsi qu'à ceux Iocalisés à proximité. Connaissance du travail courant de bureau et compréhension de l'organisation, de ses programmes et procédures, le cas échéant. Travailler de façon autonome, avec un minimum de supervision et de consignes détaillées.

Responsabilité

• Préparer, réviser et mettre à jour les différents rapports (quotidiens, hebdomadaires et mensuels) reliés au service.
• Faire des entrées de données dans différents systèmes internes.
• Faire des demandes d'achats, préparer des propositions, des commandes d'expédition.
• Traiter les demandes de déplacements et obtenir les approbations nécessaires.
• Faire des suivis budgétaires.
• Relire et réviser la correspondance. Préparation, rédaction, mise en page et traduction de différents documents reliés au service.
• Participer au besoin aux réunions de son équipe, faire les suivis nécessaires. Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions.
• Préparer les présentations pour les rencontres, les rapports et d'autres documents connexes à partir des directives transmises par son gestionnaire.
• Coordonner la circulation interne des renseignements reçus par courrier électronique ou postal.
• Répondre aux demandes reçues par téléphone et par courrier électronique. Transmettre les appels téléphoniques et les messages aux personnes concernées.
• Fixer et confirmer les rendez-vous, les entrevues, les réunions et les rendez-vous en téléconférence et réserver les salles.
• Obtenir des approbations pour des factures et être en mesure de répondre aux questions concernant les dépenses. Faire des suivis budgétaires.
• Faire les rapports de comptes de dépenses et procéder à la distribution des chèques.
• Préparer la visite des visiteurs et la documentation requise si nécessaire. Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne concernée.
• Commander des fournitures de bureau et en tenir l'inventaire selon le budget alloué. Coordonner l'achat s'il y a lieu du matériel pour les nouveaux employés.
• Organiser, gérer et tenir à jour le classement électronique et papier de la documentation. Maintenir à jour les dossiers selon les besoins du service incluant les dossiers d'archivage.
• Préparer et transmettre les commandes du service traiteur.
• Faire des remplacements à la réception principale.
• Préparer, soutenir et effectuer, au besoin, l'intégration des nouveaux employés, y compris, mais sans s'y limiter: les formulaires de demande informatique, la livraison de l'équipement et les sessions d'intégration.
• Gérer, maintenir et coordonner le paiement des factures des entrepreneurs et des consultants, y compris, mais sans s'y limiter : la vérification des heures, le processus d'approbation.
• Toutes autres tâches connexes spécifiques à chaque fonction et selon le département assigné.

Qualifications Minimales Requises

• Formation collégiale en bureautique ou l'équivalent.
• Deux (2) ans ou plus d'expérience en soutien administratif ou en secrétariat.
• Esprit d'équipe.
• Personne proactive, dynamique, débrouillarde et autonome.
• Capable de gérer le temps et les échéanciers.
• Capable de travailler sans supervision directe.
• Connaissance supérieure de niveau avancé des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc.
• Connaissance pratique des compétences de bureau.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la capacité de traiter avec tous les niveaux de l'organisation et avec les clients externes.
• Posséder un bon jugement
• Doit être flexible et ouvert au changement
• Bonne connaissance du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit. Répond aux appels de clients et du personnel des autres divisions, dont le siège social d'Ontario.

Considérations Particulières

Les candidats retenus doivent obtenir et détenir une habilitation de sécurité au niveau de la cote de fiabilité et réussir l'évaluation de sécurité pour le Programme des marchandises contrôlées (PMC) et l'ITAR.

Nous sommes une équipe de rêve composée de personnes passionnées, collaboratives et déterminées, et nous sommes constamment à la recherche d'autres personnes pour rejoindre l’#ÉquipeMDA afin de susciter des approches nouvelles et innovantes de résolution des problèmes qui nous poussent à améliorer la vie sur et au-dessus de la Terre. Si vous êtes enthousiaste à l'idée d'étendre notre place dans l'espace et si vous souhaitez inspirer la prochaine génération, nous vous y conduirons.

Nous sommes entrés dans une nouvelle ère d'exploration et de développement, et MDA invite tous ceux qui souhaitent s'y mettre et en faire partie. À titre d’employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances et privilégiant la diversité, l'intégrité et la collaboration, nous nous engageons à renforcer le statut de chef de file de MDA et du Canada dans ce nouveau chapitre.

MDA offre une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels à ses employés dans tous ses établissements. À titre de membre de l'équipe de MDA, vous et vos personnes à charge admissibles pouvez souscrire à un régime d'avantages sociaux qui assure un niveau de protection complet grâce à des soins de santé concurrentiels, notamment : des régimes de soins de santé complémentaires et des régimes d'assurance-médicaments souples, des prestations pour soins dentaires et visuels, une protection du revenu en cas d'invalidité, une assurance-vie, des régimes d'épargne-retraite collectifs et un programme d'aide aux employés et à leur famille.

MDA Space est fière de proposer des mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement. Si vous désirez vous prévaloir de telles mesures, veuillez l'indiquer dans votre lettre de candidature ou d'accompagnement, et nous collaborerons avec vous pour répondre à vos besoins en matière d'accessibilité.

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