Commis, planification et administration

Aéroports de Montréal; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Aéroports de Montréal recherche un Commis en planification et administration pour gérer les demandes de travaux et fournir un soutien technique. Le candidat idéal aura un diplôme en administration, une expérience pertinente et une connaissance des systèmes SAP. Ce poste à temps plein offre une opportunité de travailler dans un environnement dynamique au sein d'une équipe engagée.

Qualifications

• Minimum 2 à 5 années d'expérience pertinente.
• Bonne connaissance des opérations aéroportuaires.
• Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et parlé).

Responsibilities

• Gérer le cycle d'une demande de travaux, de la réception à la clôture.
• Préparer les demandes d'achat et suivre les commandes.
• Assurer le bon fonctionnement de la base de données Pivotal.

Skills

Concentration

Autonomie

Initiative

Analyse

Communication

Multitâches

Souci du détail

Organisation

Travail d'équipe

Education

Diplôme d'études collégiales en administration

Tools

SAP PM

SAP MM

SAP FI

Pivotal

Word

Excel

Job description

OFFRE D'EMPLOI

Numéro de Poste: 11277

Titre: Commis, planification et administration

Supérieur: Directeur adjoint, Planification et services d'entretien

Lieu de travail: Montréal - Trudeau

Statut: Indéterminé, Temps plein

Groupe d'employés: Assujeti à la convention collective des employés administratifs, professionnels et du soutien administratif

Échelle salariale: Classe 4

Date d'affichage: 12 février 2025

Motif de l'affichage: Remplacement suite à un départ

Résumé

Sous l'autorité du Chef, planification et administration, le commis gère l'ensemble du cycle d'une demande de travaux, de la réception à la clôture du bon de travail, y compris le traitement des demandes de paiement (D.A.). Ils offrent également un soutien technique à divers demandeurs (gestionnaires, finances, etc.) pour diverses questions opérationnelles et financières. Ils interagissent directement avec les demandeurs et jouent un rôle clé dans le service à la clientèle.

Rôles et responsabilités

• Préparer les demandes d'achat et suivre les commandes des différents centres de coûts pour les gestionnaires d'exploitation, effectuer des vérifications (imputations, etc.).
• S'assurer que les réceptions correspondent aux bons de commande, effectuer les recherches nécessaires avec les superviseurs et/ou la section Approvisionnement si besoin.
• S'assurer que les appels de Pivotal soient enregistrés correctement dans SAP, effectuer le suivi des appels auprès des intervenants concernés et procéder à leur fermeture dans le système.
• Assurer l'établissement des courus, la facturation et les ajustements requis des divers contrats de la vice-présidence, Exploitation.
• Préparer et acheminer à la Finance les demandes de facturation pour la récupération des coûts sur les bordereaux et/ou dommages à la propriété d'ADM.
• Compiler/préparer mensuellement différentes données afin de produire des rapports et documents requis par divers partenaires internes.
• Assurer le bon fonctionnement de la base de données Pivotal, effectuer des mises à jour, des corrections ou des modifications. Veiller à l'évolution du système et intervenir auprès des fournisseurs en soutien à la DTI.
• Apporter un soutien au personnel du CCO au niveau de la localisation des demandes d'interventions ou de l'information inhérente à la création des avis Pivotal.
• Coordonner les plaintes relatives au traitement des appels, prendre les mesures nécessaires pour aviser le ou les départements responsables.
• Traiter les diverses demandes de travail provenant de la radio, du téléphone et des courriels, établir leur priorité et les acheminer aux intervenants des sites concernés.
• Créer des bordereaux opérationnels (PM01), correctifs (PM02), projets (PM05), améliorations (PM06).
• Informer les clients du statut de leur demande et effectuer un suivi auprès d'eux après le travail.
• Vérifier, réviser et corriger la préparation, la récupération, et la validation des bordereaux de travail pour s'assurer que les charges (temps, matériaux, équipements, machinerie, véhicules) soient imputées aux installations, activités, genres de travail et centres de responsabilité pertinents.
• Transmettre quotidiennement les bordereaux correctifs aux superviseurs/chefs d'équipe, planificateurs, sous-traitants, cols bleus, et autres, et fermer les bordereaux dans SAP.
• Assurer le traitement/suivi des demandes de service venant des sous-traitants (Projets).
• Effectuer des suivis avec les fournisseurs afin de rectifier et/ou expliquer des factures avant leur réception dans SAP à des fins de paiements par la section Finances.
• Effectuer toute autre tâche connexe à la fonction.

Exigences

• Posséder un diplôme d'études collégiales en administration ou équivalent.
• Avoir un minimum de deux (2) à cinq (5) années d'expérience pertinente, dont deux (2) dans le domaine de l'entretien et de la comptabilité générale.
• Avoir une bonne connaissance des modules SAP PM, MM, FI, et Pivotal.
• Avoir une bonne connaissance des logiciels Word et Excel.
• Avoir une connaissance de base des opérations aéroportuaires.
• Maîtriser le français et l'anglais (écrit et parlé).
• Posséder de bonnes capacités de concentration, d'autonomie, d'initiative et un esprit d'analyse.
• Avoir une facilité à communiquer, à diffuser et expliquer de l'information détaillée.
• Posséder la capacité de travailler en mode multitâches.
• Souci du détail et minutie.
• Faire preuve d'une grande capacité d'organisation et de gestion des priorités.
• Aptitudes pour le travail d'équipe.

Ce concours est ouvert simultanément à l'interne et à l'externe; cependant, les candidatures provenant de l'interne seront traitées en priorité. Nous vous remercions de l'intérêt porté envers ADM. Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.