Commis aux services à la clientèle

École de technologie supérieure; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 40,000 - 49,000; Full time

Job summary

L’École de technologie supérieure (ÉTS) à Montréal recherche un(e) Commis aux services à la clientèle pour le Bureau de la registraire.

Poste hybride: min 4 jours en présentiel et 1 jour en télétravail. Salaire horaire de 28,89$ à 35,52$ (Classe 4). Rôle axé sur l’accueil et le renseignement concernant les activités, règlements et procédures en vigueur.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires (DES) ou équivalent.
• Expérience pertinente exigée (au moins 2 années).
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, O365).
• Bonnes aptitudes relationnelles et sens du service.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner la clientèle en personne, par téléphone ou par courriel.
• Gérer la saisie des données et assurer le suivi des documents et formulaires.
• Participer à l’amélioration des procédures et à la gestion des dossiers étudiants.
• Effectuer la réception de paiements et émettre des attestations officielles.
• Communiquer des informations sur les admissions, programmes et services.

Skills

Service client

Planification

Gestion des priorités

Esprit d'équipe

Anglais (parlé/écrit)

Education

DES ou équivalent

Tools

Word

Excel

O365

Job description

MODE DE TRAVAIL
Hybride: minimalement 4 jours en présentiel/1 jour en télétravail

SALAIRE
28,89 $ à 35,52 $ (Classe 4)

SERVICE
Bureau de la registraire

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Commis aux services à la clientèle.

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact à titre de commis aux services à la clientèle au Bureau de la registraire ?

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, vous offrez un accueil professionnel et attentionné auprès de la clientèle interne et externe en la renseignant sur les activités, les règlements et les procédures ou les programmes en vigueur. Votre rôle vous amènera à intervenir et à contribuer efficacement au bon déroulement des opérations tant dans le domaine académique ou administratif.

Vous serez responsable de:

• Accueillir et répondre à la clientèle en personne, par téléphone ou par messagerie électronique, donne des renseignements se rapportant aux activités de son secteur, les informer, sur des sujets relatifs à son secteur d’activités, par exemple aux études, aux dossiers étudiants, au perfectionnement, aux stages, aux services auxiliaires ou aux événements institutionnels.
• Faire remplir des formulaires appropriés; effectuer la saisie des données dans les systèmes appropriés ; s’assurer des suivis en découlant et transmettre les documents et formulaires à la personne responsable ou au service concerné.
• Collaborer à l’amélioration des procédures en ce qui a trait aux opérations de son secteur d’activités et aux différents dossiers dont elle a la responsabilité.
• Être responsable de la réception de paiement des droits de scolarité.
• Accuser la réception de documents obligatoires remis par les étudiants et en assurer le suivi.
• Effectuer le traitement administratif des dossiers étudiants afin de s’assurer de leur conformité.
• Émettre des attestations et des documents officiels.
• Fournir aux étudiants des renseignements concernant les admissions, les programmes, les examens, les droits de scolarité ou toutes autres demandes relatives à leur scolarité par téléphone, par courriel ou au comptoir du Bureau du registraire.
• Compte tenu de la nature des tâches, la personne peut être appelée à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de ses fonctions.

*Horaire particulier :
Pendant les périodes de rentrée universitaire, la semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi, avec un horaire de 10 h 30 à 13 h et de 14 h à 18 h 30.
En dehors de ces périodes, l'horaire est aménagé de 9 h à 17 h, avec possibilité de télétravail (1) un jour par semaine.

Scolarité :

• Diplôme d’études secondaires (DES) ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.

Autres habiletés :

• La suite Office n’a pas de secret pour vous. Word, Excel et les outils de travail collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.
• Vous êtes débrouillard, autonome et rigoureux. Vous savez ce que vous avez à faire et vous le faites très bien.
• On vous a souvent complimenté pour vos aptitudes de planification, de bonne gestion des priorités et respect des échéanciers.
• Vous possédez de bonnes habiletés relationnelles et aimez le travail d'équipe.
• Votre sens du service à la clientèle vous incite à donner le meilleur de vous-même.
• Vous avez de la facilité à communiquer en anglais. Compte tenu de la nature des tâches, vous pourriez être appelé à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de vos fonctions.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.

Veuillez noter que les personnes dont la candidature sera retenue seront invitées à passer des tests de connaissances en bureautique portant sur les compétences requises pour le poste.

L'ÉTS applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature. Valorisant l'inclusion, nous nous engageons à surmonter les obstacles rencontrés par les personnes en situation de handicap sur le lieu de travail. Nous offrons des mesures facilitant l'accessibilité et sommes prêts à fournir une assistance lors du processus de présélection et de sélection aux candidats et aux candidates qui le souhaitent. Nous encourageons l’équité, la diversité et l'inclusion, et considérons ces valeurs comme fondamentales dans notre environnement de travail. Grâce à notre programme d'accès à l'égalité en emploi, nous prenons des mesures concrètes pour accroître la diversité au sein de nos équipes de travail. Dans ce cadre, nous vous demandons de bien vouloir vous identifier afin d'en tenir compte dans tout le processus de sélection. Pour ce faire, vous devrez remplir le formulaire d'accès à l'égalité en emploi et nous le transmettre accompagné de votre curriculum vitae. La personne candidate doit avoir le droit ou la permission de travailler au Canada dès le début de l'affectation. La personne candidate sélectionnée devra, le cas échéant, voir au maintien de son droit ou de sa permission de travailler au Canada en cours d'emploi à l'ÉTS.