Chief Of Staff, Strategy & Operations / Coordonnatrice ou Coordonnateur de Direction, Stratégie[...]

ODAIA; Toronto; On-site; CAD 80,000 - 110,000; Full time

Job summary

A leading research organization in Toronto is seeking a Chief of Staff to support execution of strategic initiatives. This on-site role involves coordinating cross-departmental alignment and overseeing executive support functions. Ideal candidates will have 5-7 years of experience in strategy, operations, and program management, along with strong communication and planning skills. The position offers a collaborative environment focused on inclusion and professional growth.

Benefits

Comprehensive wellness and benefits

4 weeks’ vacation

Professional development resources

Qualifications

• 5-7 years of experience in strategy, operations, or program management.
• Experience supporting senior leaders and cross-functional teams.
• Strong planning and communication skills.
• Comfort with metrics, dashboards, and digital tools.
• Experience in navigating change and improving processes.
• A commitment to inclusion and a people-first approach.

Responsibilities

• Drive coordination of CIFAR’s integrated management system.
• Support CIFAR Scorecard reporting and performance indicators.
• Connect teams across various departments.
• Manage the CSOO’s executive administration and logistics.
• Champion AI tools and automated workflows to boost productivity.
• Supervise the Receptionist and ensure smooth office operations.

Skills

Strategic thinking

Systems management

Communication

Problem-solving

Project alignment

Job description

CHIEF OF STAFF, STRATEGY & OPERATIONS

La version française suit.

This is an on-site position based at the CIFAR office in the MaRS Discovery District, offering a highly collaborative environment where teams work together in person every day.

About CIFAR

The Canadian Institute for Advanced Research (CIFAR) is a globally influential research organization proudly based in Canada. We mobilize the world’s most brilliant people across disciplines and at all career stages to advance transformative knowledge and solve humanity’s biggest problems, together.

For more information please visitour website.

The Opportunity

We’re looking for a strategic, systems-minded Chief of Staff to support the CSOO and help drive the execution of CIFAR’s strategy. This is a high-impact role at the centre of the organization—ideal for someone who excels at connecting people and processes, improving how work gets done, and enabling teams to succeed.

In this role, you will coordinate strategic priorities, strengthen cross-departmental alignment, modernize systems and planning rhythms, support governance and Board reporting, and help shape an inclusive, high-performing culture. You will also oversee key executive support functions for the CSOO, including complex scheduling, meeting preparation, briefings, and follow-through on decisions.

This role also provides operational leadership for the CSOO portfolio, supervising the Receptionist and ensuring smooth office operations, space planning, and vendor coordination. These responsibilities sit with the Chief of Staff to maintain coherence and consistency across the portfolio and support an environment where staff and visitors can do their best work.

For those who thrive in a fast-paced, agile environment and enjoy bringing clarity and strategic focus to complex work, this role offers the opportunity to influence how CIFAR operates—today and in the years ahead.

Key Responsibilities & Impact:

Strategic Alignment & Execution

• Drive coordination of CIFAR’s integrated management system and 3-Year Implementation Plan.
• Turn data into action by supporting CIFAR Scorecard reporting, dashboards, and performance indicators.
• Surface insights, risks, and opportunities that help leadership make better decisions.

Cross-Organizational Collaboration

• Connect teams across Finance, Research, PCAIS, IT, People & Culture, Advancement, Public Relations & Government, and Communications.
• Support improvements in researcher-focused administration and organizational processes.
• Represent the CSOO in internal meetings and ensure clear follow-through.

Governance & Executive Support

• Prepare integrated Board and Committee materials, including Scorecard and Risk Registry updates.
• Manage the CSOO’s executive administration, including calendar management, meeting coordination, and full management of travel and logistics, including booking, itinerary planning, and related arrangements.

Digital & AI-Enabled Modernization

• Support CRM improvements, digital modernization, and data governance work.
• Help champion AI tools and automated workflows that boost productivity and reduce manual effort.

Office Operations & People Leadership

• Supervise the Receptionist and support a smooth, welcoming office environment.
• Coordinate space planning, office systems, and vendor relationships.
• Model CIFAR’s 4Cs: Collaboration, Curiosity, Courage, and Clarity.

About You

You’re a proactive problem-solver who thrives in complex, dynamic environments. You bring strong judgment, clear communication, and a talent for keeping people and projects aligned.

You have:

• 5-7 years’ experience in strategy, operations, or program management
• Experience supporting senior leaders and cross-functional teams
• Strong planning and communication skills
• Comfort working with metrics, dashboards, and digital tools
• Experience navigating change and improving processes
• A people-first approach and commitment to inclusion

Experience in research, nonprofit, or public-sector organizations is an asset.

What We Offer

At CIFAR, we strive to create a workplace where people feel supported, included, and able to do their best work. Our team members benefit from

• Comprehensive wellness and benefits - extended health coverage, mental health supports, a defined benefit pension, 4 weeks’ vacation, and “CIFAR Days” (days off with pay) throughout the year.
• Opportunities for learning and growth - supported by professional development resources.
• An inclusive, collaborative culture - grounded in our 4Cs (Collaboration, Curiosity, Courage, and Clarity), where diverse perspectives are valued and ideas are encouraged.
  

Apply:

Qualified applicants are invited to apply by Friday, December 19, 2025. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.

Our Commitment to Inclusion

CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email [e-mail] and include the term ‘Accessibility’ in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit www.cifar.ca.

CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, British Columbia, Ontario, and Quebec as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.

COORDONNATRICE OU COORDONNATEUR DE DIRECTION, STRATÉGIE ET EXPLOITATION

English version above

Il s’agit d’un poste en présentiel au bureau du CIFAR, dans le bâtiment MaRS Discovery, au sein d’un environnement hautement collaboratif où les équipes travaillent ensemble sur place tous les jours.

L’offre d’emploi

Nous sommes à la recherche d’une personne dotée d’un fort esprit stratégique et orientée systèmes pour occuper le poste de coordonnatrice ou coordonnateur de direction et contribuer à la réalisation de la stratégie du CIFAR en appui à la Direction de l’exploitation. Ce poste, décisif et central au sein de l’organisation, est idéal pour une personne qui excelle à créer des synergies entre les gens et les processus, à améliorer les méthodes de travail et à donner aux équipes les moyens de réussir.

Dans le cadre de vos fonctions, vous coordonnerez les priorités stratégiques, renforcerez la cohésion entre les services, moderniserez les systèmes et les cycles de planification, favoriserez la gouvernance et la communication de l’information auprès du conseil d’administration et contribuerez à bâtir une culture de l’inclusion et de l’excellence. Vous superviserez également des tâches essentielles de soutien à la direction, telles que la gestion d’horaires complexes, la préparation des réunions, la rédaction de notes d’information et le suivi des décisions.

Ce rôle consiste par ailleurs à assurer le leadership opérationnel du Bureau de la direction de l’exploitation, à superviser la personne à l’accueil et à veiller au bon déroulement des activités du Bureau, à la planification des espaces et à la gestion des fournisseurs. Ces responsabilités visent à garantir la cohésion des activités et à favoriser un environnement où les équipes et les personnes en visite peuvent évoluer dans les meilleures conditions.

Si vous excellez dans un environnement agile au rythme soutenu et aimez apporter clarté et vision stratégique à des travaux complexes, ce rôle est une belle occasion d’influencer le fonctionnement du CIFAR aujourd’hui et demain.

Vos responsabilités principales et votre impact

Harmonisation stratégique et exécution

• Assurer la coordination du système de gestion intégrée et du plan d’exécution triennal du CIFAR;
• Convertir les données en actions en favorisant la communication de l’information par l’entremise de bilans de performance, de tableaux de bord et d’indicateurs de rendement;
• Faire ressortir les constats, les risques et les occasions à saisir pour aider la direction à prendre de meilleures décisions.

Collaboration interorganisationnelle

• Mettre en relation les équipes Finances, Recherche, Stratégie pancanadienne en matière d’IA, Services informatiques, Personnes et culture, Avancement, Relations publiques et gouvernementales ainsi que Communications;
• Favoriser l’amélioration des services administratifs et des processus organisationnels destinés aux équipes de recherche;
• Représenter la Direction de l’exploitation lors des réunions internes et assurer un suivi clair et rigoureux;

Gouvernance et soutien à la direction

• Préparer des dossiers conjoints à l’intention du conseil d’administration et de ses comités, notamment les versions à jour du bilan de performance et du registre des risques;
• Gérer les tâches administratives du Bureau, notamment le calendrier, les réunions, les déplacements et la logistique connexe (réservations, planification de l’itinéraire et arrangements divers);

Modernisation numérique soutenue par l’IA

• Appuyer les efforts d’amélioration du logiciel de gestion de la relation client, de modernisation numérique et de gouvernance des données;
• Soutenir l’adoption d’outils d’IA et de processus automatisés qui stimulent la productivité tout en réduisant les tâches manuelles;

Gestion opérationnelle du bureau et du personnel

• Superviser le travail de la personne à l’accueil afin de favoriser un environnement de bureau harmonieux et accueillant;
• Coordonner la planification des espaces, la gestion des systèmes de bureau et les relations avec les fournisseurs;
• Incarner les 4 C du CIFAR : collaboration, curiosité, courage et clarté.
  
  

Votre profil

Vous êtes une personne proactive qui aime résoudre les problèmes et qui évolue aisément dans des environnements complexes et dynamiques. Vous possédez un bon jugement, une aptitude à communiquer clairement et un talent pour coordonner personnes et projets.

Vous détenez les qualifications suivantes :

• De cinq à sept ans d’expérience en stratégie, en exploitation ou en gestion de programmes;
• Expérience dans le soutien à la haute direction et aux équipes interfonctionnelles;
• Excellentes aptitudes en planification et en communication;
• Aisance à travailler avec des indicateurs, des tableaux de bord et des outils numériques;
• Expérience dans la gestion du changement et l’amélioration des processus;
• Approche axée sur les personnes et engagement en faveur de l’inclusion;
• Expérience au sein d’organisations de recherche, d’OBNL ou du secteur public (un atout).

Ce que nous offrons

Au CIFAR, nous mettons tout en œuvre pour créer un lieu de travail où chaque personne se sent soutenue, acceptée et apte à offrir le meilleur d’elle-même. Les membres de notre équipe profitent de nombreux avantages :

• Régime complet d’avantages sociaux et de prestations mieux-être – assurance maladie complémentaire, services de soutien psychologique, régime de retraite à prestations déterminées, quatre semaines de vacances et « jours CIFAR » (congés payés) tout au long de l’année;
• Possibilités d’apprentissage et de perfectionnement – accompagnées de ressources de perfectionnement professionnel;
• Culture d’inclusion et de collaboration – mettant en valeur la diversité des points de vue et encourageant le partage d’idées, conformément à nos 4 C (collaboration, curiosité, courage et clarté).

Postulez:

Les personnes qualifiées sont invitées à soumettre leur candidature d’ici le 19 décembre 2025. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste et communiquerons par courriel uniquement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.

Notre engagement en faveur de l’inclusion

Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous reconnaissons qu’il est essentiel de réunir des personnes d’origines, de perspectives et d’expériences diverses si nous voulons faire progresser l’excellence et accroître les retombées de notre organisation. Les membres de la direction, le personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de recherche le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité de genre, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les membres des Premières Nations, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes LGBTQ2S+, les membres de communautés d’identité de genre marginalisée et les personnes handicapées. Les candidates et candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATES ET CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS – Le CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux personnes présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande de mesure raisonnable d’adaptation, veuillez écrire à l’adresse [e-mail] et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416 971-4251. Veuillez fournir votre nom, le moyen de communication que vous préférez, ainsi qu’une description détaillée de la nature des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus susceptible d’être utilisé pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.

Le CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, du Québec, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique et de l’Ontario, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.