Chargé·e de projets évènementiels

Théâtre Paradoxe; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Job summary

Le Théâtre Paradoxe à Montréal recherche une personne polyvalente, rigoureuse et débrouillarde pour assurer la coordination complète des événements présentés. Sous la supervision de la directrice adjointe, vous serez le principal point de contact des clients après la vente et veillerez à transformer leurs besoins en événements réussis.

Vous coordonnerez les intervenants internes et externes, suivrez les échéanciers et contribuerez à offrir une expérience client à la hauteur des standards.

Qualifications

• Formation en gestion événementielle, administration ou domaine connexe.
• Minimum 3 à 5 ans d'expérience en coordination d'événements.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais.
• Excellentes habiletés relationnelles et service à la clientèle.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils collaboratifs.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Excellent sens de l'organisation et des priorités.
• Grande autonomie et rigueur.
• Intérêt pour le milieu événementiel, culturel ou OBNL.
• Permis de travail valide.

Responsibilities

• 1. Coordination et gestion de projets événementiels: prise en charge du début à la fin, planification des préproductions, analyse des besoins et élaboration des échéanciers.
• 2. Soutien aux ventes et service client: visites de salle, préparation des offres, développement des relations avec les fournisseurs et clients, suivis après les événements.
• 3. Opérations et gestion sur le terrain: présence lors d'événements, supervision des opérations, gestion des rapports et respect des standards de qualité.
• 4. Administration: suivi financier et contractuel, bilans post-événement et amélioration continue des outils et processus.
• 5. Vie organisationnelle: représentation du Théâtre lors d'événements et participation occasionnelle en soirée/week-end.

Skills

Gestion d'événements

Bilingue FR/EN

Gestion de projets

Service client

Maîtrise MS Office

Education

Formation en gestion événementielle, administration ou domaine connexe

Tools

Microsoft Office

Job description

Poste permanent | Temps plein | 35 h/semaine

Qui sommes-nous?
Le Théâtre Paradoxe, c’est bien plus qu’une salle d’évènements. Le Théâtre Paradoxe, joyau patrimonial niché dans une ancienne église de Montréal, marie splendeur architecturale et innovations scéniques. Écoresponsable et engagé socialement, il offre un cadre spectaculaire et chargé d’émotion pour concerts, mariages ou événements d’exception. Un lieu qui élève chaque instant. C’est un lieu vivant, créatif et engagé, où se rencontrent événements corporatifs, culture et impact social.

Au-delà du lieu, Paradoxe se distingue par sa mission sociale : à travers le Groupe Paradoxe, nous accompagnons chaque année des jeunes dans un parcours d’insertion socioprofessionnelle en événementiel. Travailler chez Paradoxe, c’est contribuer concrètement à cette mission, tout en évoluant dans un environnement stimulant, humain et en constante évolution.

Nous sommes à la recherche d'une personne polyvalente, rigoureuse et débrouillarde qui aime coordonner plusieurs projets à la fois et collaborer avec une multitude d'intervenants afin d'offrir une expérience client exceptionnelle.

Votre rôle
Sous la supervision de la directrice adjointe, vous assurez la coordination complète des événements présentés au Théâtre Paradoxe.

Vous êtes le principal point de contact des clients une fois la vente conclue et veillez à transformer leurs besoins en événements réussis. Vous coordonnez les différents intervenants internes et externes, assurez le suivi des échéanciers et contribuez à offrir une expérience client à la hauteur des standards du Théâtre Paradoxe.

Vous participez également au soutien des activités de développement des affaires, notamment par la préparation d'offres de service et de soumissions. Selon les besoins de la programmation, vous pouvez aussi être appelé.e à agir à titre de gérant.e de salle lors de certains événements.

Principales responsabilités:

1. Coordination et gestion de projets événementiels

• Assurer la prise en charge des événements de la confirmation jusqu'au bilan final
• Planifier et animer les rencontres de préproduction
• Analyser les besoins des clients et proposer des solutions adaptées
• Élaborer les échéanciers, déroulements et documents opérationnels
• Identifier, planifier et coordonner les besoins techniques, logistiques et humains nécessaires à la réalisation des événements
• Assurer la liaison entre les clients, les fournisseurs et les différents départements du Théâtre
• Veiller au respect des échéanciers, des budgets et des standards de qualité

2. Soutien aux ventes et service client

• Participer aux visites de salle avec les clients et partenaires
• Soutenir la préparation des offres de service et des soumissions.
• Développer et maintenir des relations avec les fournisseurs et partenaires
• Assurer les suivis auprès des clients avant, pendant et après les événements
• Identifier les opportunités de vente additionnelle en fonction des besoins des clients
• Contribuer à la fidélisation de la clientèle et au rayonnement du Théâtre Paradoxe

3. Opérations et gestion sur le terrain

• Être présent lors de certains événements afin d'en assurer le bon déroulement
• Agir occasionnellement à titre de gérant.e de salle
• Superviser les opérations et agir comme personne-ressource auprès des équipes, fournisseurs et clients
• Effectuer ou valider les fermetures d’évènements (close) et vérifier les rapports de vente, inventaires, dépôts, vestiaire, billetterie et autres documents de fin d'événement
• Veiller au respect des politiques, procédures et standards de qualité du Théâtre

4. Administration

• Effectuer les suivis administratifs et financiers liés aux événements
• Assurer le suivi des fournisseurs, contrats et factures
• Participer à la préparation des bilans postévénement
• Contribuer à l'amélioration continue des outils, processus et méthodes de travail

5. Vie organisationnelle

• Représenter le Théâtre Paradoxe lors de certains événements
• Être présent occasionnellement en soirée ou la fin de semaine lors d'événements majeurs
• Contribuer à la mission sociale et au rayonnement de l'organisation

Pourquoi rejoindre Paradoxe

• Travailler dans un lieu unique à Montréal
• Contribuer à une mission sociale concrète
• Participer à la réalisation d'événements variés : corporatifs, culturels, communautaires et privés
• Évoluer dans une équipe dynamique et multidisciplinaire
• Développer une expertise complète en gestion événementielle

Profil recherché

• Formation en gestion événementielle, administration ou domaine connexe
• Minimum 3 à 5 ans d'expérience en coordination d'événements
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais
• Excellentes habiletés relationnelles et service à la clientèle
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils collaboratifs
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Excellent sens de l'organisation et des priorités
• Grande autonomie et rigueur
• Intérêt pour le milieu événementiel, culturel ou OBNL
• Permis de travail valide

Conditions

• Poste permanent
• Temps plein, 35 h / semaine
• Assurances collectives
• Horaire principalement de jour en semaine. Présence occasionnelle requise en soirée et les fins de semaine selon la programmation des événements.
• Entrée en poste : décembre 2026 | janvier 2027
• Salaire selon l'expérience