Branch Operations Specialist

Ebro Electronic GmbH; Coquitlam; On-site; CAD 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

Xylem in Kanada sucht eine engagierte Fachkraft im Kundendienst/Supportkoordination, die inbound Anrufe, Anfragen und Vor-Ort-Kund:innen betreut. Sie koordiniert Techniker, Lieferungen und Geräte und dokumentiert Abläufe präzise.

Sie arbeiten eng mit Kund:innen und Filialen zusammen, bearbeiten Mietangebote, Aufträge und Verträge, und unterstützen das Service-Team bei Arbeitsaufträgen. Hohe Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit sind gefragt.

Qualifications

• Abgeschlossene Schul- oder Hochschulausbildung mit relevanter Erfahrung
• Zwei Jahre relevante Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen
• Gute organisatorische Fähigkeiten und eigenständiges Arbeiten
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Erfahrung mit Microsoft Office-Produkten
• Kollaboration mit anderen Abteilungen
• Kundenorientierung und Serviceorientierung

Responsibilities

• Telefoni sche Anfragen, Online-Anfragen und Kund:innen vor Ort bedienen
• Operative/logistische Aufgaben: Techniker planen, Lieferungen und Geräte
• Zusammenarbeit mit Kunden und Filialen bei Problemen
• Kundenanfragen wie Mietangebote und Bestellungen bearbeiten
• Aufgaben in Prozessabläufen dokumentieren
• Standard- oder nicht-routinemäßige Produktfragen beantworten
• Aufträge erfassen und Lieferungen koordinieren
• Vertragsverlängerungen und Änderungen bearbeiten
• Ausrüstungs- und Mietprozesse unterstützen
• Service-Techniker bei Arbeitsaufträgen unterstützen
• Kennzahlen zusammenstellen und an Filialleitung berichten
• Zusammenarbeit mit Filialleitung und Serviceteam
• Zeiteinträge und Abrechnung sicherstellen
• Zahlungsmittel beschaffen für Serviceaufträge
• Serviceaufträge mit Teilenummern versehen
• Sicherstellen, dass Sicherheitsnachweise vor Ort vorhanden sind
• Arbeitsumgebung sicher und inklusiv gestalten
• Interne/externe Kundenerwartungen erfüllen

Skills

Kommunikationsfähigkeiten

Teamarbeit

Selbstständigkeit

Organisationstalent

IT-Kenntnisse

ERP-Systeme

MS Office

MS Field Service

MS CRM

Datenanalyse

Problemlösekompetenz

Education

Schul-/Hochschulabschluss

Bachelorabschluss

Tools

STEEB

SAP

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

MS Field Service

MS CRM

Job description

Xylem ist ein Fortune 500 Wassertechnologieunternehmen mit global 23.000 Mitarbeitenden in über 100 Ländern und einer Mission: unseren Kunden durch innovative Technologielösungen und unser Fachwissen bei der Lösung von Wasserproblemen und -herausforderungen zu helfen. Wir sind der weltweit führende Anbieter effizienter, innovativer und nachhaltiger Wassertechnologien, die dafür sorgen, dass unser Wasser nachhaltig genutzt, optimal verwaltet, erhalten und wiederverwendet wird.

Job Description

Bitte beachten Sie, dass es sich um eine tarifgebundene Position handelt und die Arbeitsbedingungen nicht verhandelbar sind.

CORE RESPONSIBILITIES

• To perform the job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily.
• Manage inbound phone calls, online inquires and customer walk-ins
• Ability to perform operations and logistics tasks; scheduling technicians, deliveries and equipment
• Strong collaboration with customers and branch staff on dealing with issues
• Process customer requests such as rental quote generation and order placement over the phone, in person or via e-mail
• Ability to document tasks in process flows
• Answer standard or non-routine product questions and direct questions to appropriate service or sales personnel when necessary
• Enter orders and arrange delivery to all sites and locations per the individual agreement including an understanding of the agreement of freight terms
• May be required to handle contract renewals and contract maintenance or changes of simple configuration or change of purchase order
• Reviews autorenewals of contracts and supports contract additions identified by branch staff
• Complete equipment and rental processes in tool and schedule product pick‑up and prepare paperwork for customer sign off
• Support Service Shop Technicians in completing work orders and pulling necessary parts for product repair
• Supports branch staff in compiling metrics
• Assists branch manager and service staff ensuring customer requests are completed in a timely manner
• Ensure correct time entries and appropriate billing is maintained for projects and service engagements
• Obtain and updates forms of payment to process for service orders from customers
• Ensures all service operations and part numbers are added to service orders
• Ensures on site tech safety credentials or current training in place
• Create and maintain safe working environment and culture within the organization
• Take care of internal and external customer needs and expectations
• Demonstrates high impact culture through innovation, accountability and empowerment
• Must be able to function in a team environment; usually works with direct supervision but can work independently
• Task execution for area of responsibility up to levels defined in Xylem’s DOA policy

QUALIFICATIONS

High school diploma or equivalent plus 2 years of applicable work experience Ability to handle non-routine, complex tasks Computer proficiency in relevant software systems (e.g., STEEB, SAP, Microsoft Office, Outlook, Word, Excel, & PowerPoint). Demonstrated ability to troubleshoot logical processes Able to execute tasks with medium levels of autonomy; limited guidance required for complex tasks Able to collaborate with other disciplines Ability to understand concepts in execution and strong organizational skills Understanding of general business concepts Excellent communication skills for interacting with all levels of the organization and external customers. Fluency in relevant ERP systems Basic understanding of typical IT business tools Ability to work independently and as part of a team.

Education & Experience Requirements

• High school diploma or equivalent plus 2 years of applicable work experience or Bachelor’s degree with demonstrated capability in comparable work

Skill Requirements

• Intra-departmental communication for purpose of alignment/information sharing/guidance/leadership
• Able to executive tasks with high levels of autonomy; limited guidance required for complex tasks
• Able to collaborate with other disciplines
• Ability to understand concepts in execution, broader organizational impact, and strong organization skills
• Understanding of general business concepts
• Strong communication skills
• Solid User of standard Microsoft Office applications (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Strong ERP fluency in relevant systems
• Strong understanding of typical IT business tools; adapt at learning new programs quickly (e.g. homegrown IT solutions but also new cutting-edge tools like Data Analytics)
• Fluency in a Field Service and CRM application like (MS Field Service or MS CRM)

Werden Sie Teil des globalen Xylem-Teams und gestalten Sie innovative Technologielösungen mit, die die Nutzung, Verfügbarkeit, den Schutz und die nachhaltige Verwendung von Wasser sicherstellen. Unsere Produkte kommen in der öffentlichen Versorgung, der Industrie, im Wohnbereich und in gewerblichen Gebäuden zum Einsatz – mit dem Ziel, intelligente Maschinen, Anlagen, Messsysteme, Netzwerktechnologien und fortschrittliche Analysen für Wasser-, Strom- und Gasversorger sowie die Industrie bereitzustellen.

Arbeiten Sie mit uns an einer Welt, in der die aktuellen und kommenden Wasserherausforderungen mit Kreativität und Engagement gelöst werden und in der Inklusion und Zugehörigkeit als Treiber für Innovation erkannt werden, um unsere Wettbewerbsfähigkeit weltweit zu stärken.

Möchten Sie wissen, welche Wirkung Sie erzielen können? Unser Ziel ist es, den Zugang zu Wasser und dessen Qualität zu optimieren und einen verantwortungsvollen Verbrauch zu fördern, damit Gemeinden auf der ganzen Welt gedeihen können. Durch Xylem Watermark, unser Corporate‑Citizenship‑Programm, stellen wir sichere Wasserressourcen bereit und schützen sie für Gemeinden auf der ganzen Welt, indem wir alle Interessengruppen einbeziehen und über Wasserfragen aufklären.

Inklusion und Zugehörigkeit bei Xylem Xylem ist ein Unternehmen, was Chancengleichheit fördert. Alle Entscheidungen werden ohne Rücksicht auf Nationalität, Hautfarbe, Religion, ethnische Herkunft, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Alter, Behinderung oder anderer gesetzlich geschützter Merkmale getroffen.