Bilingual Client Service Inquiry Representative

Legal Aid Ontario; Toronto; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Legal Aid Ontario is seeking a bilingual (English/French) Customer Account Services representative in Toronto. The role provides direct client service in a call-centre style environment, handling payments inquiries from clients and lawyers in both languages.

You will use PeopleSoft to access balances and process payments, liaise with external and internal partners, and help resolve complex debt-related inquiries. The position is primarily in-office with a remote option for some tasks.

Qualifications

• Ability to communicate accurately in both English and French; bilingual testing may be required.
• Strong customer service orientation with empathetic problem-solving.
• Solid understanding of accounts receivable and collections processes, including liens and judgments.
• Familiarity with LAO policies and procedures in the collections function.
• Proficiency with PeopleSoft and Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

Responsibilities

• Answer calls in priority sequence in a call-centre environment and provide information on contribution agreements and outstanding debt.
• Access PeopleSoft to view balances, interest, lien payments, and registered securities.
• Verify and process client or lawyer payments; prepare deposits and log data in PeopleSoft.
• Prepare documents to remove registered liens with Sheriff’s or Land Titles offices.
• Coordinate with lawyers, sheriff offices, banks, and internal LAO departments; mail file correspondence.
• Review requests for lien postponements and financial hardship; escalate complex cases.
• Prepare memos, discharge letters, and other generic correspondence.
• Meet clients in person when needed to explain LAO policies on collections.

Skills

Bilingual English/French

Customer service

Communication skills

Accounts receivable/collections

Microsoft Office

Tools

PeopleSoft

Microsoft Office Suite

Job description

Company Bio

Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients.

As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It's an opportunity to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law.

If you are looking for a new challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work environment consider this opportunity below.

Primary function

This is an in-person position at Legal Aid Ontario's provincial office in Toronto. The position provides direct client service in a call-center type-environment to clients and lawyers regarding any payment inquiries in English and French.

Home Office: Provincial Office, Client Account Services department - Toronto

Secondary/Other Locations: Remote

Reporting to: Manager, Resource Center/Client Account Reception Services

Key accountabilities

• Take calls in priority sequence in a call-centre type-environment and assist callers by providing information relating to contribution agreements, judgment debtor costs and any other matter regarding outstanding debt to LAO
• Access PeopleSoft system to access data regarding outstanding balances, interest owing, lien payouts, registered securities, etc.
• Verify, code and process payment amounts submitted by clients or lawyers, prepare deposits as necessary and enter information into the PeopleSoft system
• Prepare all necessary documentation required to remove registered liens from the Sheriff’s Office or Land Title’s Office
• Liaise with a variety of external parties including lawyers, sheriff’s offices, banks, collection agencies, credit counselling services, etc, as well as, internal parties such as district offices, and all other LAO departments
• Mail out copies of file correspondence as requested by clients and solicitors
• Review requests for lien postponements as well as financial hardship inquiries and recommend appropriate action after thoroughly investing each inquiry; elevate complicated matters to appropriate manager or General Counsel’s office, as required.
• Prepare memos, discharge letters and other general correspondence.
• Meet with clients in person, on occasion, to explain LAO’s policies and procedures with respect to collections and outstanding debts owed.
• Other related duties as required

Required Skills & Experience

• Ability to communicate with accuracy and fluency in both French and English is required, selected candidates will be tested.
• An ability to communicate in clearly, professionally and in a calm manner.
• A solid understanding of the accounts receivable/collections function including familiarity with registered securities such as liens, judgement debtors, writs of seizure, etc.
• Knowledge of LAO office and administrative policies and procedures specifically related to the collection function
• Excellent customer service skills with the proven ability to empathetically manage difficult client relationships while effectively resolving outstanding issues or problems.
• Strong verbal and written communication skills required to clearly convey information to clients and lawyers.
• Ability to perform basic equations including calculation of ratios and percentages.
• Organizational skills with excellent attention to detail and the ability to work under pressure and to sometimes tight deadlines.
• Demonstrated competency with the PeopleSoft system and proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

What do we offer?

At Legal Aid Ontario, we are committed to fostering a supportive and rewarding work environment for our employees. Our comprehensive benefits package reflects this commitment and is designed to enhance both professional and personal well-being.

We have a comprehensive health and wellness program that include dental, health and life insurance along with Basic Accidental Death & Dismemberment (AD&D) Insurance, Short-Term Disability (STD), and Long-Term Disability (LTD) coverage.

Employees at Legal Aid Ontario also enjoy generous paid time-off policy including vacation days, illness days, discretionary days and statutory holidays.

Employees are eligible to be enrolled to OPSEU Pension Plan, administered by OPSEU Pension Plan Trust Fund (OPTrust).

Organizational Competencies Expected

• Problem-solving and judgement
• Adaptability and flexibility
• Teamwork and collaboration
• Focus on quality and best practice
• Personal motivation and accountability
• Organizational awareness
• Excellent written and oral communication skills

Equity Statement

Building a diverse workforce that represents the communities we serve while promoting a safe culture and work environment that dismantles systemic barriers, welcomes fresh perspectives and embraces differences as a priority is a core value at LAO. LAO encourages applicants from equity-seeking groups, including but not limited to individuals who are First Nations, Inuit or Métis, Black and racialized, as well as persons with disabilities, women and members of the 2SLGBTQ+ community.

We recognize the value of equity, diversity and inclusion and are committed to addressing systemic barriers, and prioritizing, attracting and retaining diverse staff. All interested and eligible people will be considered, with due consideration to all protected grounds under the Ontario Human Rights Code.

Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to equity, diversity and inclusion. Accommodations are available throughout the recruitment process as well as during employment at LAO. Please direct any accommodation requests to our recruitment team.

Préposé (e) aux services à la clientèle bilingue français

Information sur l'entreprise

Le personnel d’Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.

En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu’un emploi. Elle offre l’occasion d’aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l’accès à la justice que leur confère la loi.

Si Vous Cherchez à Ajouter Un Nouveau Défi à Une Carrière Déjà Enrichissante, Au Sein D’une Équipe Œuvrant En Faveur De La Justice Par Des Moyens Innovants Dans Un Milieu Positif Offrant Des Modalités De Travail Souples, Songez Aux Possibilités Énoncées Ci-dessous

Sommaire du poste

Il s'agit d'un poste en présentiel au bureau provincial de l'Aide juridique Ontario, à Toronto. Le ou la préposé(e) fournit des services directs à la clientèle dans un environnement de type centre d’appel, répondant, en anglais et en français, à toute demande des clientes et clients ou des avocates et avocats concernant un paiement.

Lieu de travail principal : Bureau provincial, Service à la clientèle — Toronto

Autre lieu de travail : à distance

Supervision : Chef de service, Centre des ressources/Service de réception des comptes clients

Fonctions

• Prendre les appels par ordre de priorité dans un environnement de type centre d’appels et aider les appelants en leur fournissant des informations relatives aux ententes de contribution, liés aux débiteurs judiciaires et à toute autre question concernant les créances impayées à AJO
• Utiliser le système PeopleSoft pour accéder aux données relatives aux soldes impayés, aux intérêts dus, aux paiements de privilèges, titres enregistrés, etc.
• Vérifier, coder et traiter les montants de paiement soumis par les clients et les avocats, préparer les dépôts si nécessaire et saisir les informations dans le système PeopleSoft
• Préparer tous les documents requis pour faire levé les privilèges enregistrés auprès du Bureau du shérif ou du Bureau d’enregistrement immobilier
• Agir en tant que liaison avec plusieurs parties externes, y compris les avocats, les bureaux du shérif, les institutions bancaires, les agences de recouvrements, les services de conseil en matière de crédit, etc., ainsi que des parties internes comme les bureaux de districts et les autres services d’AJO
• Envoyer par la poste des copies de la correspondance dans les dossiers comme exigé par les clients ou les avocats
• Revoir les demandes de report de privilèges ainsi que des demandes relatives à des difficultés financières et faire des recommandations sur les mesures appropriées après une enquête rigoureuse sur chaque demande; acheminer les affaires complexes au responsable approprié ou au Bureau de l’avocat général, au besoin
• Préparer des notes de service, des lettres de décharge et d’autres correspondances d’ordre général
• Rencontrer les clients en personne, à l’occasion, pour expliquer les politiques et procédures d’AJO en matière de recouvrement et de soldes impayés
• Autres tâches connexes tel que demandé

Exigences

• La capacité à communiquer avec précision et aisance en français et en anglais est requise. Les candidats sélectionnés seront soumis à un test
• La capacité de communiquer clairement, professionnellement et calmement
• Une solide compréhension des fonctions liées aux comptes débiteurs et aux recouvrements, y compris une bonne connaissance des titres enregistrés tels que les privilèges, les débiteurs judiciaires, les mandats de saisie, etc.
• Une connaissance des politiques et procédures administratives et du bureau d’AJO, en particulier en ce qui a trait à la fonction de recouvrement
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle et une capacité avérée à gérer les relations avec les clients avec empathie tout en réglant les questions et les problèmes en suspens
• D’excellentes compétences en communications verbales et écrites sont requises pour transmettre clairement les informations aux clients et aux avocats.
• Capacité d’effectuer des équations de base, y compris le calcul de rapports et de pourcentages
• Compétences organisationnelles avec une excellente attention aux détails et la capacité de travailler sous pression et parfois dans de très courts délais
• Aptitude démontrée à utiliser le logiciel PeopleSoft et maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

Compétences Organisationnelles Requises

• Résolution de problèmes et jugement
• Adaptabilité et souplesse
• Aptitude à travailler en équipe et à la collaboration
• Approche axée sur la qualité et les meilleures pratiques
• Motivation personnelle et sens des responsabilités
• Conscience organisationnelle
• Excellentes compétences en communication orale et écrite

Ce Que Nous Offrons

À Aide juridique Ontario, nous nous engageons à favoriser un environnement de travail positif et gratifiant pour nos employés. Notre vaste éventail d’avantages sociaux reflète cet engagement et est conçu pour améliorer le bien-être professionnel et personnel.

Nous offrons un programme complet de santé et de bien-être qui comprend une assurance dentaire, une assurance maladie et une assurance-vie, ainsi qu’une assurance de base en cas de décès ou de mutilation par accident, une assurance invalidité de courte durée et une assurance invalidité de longue durée.

Les employés d’Aide juridique Ontario bénéficient également d’une politique généreuse en matière de congés payés, des jours de maladie, des jours discrétionnaires et des jours fériés.

Les employés ont admissibles au Régime de retraite du SEFPO administré par la Fiducie de pension du SEFPO (OPTrust).

Equity Statement

La mise en place d’un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d’AJO.

AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment et sans s’y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Nous sommes conscients de la valeur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l’élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario.

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l’emploi à AJO. Veuillez adresser toute demande d’adaptation à notre équipe de recrutement.