Assistante administrative ou assistant administratif

Raymond Chabot Grant Thornton; Mount Royal; Hybrid; CAD 48,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective compétitive

REER collectif avec contribution de l’

Téléémédecine et Programme d’aide

Programme de santé et mieux‑être

Environnement de travail flexible

Prime de recommandation

PSAP — assurance parentale jusqu’à 23 

Rabais corporatifs

Job summary

Town of Mount Royal | Raymond Chabot Grant Thornton offre un poste d’assistant administratif au bureau de Mont-Royal. Le rôle inclut l’ouverture de comptes clients et projets, la facturation, la gestion de documents et le soutien aux associés dans leurs agendas.

La position exige une formation en bureautique et au moins 5 années d’expérience dans un cabinet professionnel, avec une excellente maîtrise du français et de l’anglais et une capacité à travailler en équipe dans un cadre hybride.

Qualifications

• DEP, AEC ou DEC en bureautique.
• 5 années d’expérience pertinente.
• Expérience en cabinet professionnel, un atout.
• Maîtrise rapide des outils technologiques.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Ouvrir les comptes clients et projets en appliquant le processus de vérification des conflits d’intérêts.
• Préparer et finaliser la facturation à partir de l’information reçue.
• Produire, relire, corriger et mettre en page divers documents selon les normes.
• Gérer et classer les documents, incluant les demandes de signature.
• Communiquer avec les clients (courriels et appels).
• Soutenir les associés dans la gestion des agendas.
• Préparer et traiter les rapports de frais.
• Suivre les demandes et établir les priorités selon l’urgence.
• Supporter les activités d’équipe et les communications internes.
• Collaborer avec le soutien administratif pour optimiser les échanges d’information et les processus.

Skills

Sens du service à la clientèle

Maîtrise du français et de l’anglais

Esprit d’équipe

Organisation et coordination

Autonomie

Gestion du stress

Gestion des priorités

Rapidité et minutie

Education

DEP/AEC/DEC en bureautique

Tools

MS Office

Job description

Être heureux, ça passe par un travail stimulant, un environnement épanouissant et une équipe motivante!

Faites progresser votre carrière et profitez des avantages que vous offre la vie chez nous :

• Programme d’assurance collective compétitif et flexible;
• REER collectif avec contribution de l’employeur;
• Service de télémédecine et programme d’aide aux employés et à la famille (Dialogue);
• Programme de santé et mieux‑être;
• Environnement de travail flexible;
• Prime de recommandation de nouveaux employés;
• Prime supplémentaire d’assurance parentale (PSAP) inclusive, jusqu’à 23 semaines;
• Rabais corporatifs.

Au bureau de ville de Mont-Royal , le bonheur au travail se cultive au quotidien, à travers des gestes simples mais significatifs : des espaces de travail agréables, des moments de convivialité, une écoute attentive et une reconnaissance sincère des efforts de chacun.

En tant qu’assistante administrative ou assistant administratif, vous aurez à :

• Procéder à l’ouverture des comptes clients et projets en appliquant le processus rigoureux de vérification des conflits d’intérêts;
• Préparer la facturation à partir de l’information reçue et la finaliser;
• Effectuer la production, la lecture, la correction et la mise en page de différents documents selon les normes de la société;
• Assurer la gestion et le classement des documents, incluant les demandes de signature;
• Communiquer avec les clients (courriels et appels au besoin);
• Assister les associés dans le suivi des agendas;
• Préparer et traiter les rapports de frais;
• Assurer le suivi des demandes reçues et établir les priorités selon les urgences;
• Soutenir l’organisation des activités d’équipe et les communications internes;
• Travailler en synergie avec les collègues du soutien administratif pour faciliter les échanges d’information et optimiser les processus.

Ce rôle vous interpelle et vous vous reconnaissez dans ce qui suit, nous avons une carrière pour vous!

• DEP ou AEC ou DEC en bureautique;
• 5 années d’expérience pertinente;
• Expérience en cabinet professionnel, un atout important;
• Capacité à apprendre et utiliser rapidement de nouveaux outils technologiques;
• Excellent sens du service à la clientèle, bon jugement professionnel;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit. La connaissance de l’anglais est requise, car la clientèle et plusieurs dossiers traités au bureau de Ville Mont-Royal sont majoritairement anglophones, et le poste implique des communications régulières dans cette langue;
• Aptitude à travailler en équipe ainsi que sur plusieurs dossiers à la fois;
• Capacité démontrée d’organisation, de coordination, d’autonomie, de rapidité, de minutie et discrétion;
• Capacité à travailler sous pression et à gérer son stress;
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office et des logiciels spécialisés;
• Aptitude à gérer les priorités;
• Capacité et volonté de respecter un horaire de travail hybride (3 jours en présentiel).

Pour plus de détails sur les spécificités de notre secteur d’activités:

Ville de Mont-Royal | Bureau de Raymond Chabot Grant Thornton

Nous tenons à vous remercier de votre intérêt à joindre l’équipe RCGT. Nous communiquerons avec les talents dont la candidature aura été retenue.Si vous n’êtes pas contacté, nous évaluerons votre profil pour d’autres opportunités. RCGT considère la diversité de ses talents comme une richesse et croit et adhère au principe d’équité en matière d’emploi.

Being happy at work starts with stimulating responsibilities, a fulfilling environment, and a motivating team!

Grow your career and enjoy the many benefits of life with us:

• Competitive and flexible group insurance program
• Group RRSP with employer contribution
• Telemedicine service and Employee & Family Assistance Program (Dialogue)
• Health and wellness program
• Flexible work environment
• Employee referral bonus
• Inclusive Supplemental Parental Insurance Plan (PSAP), up to 23 weeks
• Corporate discounts

At our Town of Mount Royal office , workplace happiness is nurtured daily through simple yet meaningful gestures: welcoming workspaces, friendly moments, attentive listening, and genuine recognition of each person’s efforts.

As an Administrative Assistant, you will:

• Open client accounts and projects by applying the rigorous conflict-of-interest verification process
• Prepare billing based on the information received and finalize it
• Produce, proofread, edit, and format various documents according to firm standards
• Manage and file documents, including signature requests
• Communicate with clients (emails and calls as needed)
• Assist partners with calendar management
• Prepare and process expense reports
• Follow up on incoming requests and prioritize tasks based on urgency
• Support team activities and internal communications
• Work collaboratively with administrative support colleagues to streamline information sharing and optimize processes.

If this role resonates with you and you recognize yourself in the following profile, we have a career for you!

• DEP, AEC, or DEC in office administration;
• 5 years of relevant experience;
• Experience in a professional services firm, a strong asset;
• Ability to quickly learn and use new technological tools;
• Excellent customer service skills and sound professional judgment;
• Excellent command of French and English, both spoken and written. English proficiency is required as clients and many files handled at the Town of Mount Royal office are predominantly English‑speaking, and the role involves frequent communication in that language;
• Ability to work in a team and manage multiple files simultaneously;
• Demonstrated skills in organization, coordination, autonomy, speed, precision, and discretion;
• Ability to work under pressure and manage stress;
• Strong knowledge of MS Office Suite and specialized software
• Ability to manage priorities;
• Capacity and willingness to adhere to a hybrid work schedule (3 days onsite).

For more details about our area of practice:

Town of Mount Royal | Raymond Chabot Grant Thornton Office

Thank you for your interest in joining the RCGT team. We will contact candidates whose applications are selected. If you are not contacted, we will keep your profile in mind for other opportunities. RCGT values the diversity of its talent and upholds the principle of employment equity.