Assistant Project Manager

PCRecruiter - Recruitment Software & Applicant Tracking System; Montreal; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

A leading recruitment software company is looking for an Assistant Project Manager for commercial construction projects in Montreal. The role requires assisting in managing all facets of projects, ensuring quality control, and maintaining communication with various stakeholders. Ideal candidates will have 2+ years of relevant experience, excellent communication skills, and a PMP certification would be an asset.

Qualifications

• 2+ years experience in retail or commercial construction required.
• Bilingual in English and French.
• Ability to read building specifications and blueprints.

Responsibilities

• Assist in managing project timelines, budgets, and communication.
• Conduct risk assessments and develop project plans.
• Ensure compliance with safety standards and health procedures.

Skills

Communication

Organizational Skills

Risk Assessment

Education

PMP Certification

Construction Management or Equivalent

Tools

Microsoft Project

MS Word

Excel

Job description

To see more of our open job postings, go to https://www.aytalent.ca/jobs/

ASSISTANT PROJECT MANAGER

ESSENTIAL FUNCTIONS & PRINCIPLE RESPONSIBILITIES:

• Assist in managing all facets of the project and parties involved including: Project Coordinators, Site Supervisors, Clients, and SubContractors.
• Ensures overall project planning, time management, managing of the budget, and communication.
• Ensure all administrative documentation with clients, site supervisors, and subcontractors is completed.
• Assist in ensuring Quality Control in all areas of the project.

PLANNING:

• Work with Site Supervisors and Project Coordinators to ensure that all projects are delivered on time, within scope, and budget.
• Conduct Risk Assessments, and look for opportunities for avoidance.
• Develop a detailed project plan to track progress.
• Review field issues and opportunities with the Management Team and Site Supervisors to find solutions.
• Ensure that corporate health & safety procedures, job site security, and safety standards are implemented and followed.
• Ensure job reporting and documents are obtained, and submitted correctly and on time.

TIME MANAGEMENT:

• Follow up to ensure that job schedules are being respected and the project is on track.
• Track change orders and leads as to require reporting that includes daily logs of trades on site and daily progress.
• Ensures material and equipment are scheduled to accommodate various sites.

MANAGE BUDGET:

• Ensure manpower is effectively coordinated and material purchases stay in line with schedule and budgets.
• Ensure that invoicing for projects is up to date, and reflects work in place.
• Communicate by e-mail, invoicing timelines, and invoicing instructions to the accounting department.
• Approve supplier and subcontractor invoices for the accounting department while ensuring they correspond to and reflect client payment terms.

COMMUNICATION:

• Ensure that Site Super job descriptions are enforced.
• Train and mentor teams, estimators, and project coordinators.
• Communicate daily with Site Supers; verbal, and written, through clear and concise daily reports, tracking change orders, progress reports, shortages, and other issues as assigned.
• Complete a weekly report and give it to the Management Team and the client where required.
• Ensure Management Team is aware of any problems, ensuring to loop them in by e-mail when dealing with contentious issues at hand.
• Be prepared with viable solutions/alternatives to resolve issues or reoccurring problems.
• Ensure that all communications with clients are in an email form. After a conference call, ensure to follow up with a written e-mail summarizing the decision, agreement, and/or amendment points that were agreed on.
• Ensure positive communications with all persons associated with the project; both internal/external partners.
• Ensure and distribute all punch lists with Site Supervisor and the subcontractors for follow-up as necessary to ensure the timely completion of punch list work.

QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS:

• 2+ years’ experience in retail or commercial construction are required
• PMP or equivalent certification would be considered an asset.
• Bilingual English & French
• An understanding of the construction business and the ability to work to deadlines in a fast-paced environment are important.
• Excellent communication skills and ability to maintain positive interactions in any circumstance.
• Highly organized.
• Ability to read and interpret building specifications, blueprints, and as-builds.
• Proficiency with MS Word and Excel, Microsoft Project.
• Effective communication skills.
• Must possess a valid driver’s license.

Pour consulter nos autres offres d'emploi, rendez-vous sur https://www.aytalent.ca/jobs/.

ASSISTANT CHEF DE PROJET - CONSTRUCTION

FONCTIONS ESSENTIELLES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

• Aider à la gestion de tous les aspects du projet et des parties impliquées, notamment : les coordinateurs de projet, les superviseurs de chantier, les clients et les sous-traitants.
• Assurer la planification globale du projet, la gestion du temps, la gestion du budget et la communication.
• S'assurer que tous les documents administratifs avec les clients, les superviseurs de chantier et les sous-traitants sont remplis.
• Contribuer à assurer le contrôle de la qualité dans tous les domaines du projet.

PLANIFICATION :

• Travailler avec les superviseurs de chantier et les coordinateurs de projet pour s'assurer que tous les projets sont livrés dans les délais, dans le respect du cahier des charges et du budget.
• Réaliser des évaluations des risques et rechercher des possibilités de les éviter.
• Élabore un plan de projet détaillé pour suivre les progrès.
• Examine les problèmes et les opportunités sur le terrain avec l'équipe de direction et les superviseurs de chantier afin de trouver des solutions.
• S'assure que les procédures de santé et de sécurité de l'entreprise, la sécurité du chantier et les normes de sécurité sont mises en œuvre et respectées.
• S'assure que les rapports de travail et les documents sont obtenus et soumis correctement et dans les délais.

GESTION DU TEMPS :

• Assure le suivi pour s'assurer que les calendriers de travail sont respectés et que le projet est en bonne voie.
• Suivre les ordres de modification et les pistes afin d'exiger des rapports comprenant les registres quotidiens des transactions sur le chantier et les progrès quotidiens.
• S'assurer que les matériaux et l'équipement sont planifiés de manière à répondre aux besoins des différents chantiers.

GESTION DU BUDGET :

• S'assurer que la main-d'œuvre est coordonnée efficacement et que les achats de matériaux respectent le calendrier et les budgets.
• S'assurer que la facturation des projets est à jour et reflète le travail effectué.
• Communiquer par e-mail les délais de facturation et les instructions de facturation au service comptable.
• Approuver les factures des fournisseurs et des sous-traitants pour le service comptable tout en s'assurant qu'elles correspondent aux conditions de paiement du client et les reflètent.

COMMUNICATION :

• S'assurer que les descriptions de poste des chefs de chantier sont respectées.
• Former et encadrer les équipes, les estimateurs et les coordinateurs de projet.
• Communiquer quotidiennement avec les superviseurs de chantier, verbalement et par écrit, au moyen de rapports quotidiens clairs et concis, en suivant les ordres de modification, les rapports d'avancement, les pénuries et autres problèmes assignés.
• Rédiger un rapport hebdomadaire et le remettre à l'équipe de direction et au client si nécessaire.
• S'assurer que l'équipe de direction est informée de tout problème, en veillant à la tenir au courant par e-mail lorsqu'il s'agit de questions litigieuses.
• Être prêt à proposer des solutions/alternatives viables pour résoudre les problèmes ou les problèmes récurrents.
• S'assurer que toutes les communications avec les clients se font par e-mail. Après une conférence téléphonique, s'assurer de faire un suivi par e-mail en résumant la décision, l'accord et/ou les points de modification qui ont été convenus.
• Assurer une communication positive avec toutes les personnes associées au projet, qu'il s'agisse de partenaires internes ou externes.
• Assurez-vous de distribuer toutes les listes de tâches au superviseur du chantier et aux sous-traitants pour qu'ils puissent assurer le suivi nécessaire afin de garantir l'achèvement des travaux dans les délais impartis.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES :

• Au moins 2 ans d'expérience dans la construction commerciale ou de détail.
• Une certification PMP ou équivalente serait un atout.
• Une bonne compréhension du secteur de la construction et la capacité à travailler dans un environnement dynamique avec des délais serrés sont importantes.
• Excellentes compétences en communication et capacité à maintenir des interactions positives en toutes circonstances.
• Très organisé.
• Capacité à lire et à interpréter les spécifications de construction, les plans et les plans conformes à l'exécution.
• Maîtrise de MS Word et Excel, Microsoft Project.
• Compétences en communication efficaces.
• Doit posséder un permis de conduire valide.