APPR - Gestion de la correspondance à la VPOPSSS

Santé Québec; Quebec; Hybrid; CAD 43,000 - 76,000; Full time

Job summary

Santé Québec invite les candidatures pour le poste d’APPR - Gestion de la correspondance à la VPOPSSS. Le/la titulaire assurera l’analytique des processus et soutiendra les équipes dans la gestion documentaire et la correspondance officielle.

Le poste est offert en mode hybride avec entrée en fonction dès que possible; le candidat devra détenir un baccalauréat et posséder une bonne connaissance de Power BI et LOGIBEC.

Qualifications

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams) ainsi qu'une bonne connaissance de Logibec et de Power BI.
• Excellente capacité d’analyse, de recherche, de synthèse et rédaction stratégique.
• Excellent jugement, sens politique et aptitude à évoluer dans un environnement complexe.

Responsibilities

• Analyser les processus de gestion de la correspondance et recommander des améliorations visant à optimiser l’efficience, la qualité, la conformité et la traçabilité des activités.
• Soutenir les techniciens dans l’analyse et la résolution des dossiers de correspondance complexes et agir comme personne ressource en matière d’expertise.
• Développer, implanter et assurer le suivi des mécanismes de gestion de la correspondance auprès des directions générales de la vice‑présidence.
• Élaborer et maintenir les procédures, outils de gestion, gabarits, indicateurs et cadres de référence soutenant la gouvernance documentaire.
• Conseiller et accompagner les gestionnaires et les équipes dans l’application des normes, des processus et des meilleures pratiques en gestion documentaire et en correspondance officielle.
• Réaliser des analyses, produire des indicateurs de gestion, et formuler des recommandations afin de soutenir la prise de décision et l’amélioration continue des pratiques.
• Contribuer à la réalisation de projets organisationnels visant l’harmonisation, la modernisation et l’automatisation des processus de gestion de la correspondance.
• Assurer une vigie des meilleures pratiques, des exigences réglementaires et des besoins organisationnels afin de recommander les ajustements requis.
• Collaborer avec les partenaires internes afin de favoriser une approche intégrée, cohérente et efficiente de la gestion de la correspondance à l’échelle de Santé Québec.
• Participer à la planification, à la mise en œuvre et à l’évaluation des mécanismes de gouvernance liés à la gestion documentaire et à la correspondance institutionnelle.
• Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Skills

Microsoft Office

Power BI

Logibec

Analyse

Education

Baccalauréat requis

Tools

Power BI

LOGIBEC

Job description

Avis de recrutement pour le poste d’APPR - Gestion de la correspondance à la VPOPSSS

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

1565 - Agent ou agente de planification, de programmation et de recherche

Personne qui est chargée d'un ou plusieurs programmes ou de projets dans le but de fournir une assistance professionnelle au développement des services notamment en conseillant, en assurant le suivi ou en soutenant divers acteurs dans un ou plusieurs programmes ou projets. Elle assure les activités de recherche nécessaires à l'identification et à l'évaluation des ressources et des besoins. Elle conçoit et propose les plans et programmes de développement en vue d'assurer une planification adéquate des services. Elle fournit ses conseils relativement à l'implantation ou à l'amélioration de programmes et/ou de services. Elle peut participer aux différentes activités d'enseignement et de formation.

Attributions

Sous l’autorité de la direction de bureau de la vice-présidence Opérations et Pratiques en santé et services sociaux au sein de la VP OPSSS, la personne titulaire agit à titre de conseillère en gestion de la correspondance et en gouvernance documentaire. Elle exerce un rôle conseil auprès des vice-présidences et des directions en matière d’analyse, d’optimisation et d’harmonisation des processus de traitement de la correspondance officielle, tout en veillant à leur qualité, leur conformité et leur traçabilité.

Dans un contexte de transformation organisationnelle, elle contribue au développement et à l’évolution du système de gestion de la correspondance de Santé Québec. À ce titre, elle analyse les enjeux, propose des solutions d’amélioration, élabore des mécanismes de suivi et accompagne les équipes dans l’application des meilleures pratiques en gestion documentaire et en traitement des demandes institutionnelles.

Elle coordonne également les dossiers stratégiques liés à la correspondance destinée à la haute direction, aux vice‑présidences et aux instances gouvernementales. En collaboration avec le bureau de la Présidence et chef de la direction, les bureaux des vice‑présidences et les directions concernées, elle veille à assurer une gestion cohérente, efficiente et rigoureuse des demandes, des livrables ainsi que des suivis qui en découlent.

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :

• Analyser les processus de gestion de la correspondance et recommander des améliorations visant à optimiser l’efficience, la qualité, la conformité et la traçabilité des activités ;
• Soutenir les techniciens dans l’analyse et la résolution des dossiers de correspondance complexes et agir comme personne ressource en matière d’expertise ;
• Développer, implanter et assurer le suivi des mécanismes de gestion de la correspondance auprès des directions générales de la vice‑présidence ;
• Élaborer et maintenir les procédures, outils de gestion, gabarits, indicateurs et cadres de référence soutenant la gouvernance documentaire ;
• Conseiller et accompagner les gestionnaires et les équipes dans l’application des normes, des processus et des meilleures pratiques en gestion documentaire et en correspondance officielle ;
• Réaliser des analyses, produire des indicateurs de gestion, et formuler des recommandations afin de soutenir la prise de décision et l’amélioration continue des pratiques ;
• Contribuer à la réalisation de projets organisationnels visant l’harmonisation, la modernisation et l’automatisation des processus de gestion de la correspondance ;
• Assurer une vigie des meilleures pratiques, des exigences réglementaires et des besoins organisationnels afin de recommander les ajustements requis ;
• Collaborer avec les partenaires internes afin de favoriser une approche intégrée, cohérente et efficiente de la gestion de la correspondance à l’échelle de Santé Québec ;
• Participer à la planification, à la mise en œuvre et à l’évaluation des mécanismes de gouvernance liés à la gestion documentaire et à la correspondance institutionnelle.
• Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions de travail

Taux horaire : 31,06$ à 55,04$ selon l’expérience.

Statut de l’emploi : Temps complet (35h)

Port d’attache : Montréal ou Québec

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : Syndicable non syndiqué

Conditions d’admission

La Personne Candidate Doit Détenir

• Doit détenir un baccalauréat dans une discipline universitaire appropriée telle qu'en sciences de l'administration, en sciences humaines ou en sciences sociales.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.

Critères de sélection

Dans son évaluation des candidatures, le comité de sélection tiendra compte, notamment, des critères suivants :

• Expérience minimale de deux (2) années dans des fonctions liées au développement organisationnel, à la gestion de projets, à l’analyse, à la coordination ou à la rédaction stratégique ;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams) ainsi qu'une bonne connaissance de Logibec et de Power BI ;
• Excellente capacité d’analyse, de recherche, de synthèse et de rédaction stratégique ;
• Excellent jugement, sens politique et aptitude à évoluer dans un environnement complexe ;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à établir les priorités et à respecter des échéanciers serrés ;
• Sens de l’organisation, autonomie, proactivité et orientation vers l’amélioration continue;
• Rigueur, précision, discrétion et souci constant de la qualité du travail ;
• Capacité d’adaptation, agilité et aptitude à évoluer dans un contexte de transformation et de changement.

Renseignements complémentaires

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante : [e-mail]

Santé Québec encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

Avis aux personnes candidates

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s’engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l’égard de celle‑ci.

Liens utiles

Pour plus d’information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec https://sante.quebec/